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Collaborateur archives (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBCO003

Niveau: D

Famille de fonctions : Gestionnaires de produits

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)




Raison d'être de la fonction

Encoder et effectuer un classement optimal des données et dossiers

afin de

garantir l’accès à l’information et aux documents pour les services de l’institution et en faciliter l’utilisation ultérieure

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de documentation
    effectuer le classement des dossiers

afin de

    garantir une facilité d’accès à l’information et aux documents pour le service.

 

Exemples de tâches
  • Suivre la procédure administrative en matière de classement
  • Veiller à l’accessibilité du classement (appliquer des labels, des tables de matières...)
  • Chercher et apporter des dossiers
  • Réceptionner et classer des dossiers rentrés
  • Destruction de dossiers anciens

 

En tant que
encodeur
    encoder et introduire des données dans des fichiers automatisés

afin de

    faciliter l’exploitation ultérieure des données.

 

Exemples de tâches
  • Interpréter des données et les encoder
  • Imprimer des listes de données introduites
  • Contrôler les données introduites
  • Tenir à jour la banque de données/ introduire des données dans les délais

 

En tant que
personne de contact pour les archives
    veiller à la transmission des informations correctes

afin de

    permettre à l’ensemble des services de l’institution de disposer des informations nécessaires

 

Exemples de tâches
  • Répondre personnellement, par téléphone ou par courrier électronique, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières du client interne et externe
  • Fournir les documents/brochures nécessaires
  • Réclamer l’information nécessaire et/ou vérifier les documents afin d’aider le client

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Responsable hiérarchique

Instructions, procédures, questions concrètes

Notes structurées, directives claires, informations orales, mails

quotidien

Autres membres du personnel

Instructions, demandes simples

Directives, questions ad hoc, informations orales, mails

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Responsable hiérarchique

Dossiers concrets, proposition de solution aux questions posées

Structurée, standardisée, Intranet

quotidien

Autres membres du personnel

Réponses ad hoc, état de la situation des dossiers

Problèmes concrets résolus, réponses aux questions

quotidien

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

L’assistant administratif responsable du service

Le service est chapeauté par un agent de niveau C en staff direct du conseiller général (ISA021). Lorsque cet agent est absent, c’est l’agent le plus ancien (un niveau D) qui est son remplaçant.

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • L’organisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de ses responsabilités
  • Le contenu des réponses orales et écrites fournies aux interlocuteurs internes et externes dans le cadre de ses responsabilités

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Les activités qui ne ressortent pas de ses domaines de responsabilité
  • Destruction de dossiers

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Procédures et méthodes de travail FMP

 

Quelles innovations
  • les suggestions quant à l’adaptation et l’amélioration des procédures et méthodes de travail.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • /

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.