Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBCO003

Niveau: D

Famille de fonctions : Gestionnaires de produits

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Encoder des données et classer des documents

afin de

garantir un accès optimal à l’information et aux documents pour les services de l’organisation.

 

Finalités

En tant que

receveur

rassembler des dossiers et d’autres documents, les sélectionner et les détruire

afin de

créer la base d'une classification de qualité des informations.

 

Exemples de tâches

• suivre la procédure administrative en matière d’acquisition de documents

• acquérir des dossiers et des documents

• réceptionner et reclasser les dossiers et documents retournés

• détruire les anciens dossiers et d’autres documents conformément aux instructions

• supprimer les doublons

 

En tant que

gestionnaire de documentation

étiqueter et classer des dossiers et des documents

afin de

garantir une facilité d’accès à l’information.

 

Exemples de tâches

• suivre la procédure administrative en matière de classification

• veiller à l’accessibilité de la classification (appliquer des labels, des tables de matières...)

• ranger et nettoyer régulièrement les documents et les dossiers conformément aux instructions

 

En tant que

encodeur

importer des données dans des fichiers automatisés

afin de

faciliter l’exploitation ultérieure des données.

 

Exemples de tâches

• encoder des données dans les délais convenus

• conserver des listes de données introduites

• contrôler les données introduites

• mettre à jour les fichiers de données

• supprimer les doublons

 

En tant que

personne de contact

veiller à la transmission des informations correctes

afin de

permettre à l’ensemble des services de l’organisation de disposer des informations nécessaires.

 

Exemples de tâches

• répondre aux demandes de renseignements simples et/ou routinières des clients internes et externes

• réclamer l’information nécessaire et/ou vérifier les documents afin d’aider le client

• fournir les documents et dossiers nécessaires

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable hiérarchique	instructions, procédures, questions concrètes	oralement et par écrit	quotidiennement
autres membres du personnel	instructions, demandes simples	oralement et par écrit	quotidiennement

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable hiérarchique	dossiers, propositions de solution aux questions posées	oralement et par écrit	quotidiennement
autres membres du personnel	réponses aux questions, état d’avancement	oralement et par écrit	quotidiennement

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable des archives de l’organisation

 

La fonction dirige : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l’organisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de ses responsabilités

• le contenu des réponses orales et écrites aux interlocuteurs internes et externes dans le cadre de ses responsabilités

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les activités qui ne ressortent pas de ses domaines de responsabilité

• destruction de dossiers

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• procédures et méthodes de travail

• FAQ sur le site Web des Archives du Royaume

 

Quelles innovations

• suggestions quant à l’adaptation et l’amélioration des procédures et méthodes de travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• procédures et méthodes de travail

• FAQ sur le site Web des Archives du Royaume

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.