Collaborateur support bâtiment (M/F)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBLO004
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Assurer des tâches administratives, d’organisation et de facilitation au sein du service facilitaire, pour le(s) bâtiment(s) de la province
afin de
garantir aux services facilitaires en charge de la gestion des bâtiments, des dossiers complets, corrects et mis à jour régulièrement.
Finalités
En tant quesoutien administratifétablir et/ou modifier des documents administratifs suivant les procédures ou règles en vigueur dans le service
afin de
assurer que le service ou le client dispose, au moment convenu, des documents nécessaires.
Exemples de tâches
- élaborer et/ou compléter des formulaires
- contrôler l’exécution des contrats et vérifier les factures portant sur les travaux y afférents
- mettre à jour le dossier technique et d’incendie du bâtiment, exécuter des mesures de sécurité et des contrôles de la bonne signalisation en la matière
- soumettre un compte-rendu régulier et lors d’événements particuliers, au service facilitaire central
En tant quepersonne de contactrépondre à des questions ou des plaintes de clients internes ou externes et transmettre les questions ou les plaintes complexes aux personnes ou services spécialisés
afin de
soutenir au maximum les clients dans la recherche d’une réponse à leur question ou plainte.
Exemples de tâches
- enregistrer les demandes d’information concernant l’infrastructure, les travaux de maintenance, l’allocation de l’espace et les adaptations du/des bâtiment(s)
- enregistrer les plaintes concernant l’infrastructure et la prestation de services dans le(s) bâtiment(s)
- traiter les demandes, questions et plaintes simples ou de routine suivant les procédures ou règles en application
- distribuer les demandes et les plaintes vers l’équipe ad hoc de spécialistes ou rédiger des bons de commandes internes pour les travaux de maintenance à réaliser dans le(s) bâtiment(s)
- donner des explications aux clients concernant une procédure et en cas de problème, réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures et règles en application
En tant queorganisateur pratiqueréaliser des activités opérationnelles et/ou organisationnelles
afin de
contribuer à l’organisation pratique des activités au sein du service.
Exemples de tâches
- Contribuer à l’organisation pratique de manifestations, colloques, activités, réunions, formations
- Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
En tant quegestionnaire de données et/ou de documentationclasser des dossiers, des documents ou d’autres informations pour le service et/ou encoder et adapter des données dans les banques de données
afin de
mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées.
Exemples de tâches
- mesurer et encoder mensuellement des compteurs de consommation d’énergie et d’eau
- ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d’autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles en application
- expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Teamcoach, gestionnaire bâtiments
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missions, questions, informations
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orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel
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hebdomadaire
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Autres services du SPF
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informations, questions
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orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel
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Quotidienne
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Externes (entreprises – fournisseurs, prestataires de services)
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informations, questions
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orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel
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Quotidienne
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Teamcoach, gestionnaire bâtiments
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conseils, avis, informations
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orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel
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Mensuelle et quotidienne
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Autres services du SPF
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conseils, avis, informations
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orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel
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quotidienne
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Externes (entreprises – fournisseurs, prestataires de services)
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informations, dossiers administratifs
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orale, par écrit, structuré ou pas, contact personnel
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quotidienne
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Positionnement
La fonction est dirigée par
un team coach du service facilitaire
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- L’exécution de ses tâches qui sont clairement définies et pour lesquelles la fonction reçoit des instructions concrètes
La fonction doit demander une autorisation pour
- Tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques pour la fonction de collaborateur logistique
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
/
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Règlement de sécurité du bâtiment
Quelles innovations
- La fonction peut faire des suggestions d’amélioration concernant les procédures, outils et modèles existants.
Sur base de quel cadre de référence
- Connaissance pratique du terrain.
- Directives et instructions du Service d’Encadrement Budget et Contrôle de Gestion.
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