Identification de la fonction

Code de la fonction : NPO002

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Diriger une équipe de gestionnaires de dossiers

afin de

garantir un traitement administratif des dossiers du personnel à la fois correct et respectueux des délais.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

répartir les activités d'un certain nombre de gestionnaires de dossiers de gestion administrative du personnel, et en assurer le suivi

afin de

garantir que ces dossiers soient traités dans le respect de la réglementation applicable et des délais exigés.

 

Exemples de tâches

• organiser la répartition des tâches et des dossiers avec les collaborateurs et veiller à ce que toutes les tâches et tous les dossiers soient traités

• être responsable pour les résultats de l’équipe: délais, qualité, nombre de dossiers

• gérer et dispenser l’information relative à la réglementation, aux procédures et aux normes à appliquer

• s'assurer d’une application uniforme des procédures

• suivre les priorités et gérer des dossiers lors d'activité intense ou lors d'absence

 

En tant que

coach

fournir des avis, assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs dans le cadre des cercles de développement

afin de

optimiser les prestations des collaborateurs.

 

Exemples de tâches

• identifier les points forts et faibles ainsi que ceux à améliorer, tant au niveau des collaborateurs qu’à celui de l’équipe

• promouvoir la collaboration et la cohésion au sein de l’équipe

• diffuser la culture organisationnelle de PersoPoint au sein de votre équipe

• assurer la transmission des connaissances au sein de l'équipe

• être responsable des cycles d’évaluation des collaborateurs et assurer le suivi des plans de développement

 

En tant que

expert

suivre les évolutions du statut administratif et pécuniaire et les conditions de travail

afin de

garantir que les dossiers sont traités conformément à la réglementation en vigueur.

 

Exemples de tâches

• soutenir les collaborateurs lors du traitement de dossiers complexes

• suivre de près les modifications en matière de réglementation et de procédures

• prendre activement part aux projets et aux groupes de pilotage

• jouer un rôle actif dans les validations successives des systèmes de gestion du personnel

• donner des formations dans les matières de sa propre expertise

 

En tant que

interlocuteur

faire rapport et fournir des avis aux différents acteurs concernés de l'organisation

afin de

optimiser les processus de travail et les directives interne concernant la gestion administrative du personnel.

 

Exemples de tâches

• rapporter aux clients l’état d’avancement du traitement des dossiers

• transférer les questions/l’information/ les problèmes respectivement aux managers de service, à l’account manager ou à la cellule de rapportage

• assurer le traitement des plaintes du portefeuille clients

• identifier d’éventuels points faibles et conseiller la hiérarchie au sujet des processus de travail internes

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	directives, décisiobs, questions	dossier, questions écrites et orales, formel et informel	ad hoc
autres services dans BOSA/PersoPoint (avis juridique, business analyse)	changements législatives	formel/informel, directives écrites	quotidien
organisations client (services d'encadrement P&O)	questions	par écrites, orales par téléphone	quotidien
membres de personnel des organisations client	questions	par écrites, orales par téléphone	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions, solutions	dossier, questions écrites et orales, formel et informel	ad hoc
autres services dans BOSA/PersoPoint (avis juridique, business analyse)	changements législatives, changements des systèmes	formel et informel, orales	quotidien
organisations client (services d'encadrement P&O)	réponses sur des questions	par écrites, des dossiers	quotidien
membres de personnel des organisations client	réponses sur des questions	par écrites, des dossiers	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable administration des salaires et du personnel

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation du travail au sein de l'équipe

• les priorités dans les dossiers

• l'évaluation des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l'adaptation des processus et des procedures concernant l'administration du personnel et des salaires

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Toute réglementation et législation applicable aux différentes catégories de personnel au sein de l’administration fédérale (statut administratif et pécunier, droit du travail, …)

• Processus et procédures propres au traitement des dossiers de personnel et d’administration des salaires et définis au sein de l'organisation

• Les lignes politiques définies par la direction et le SPF BOSA

 

Quelles innovations

• Propositions d’innovation relatives aux processus et procédures définis dans l'organisation

• Propositions d’innovation relatives aux outils de l'organisation

• Propositions d’innovation relatives au fonctionnement général de l'organisation

 

Sur base de quel cadre de référence

• Modifications au niveau de la réglementation

• Tendances en matière d’informatisation et de digitalisation

• Expérience dans la pratique quotidienne

• Feedback des organisations clientes et des utilisateurs

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.