Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBSA004

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Exécuter des tâches administratives, de soutien, d’organisation et/ou de planification

afin de

faciliter le fonctionnement global d’une direction, d’un service ou d’un responsable et la réalisation des missions et objectifs.

 

Finalités

En tant que

support

exécuter et faire le suivi de tâches administratives ou logistiques

afin de

soulager une direction, un service ou un responsable et de permettre un fonctionnement efficace.

 

Exemples de tâches

• contribuer au déroulement des réunions (documents, PV, présentations, signataires…)

• rédiger des propositions de courrier pour le service ou la direction

• réserver et prévoir le matériel logistique pour le service

• améliorer et mettre à jour des documents ou des présentations

• contribuer à l’organisation d’événements et séminaires

 

En tant que

assistant

organiser et planifier des activités

afin de

faciliter le fonctionnement global de la direction, du service ou du responsable.

 

Exemples de tâches

• adapter l’agenda de la direction, du service ou du responsable

• planifier des réunions, envoyer les invitations, réserver la salle et mettre à disposition le matériel nécessaire

• réserver les moyens de déplacements

 

En tant que

gestionnaire de données

encoder, compléter, classer ou archiver des informations, données et documents pertinents

afin de

assurer un accès rapide et efficace à des informations/connaissances de qualité à l’organisation, à la direction ou au service.

 

Exemples de tâches

• numériser, classer ou archiver des documents ou dossiers

• encoder des informations ou importer des données dans des programmes ou des bases de données

• contrôler la qualité, l’état et l’accessibilité des documents, dossiers ou informations classés

 

En tant que

personne de contact

accueillir et écouter le public, les clients ou les collaborateurs et répondre aux demandes, questions ou plaintes simples

afin de

les soutenir dans leur démarche.

 

Exemples de tâches

• accueillir les visiteurs

• répondre par téléphone ou par courrier aux demandes de renseignements simples et/ou routinières

• orienter vers les personnes et les services spécialisés

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable de service/ directeur	demandes de dossiers, informations, prise de RDV	oralement ou par écrit	quotidien
visiteurs, clients, personnel	demande d'informations	oralement	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable de service/ directeur	informations, problèmes, suggestions d'améliorations	oralement ou par écrit	quotidien
visiteurs, clients, personnel	informations	oralement ou par écrit	quotidien
autres services/directions	échanges d'informations	oralement ou par écrit	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable de service ou le directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• ses propres activités, tenant compte des circonstances changeantes (contrôle régulier)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques prévues pour la fonction

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• procédures et directives du service/direction

• lignes de conduite en matière de communication interne et externe

 

Quelles innovations

• proposer des améliorations concrètes aux procédures et méthodes utilisées

 

Sur base de quel cadre de référence

• connaissance des procédures/ directives liées à son domaine de responsabilités

• sa propre expérience

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.