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Assistant/Assistante secrétariat de direction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBSA004
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Exécuter des tâches administratives, de soutien, d’organisation et/ou de planification
afin de
faciliter le fonctionnement global d’une direction, d’un service ou d’un responsable et la réalisation des missions et objectifs.
Finalités
En tant quesupport
- exécuter et faire le suivi de tâches administratives ou logistiques
afin de
- soulager une direction, un service ou un responsable et de permettre un fonctionnement efficace.
Exemples de tâches
- contribuer au déroulement des réunions (documents, PV, présentations, signataires…)
- rédiger des propositions de courrier pour le service ou la direction
- réserver et prévoir le matériel logistique pour le service
- améliorer et mettre à jour des documents ou des présentations
- contribuer à l’organisation d’événements et séminaires
En tant que
assistant
- organiser et planifier des activités
afin de
- faciliter le fonctionnement global de la direction, du service ou du responsable.
Exemples de tâches
- adapter l’agenda de la direction, du service ou du responsable
- planifier des réunions, envoyer les invitations, réserver la salle et mettre à disposition le matériel nécessaire
- réserver les moyens de déplacements
En tant que
gestionnaire de données
- encoder, compléter, classer ou archiver des informations, données et documents pertinents
afin de
- assurer un accès rapide et efficace à des informations/connaissances de qualité à l’organisation, à la direction ou au service.
Exemples de tâches
- numériser, classer ou archiver des documents ou dossiers
- encoder des informations ou importer des données dans des programmes ou des bases de données
- contrôler la qualité, l’état et l’accessibilité des documents, dossiers ou informations classés
En tant que
personne de contact
- accueillir et écouter le public, les clients ou les collaborateurs et répondre aux demandes, questions ou plaintes simples
afin de
- les soutenir dans leur démarche.
Exemples de tâches
- accueillir les visiteurs
- répondre par téléphone ou par courrier aux demandes de renseignements simples et/ou routinières
- orienter vers les personnes et les services spécialisés
Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable de service ou le directeur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
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Profil de compétences génériques
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