Gestionnaire de dossiers traités internationaux (M/F)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBJU001
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support Catégorie de métiers : 09. Normes juridiques et Litiges (JU)
Raison d'être de la fonction
Traiter des dossiers, selon les procédures applicables, dans le cadre de la procédure d’approbation et de ratification relative aux traités internationaux
afin de
garantir l’établissement de dossiers corrects et complets qui répondent aux exigences posées par ladite procédure.
Finalités
En tant quegestionnaire de dossiersPréparer les documents requis par la procédure d’approbation et de ratification sur la base des informations reçues et conformément aux instructions
afin de
garantir l’établissement de dossiers corrects et complets établis dans le respect des exigences de ladite procédure
Exemples de tâches
- Contrôler que les dossiers d’approbation préparatoires en provenance des services internes ou externes contiennent toutes les informations requises après réception des dossiers en question
- Si un dossier d’approbation n’est pas complet, poser des questions supplémentaires aux services internes ou externes compétents ou finaliser le dossier personnellement si nécessaire (ex. : demander l’avis de l’Inspection des Finances)
- Préparer toutes les pièces destinées à la procédure qui sont requises dans le cadre de la procédure d’approbation (y compris les documents devant être soumis au ministre pour signature)
- Préparer les documents, outre les pièces destinées à la procédure, relatifs à la signature et à la ratification des traités (ex. : pleins pouvoirs, instrument de ratification)
- Ordonner les documents des dossiers d’approbation en vue de leur classement définitif
En tant quecollaborateur de supportAccomplir une série de tâches administratives et organisationnelles diverses
afin de
permettre aux membres du personnel de niveau A de se concentrer sur leurs tâches essentielles et veiller ainsi à la signature des traités et à l’application correcte et efficace des procédures d’approbation
Exemples de tâches
- Préparer les traités qui doivent être soumis à signature (mise en pages, première révision du texte)
- Préparer le matériel (ex. : imprimer les copies requises) et les dossiers destinés au Conseil des ministres et au Conseil d’État
- Assister aux cérémonies de signature avec des membres du personnel de niveau A
- Conserver en bon ordre les archives des traités originels
- Fournir personnellement certains dossiers urgents et cruciaux à des acteurs externes (Greffier du Sénat, SPF Justice, Moniteur belge)
En tant queimportateur de donnéesEnregistrer et mettre à jour des données dans la banque de données « Traités »
afin de
garantir l’utilisation d’informations exactes et complètes dans le cadre des activités du service et dans les réponses fournies aux acteurs internes ou externes
Exemples de tâches
- Enregistrer des nouveaux traités dans la banque de données « Traités »
- Mettre à jour le contenu de la banque de données sur la base de l’évolution de la procédure belge d’approbation et de l’évolution en matière de ratification, par d’autres États, de traités multilatéraux
- Etre capable de lire et d’interpréter de manière adéquate le contenu de la banque de données
- Tenir à jour les listes relatives aux traités mixtes (après modification des procédures d’approbation au sein du pouvoir fédéral et des Régions ou Communautés)
En tant quepersonne de contactFournir des informations aux acteurs internes ou externes et répondre aux questions de ces derniers
afin de
leur apporter des informations et réponses correctes et complètes et de leur apporter un soutien pendant leurs travaux
Exemples de tâches
- Réceptionner les questions portant sur les relations contractuelles fixées par traité et effectuer des recherches
- Répondre personnellement aux questions simples ou, le cas échéant, renvoyer les questions au personnel de niveau A
- Accompagner les visiteurs dans le service (avant la visite : rechercher le traité concerné dans la banque de données ; lors de la visite : imprimer éventuellement des copies)
- Effectuer des recherches dans la banque de données ou dans les dossiers d’archives définitives
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Services internes du SPF
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Dossiers d’approbation préparatoires, demandes d’informations, demandes de préparation de mise en pages de traités
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Notes, courriers électroniques, contacts oraux et téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Ambassades belges
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Informations relatives aux procédures, demandes d’informations
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Courriers électroniques, contacts oraux et téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Ambassades étrangères à Bruxelles
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Informations relatives aux procédures, demandes d’informations
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Notes verbales
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Fréquence hebdomadaire
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Sénat
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Épreuves
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Documents
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Fréquence hebdomadaire
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Moniteur belge
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Épreuves
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Documents
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Fréquence hebdomadaire
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Supérieur hiérarchique
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Dossiers d’approbation préparatoires, informations relatives aux procédures, demandes de préparation de mise en pages de traités
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Contacts oraux et téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Tiers
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Questions orales et écrites sur l’état d’avancement de procédures ou de relations contractuelles fixées par traité
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Courriers électroniques, contacts téléphoniques
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Fréquence hebdomadaire
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Autres SPF
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Dossiers d’approbation préparatoires, demandes d’informations, demande de préparation de mise en pages de traités
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Courriers électroniques, documents, contacts téléphoniques
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Fréquence hebdomadaire
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Cellule stratégique Affaires étrangères
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Dossiers d’approbation préparatoires, informations relatives aux procédures, demandes d’informations
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Notes, courriers électroniques, contacts téléphoniques
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Fréquence hebdomadaire
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Greffier du Conseil d’État
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Avis
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Documents
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Fréquence hebdomadaire
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Secrétariat du Conseil des ministres
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Notification des décisions
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Documents
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Fréquence hebdomadaire
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Services internes du SPF
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Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures
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Courriers électroniques, notes, contacts téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Ambassades belges
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Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures
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Courriers électroniques, contacts téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Ambassades étrangères à Bruxelles
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Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures
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Notes verbales
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Fréquence quotidienne
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Sénat
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Épreuves révisées
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Documents
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Fréquence hebdomadaire
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Moniteur belge
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Épreuves révisées
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Documents
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Fréquence hebdomadaire
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Supérieur hiérarchique
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Données traitées dans le cadre des procédures, informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures
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Documents, contacts oraux et téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Tiers
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Informations relatives à l’état d’avancement des procédures ou des relations contractuelles fixées par traité
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Courriers électroniques, contacts téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Autres SPF
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Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures
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Courriers électroniques, notes, contacts téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Cellule stratégique Affaires étrangères
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Données traitées dans le cadre des procédures, informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures
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Courriers électroniques, contacts téléphoniques
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Fréquence quotidienne
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Secrétariat du Conseil des ministres
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Demandes d’accord
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Documentation
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Fréquence hebdomadaire
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Greffier du Conseil d’État
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Demandes d’avis
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Documentation
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Fréquence hebdomadaire
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Chef de service direction Traités
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- organisation du travail personnel
- réponses orales ou par téléphone aux questions simples
La fonction doit demander une autorisation pour
- répondre aux questions complexes
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Sans objet
Budget de travail propre
Sans objet
Autres données quantitatives
1. Sans objet
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Instructions internes relatives à la procédure d’approbation et de ratification (fondées sur la législation en vigueur)
Quelles innovations
- Propositions d’amélioration pour les petites questions pratiques et le fonctionnement de la banque de données
Sur base de quel cadre de référence
- Loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles
- Accord de coopération entre l’État fédéral, les Communautés et les Régions relatif aux modalités de conclusion des traités mixtes
- Convention de Vienne sur le droit des traités
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