Assistent/Assistente directiesecretariaat (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : VBFBSA004
Niveau: C
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Administratieve, ondersteunende, organisatorische en/of planningstaken uitvoeren
teneinde
globale werking van een directie, dienst of verantwoordelijke en de verwezenlijking van de opdrachten en doelstellingen te vergemakkelijken.
Resultaatgebieden
Alsondersteuneruitvoeren en opvolgen van administratieve of logistieke taken
teneinde
een directie, dienst of verantwoordelijke te ontlasten en een efficiënte werking mogelijk te maken.
Voorbeelden van taken
- bijdragen tot het verloop van de vergaderingen (documenten, PV’s, presentaties, signataires...)
- opstellen van de voorstellen tot briefwisseling voor de dienst of directie
- reserveren en ter beschikking stellen van het logistiek materiaal voor de dienst
- verbeteren en bijwerken van de documenten of presentaties
- bijdragen tot de organisatie van evenementen en seminaries
Alsassistentorganiseren en plannen van de activiteiten
teneinde
de globale werking van de directie, dienst of verantwoordelijke te faciliteren.
Voorbeelden van taken
- aanpassen van de agenda van de directie, dienst of verantwoordelijke
- plannen van de vergaderingen, versturen van uitnodigingen, reserveren van zalen en ter beschikking stellen van het nodige materiaal
- reserveren van de vervoersmiddelen
Alsgegevensbeheerderregistreren, vervolledigen, klasseren of archiveren van relevante informatie, gegevens en documenten
teneinde
te zorgen voor een snelle en efficiënte toegang tot kwaliteitsvolle informatie/kennis voor de organisatie, directie of de dienst.
Voorbeelden van taken
- digitaliseren, klasseren of archiveren van documenten of dossiers
- invoeren van informatie of gegevens in programma’s of databanken
- controleren van de kwaliteit, de staat en de toegankelijkheid van geklasseerde documenten, dossiers of informatie
Alscontactpersoonontvangen van en luisteren naar het publiek, de klanten of de medewerkers en beantwoorden van eenvoudige aanvragen, vragen of klachten
teneinde
hen te ondersteunen in hun stappen.
Voorbeelden van taken
- beantwoorden, per telefoon of per briefwisseling, van vragen om eenvoudige en/of routine-inlichtingen
- doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en diensten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
dienstverantwoordelijke/directeur
|
dossieraanvragen, informatie, vastleggen van afspraken
|
mondeling of schriftelijk
|
dagelijks
|
bezoekers, klanten, personeel
|
informatie-aanvraag
|
mondeling
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
dienstverantwoordelijke/directeur
|
informatie, problemen, suggesties voor verbeteringen
|
mondeling of schriftelijk
|
dagelijks
|
bezoekers, klanten, personeel
|
informatie
|
mondeling of schriftelijk
|
dagelijks
|
andere diensten/directies
|
uitwisseling van nformatie
|
mondeling of schriftelijk
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de verantwoordelijke van de dienst of de directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de eigen activiteiten, rekening houdend met veranderende omstandigheden (regelmatige controle)
De functie moet autorisatie vragen voor
- al wat afwijkt van de normale procedures en de specifieke richtlijnen opgesteld voor de functie
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- procedures en richtlijnen van de directie/dienst
- richtlijnen inzake interne en externe communicatie
Welke vernieuwingen
- concrete verbeteringen voor de gebruikte procedures en methodes voorstellen
Gebaseerd op welk referentiekader
- kennis van de procedures/richtlijnen in verband met het verantwoordelijkheidsdomein
|