Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSA002

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het publiek, de klanten, de medewerkers onthalen, hen inlichten en hen begeleiden in hun stappen

teneinde

een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden en een goed beeld te geven van de dienst en de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

vertegenwoordiger

een efficiënt en kwaliteitsvol onthaal verzekeren en luisteren naar het publiek, de klanten en de medewerkers

teneinde

hun acties zo goed mogelijk te begrijpen en een goed beeld te geven van de organisatie/de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• snel inspelen op de verzoeken en vragen en professioneel onthalen van publiek, klant of medewerker

• onthalen van de bezoekers op klantgerichte wijze

• leveren en inventariseren van badges, tickets of “laissez-passer”

• begeleiden van het publiek, de klanten of medewerkers naar de gezochte (immateriële) plek

 

Als

contactpersoon

de verzoeken, vragen of eenvoudige klachten zo snel mogelijk beantwoorden

teneinde

de klanten te ondersteunen bij hun acties.

 

Voorbeelden van taken

• behandelen van de eenvoudige of routine-verzoeken, -vragen en -klachten volgens de geldende procedures of regels

• overmaken van de complexe vragen en klachten naar de gespecialiseerde personen of diensten

• aangeven van de te volgen stappen

• luisteren naar en/of aandachtig lezen van de vragen van publiek, klanten of medewerkers

 

Als

administratief medewerker

realiseren van verschillende administratieve en organisatorische activiteiten

teneinde

de organisatie en de dienst te ondersteunen in de verschillende activiteiten.

 

Voorbeelden van taken

• beheren van de inkomende en uitgaande briefwisseling in de organisatie om een vlotte circulatie van de post te verzekeren

• rapporteren van de tegengekomen incidenten of problemen

• vastleggen van de afspraken in één of meerdere agenda’s

• beheren van de vergaderzalen om correcte reservaties te bekomen en overboeking te voorkomen

 

Als

gegevensbeheerder

invoeren, aanpassen en/of klasseren van de documenten, dossiers of andere relevante informatie

teneinde

correcte en gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie en de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• registreren van de vragen en gegevens van klanten en medewerkers in de databanken

• bijwerken van de databanken

• opzoeken van informatie en overmaken ervan aan de verzoekende dienst

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de teamverantwoordelijke

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.