Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBLO004

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Assurer des tâches administratives, d’organisation et de facilitation au sein du service facilitaire, pour le(s) bâtiment(s) de la province

afin de

garantir aux services facilitaires en charge de la gestion des bâtiments, des dossiers complets, corrects et mis à jour régulièrement.

 

Finalités

En tant que

soutien administratif

établir et/ou modifier des documents administratifs suivant les procédures ou règles en vigueur dans le service

afin de

assurer que le service ou le client dispose, au moment convenu, des documents nécessaires.

 

Exemples de tâches

• élaborer et/ou compléter des formulaires

• contrôler l’exécution des contrats et vérifier les factures portant sur les travaux y afférents

• mettre à jour le dossier technique et d’incendie du bâtiment, exécuter des mesures de sécurité et des contrôles de la bonne signalisation en la matière

• soumettre un compte-rendu régulier et lors d’événements particuliers, au service facilitaire central

 

En tant que

personne de contact

répondre à des questions ou des plaintes de clients internes ou externes et transmettre les questions ou les plaintes complexes aux personnes ou services spécialisés

afin de

soutenir au maximum les clients dans la recherche d’une réponse à leur question ou plainte.

 

Exemples de tâches

• enregistrer les demandes d’information concernant l’infrastructure, les travaux de maintenance, l’allocation de l’espace et les adaptations du/des bâtiment(s)

• enregistrer les plaintes concernant l’infrastructure et la prestation de services dans le(s) bâtiment(s)

• traiter les demandes, questions et plaintes simples ou de routine suivant les procédures ou règles en application

• distribuer les demandes et les plaintes vers l’équipe ad hoc de spécialistes ou rédiger des bons de commandes internes pour les travaux de maintenance à réaliser dans le(s) bâtiment(s)

• donner des explications aux clients concernant une procédure et en cas de problème, réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures et règles en application

 

En tant que

organisateur pratique

réaliser des activités opérationnelles et/ou organisationnelles

afin de

contribuer à l’organisation pratique des activités au sein du service.

 

Exemples de tâches

• Contribuer à l’organisation pratique de manifestations, colloques, activités, réunions, formations

• Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service

• gérer les locaux communs

 

En tant que

gestionnaire de données et/ou de documentation

classer des dossiers, des documents ou d’autres informations pour le service et/ou encoder et adapter des données dans les banques de données

afin de

mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées.

 

Exemples de tâches

• mesurer et encoder mensuellement des compteurs de consommation d’énergie et d’eau

• ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d’autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles en application

• expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Teamcoach, gestionnaire bâtiments	missions, questions, informations	orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel	hebdomadaire
Autres services du SPF	informations, questions	orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel	Quotidienne
Externes (entreprises – fournisseurs, prestataires de services)	informations, questions	orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel	Quotidienne

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Teamcoach, gestionnaire bâtiments	conseils, avis, informations	orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel	Mensuelle et quotidienne
Autres services du SPF	conseils, avis, informations	orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel	quotidienne
Externes (entreprises – fournisseurs, prestataires de services)	informations, dossiers administratifs	orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel	quotidienne

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

un team coach du service facilitaire

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• L’exécution de ses tâches qui sont clairement définies et pour lesquelles la fonction reçoit des instructions concrètes

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques pour la fonction de collaborateur logistique

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Directives du service

• Règlement de sécurité du bâtiment

 

Quelles innovations

• La fonction peut faire des suggestions d’amélioration concernant les procédures, outils et modèles existants.

 

Sur base de quel cadre de référence

• Connaissance pratique du terrain.

• Directives et instructions du Service d’Encadrement Budget et Contrôle de Gestion.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.