Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSA004

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Administratieve, ondersteunende, organisatorische en/of planningstaken uitvoeren

teneinde

globale werking van een directie, dienst of verantwoordelijke en de verwezenlijking van de opdrachten en doelstellingen te vergemakkelijken.

 

Resultaatgebieden

Als

ondersteuner

uitvoeren en opvolgen van administratieve of logistieke taken

teneinde

een directie, dienst of verantwoordelijke te ontlasten en een efficiënte werking mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• bijdragen tot het verloop van de vergaderingen (documenten, PV’s, presentaties, signataires...)

• opstellen van de voorstellen tot briefwisseling voor de dienst of directie

• reserveren en ter beschikking stellen van het logistiek materiaal voor de dienst

• verbeteren en bijwerken van de documenten of presentaties

• bijdragen tot de organisatie van evenementen en seminaries

 

Als

assistent

organiseren en plannen van de activiteiten

teneinde

de globale werking van de directie, dienst of verantwoordelijke te faciliteren.

 

Voorbeelden van taken

• aanpassen van de agenda van de directie, dienst of verantwoordelijke

• plannen van de vergaderingen, versturen van uitnodigingen, reserveren van zalen en ter beschikking stellen van het nodige materiaal

• reserveren van de vervoersmiddelen

 

Als

gegevensbeheerder

registreren, vervolledigen, klasseren of archiveren van relevante informatie, gegevens en documenten

teneinde

te zorgen voor een snelle en efficiënte toegang tot kwaliteitsvolle informatie/kennis voor de organisatie, directie of de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• digitaliseren, klasseren of archiveren van documenten of dossiers

• invoeren van informatie of gegevens in programma’s of databanken

• controleren van de kwaliteit, de staat en de toegankelijkheid van geklasseerde documenten, dossiers of informatie

 

Als

contactpersoon

ontvangen van en luisteren naar het publiek, de klanten of de medewerkers en beantwoorden van eenvoudige aanvragen, vragen of klachten

teneinde

hen te ondersteunen in hun stappen.

 

Voorbeelden van taken

• ontvangen van bezoekers

• beantwoorden, per telefoon of per briefwisseling, van vragen om eenvoudige en/of routine-inlichtingen

• doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en diensten

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke van de dienst of de directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.