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Collaborateur/Collaboratrice archivage (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBCO003
Niveau: D
Famille de fonctions : Gestionnaires de produits
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Encoder des données et classer des documents
afin de
garantir un accès optimal à l’information et aux documents pour les services de l’organisation.
Finalités
En tant quereceveur
- rassembler des dossiers et d’autres documents, les sélectionner et les détruire
afin de
- créer la base d'une classification de qualité des informations.
Exemples de tâches
- suivre la procédure administrative en matière d’acquisition de documents
- acquérir des dossiers et des documents
- réceptionner et reclasser les dossiers et documents retournés
- détruire les anciens dossiers et d’autres documents conformément aux instructions
- supprimer les doublons
En tant que
gestionnaire de documentation
- étiqueter et classer des dossiers et des documents
afin de
- garantir une facilité d’accès à l’information.
Exemples de tâches
- suivre la procédure administrative en matière de classification
- veiller à l’accessibilité de la classification (appliquer des labels, des tables de matières...)
- ranger et nettoyer régulièrement les documents et les dossiers conformément aux instructions
En tant que
encodeur
- importer des données dans des fichiers automatisés
afin de
- faciliter l’exploitation ultérieure des données.
Exemples de tâches
- encoder des données dans les délais convenus
- conserver des listes de données introduites
- contrôler les données introduites
- mettre à jour les fichiers de données
- supprimer les doublons
En tant que
personne de contact
- veiller à la transmission des informations correctes
afin de
- permettre à l’ensemble des services de l’organisation de disposer des informations nécessaires.
Exemples de tâches
- répondre aux demandes de renseignements simples et/ou routinières des clients internes et externes
- réclamer l’information nécessaire et/ou vérifier les documents afin d’aider le client
- fournir les documents et dossiers nécessaires
Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable des archives de l’organisation
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.