Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBJU001

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 09. Normes juridiques et Litiges (JU)

Raison d'être de la fonction

Traiter des dossiers, selon les procédures applicables, dans le cadre de la procédure d’approbation et de ratification relative aux traités internationaux

afin de

garantir l’établissement de dossiers corrects et complets qui répondent aux exigences posées par ladite procédure.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

Préparer les documents requis par la procédure d’approbation et de ratification sur la base des informations reçues et conformément aux instructions

afin de

garantir l’établissement de dossiers corrects et complets établis dans le respect des exigences de ladite procédure

 

Exemples de tâches

• Contrôler que les dossiers d’approbation préparatoires en provenance des services internes ou externes contiennent toutes les informations requises après réception des dossiers en question

• Si un dossier d’approbation n’est pas complet, poser des questions supplémentaires aux services internes ou externes compétents ou finaliser le dossier personnellement si nécessaire (ex. : demander l’avis de l’Inspection des Finances)

• Préparer toutes les pièces destinées à la procédure qui sont requises dans le cadre de la procédure d’approbation (y compris les documents devant être soumis au ministre pour signature)

• Préparer les documents, outre les pièces destinées à la procédure, relatifs à la signature et à la ratification des traités (ex. : pleins pouvoirs, instrument de ratification)

• Ordonner les documents des dossiers d’approbation en vue de leur classement définitif

 

En tant que

collaborateur de support

Accomplir une série de tâches administratives et organisationnelles diverses

afin de

permettre aux membres du personnel de niveau A de se concentrer sur leurs tâches essentielles et veiller ainsi à la signature des traités et à l’application correcte et efficace des procédures d’approbation

 

Exemples de tâches

• Préparer les traités qui doivent être soumis à signature (mise en pages, première révision du texte)

• Préparer le matériel (ex. : imprimer les copies requises) et les dossiers destinés au Conseil des ministres et au Conseil d’État

• Assister aux cérémonies de signature avec des membres du personnel de niveau A

• Conserver en bon ordre les archives des traités originels

• Fournir personnellement certains dossiers urgents et cruciaux à des acteurs externes (Greffier du Sénat, SPF Justice, Moniteur belge)

 

En tant que

importateur de données

Enregistrer et mettre à jour des données dans la banque de données « Traités »

afin de

garantir l’utilisation d’informations exactes et complètes dans le cadre des activités du service et dans les réponses fournies aux acteurs internes ou externes

 

Exemples de tâches

• Enregistrer des nouveaux traités dans la banque de données « Traités »

• Mettre à jour le contenu de la banque de données sur la base de l’évolution de la procédure belge d’approbation et de l’évolution en matière de ratification, par d’autres États, de traités multilatéraux

• Etre capable de lire et d’interpréter de manière adéquate le contenu de la banque de données

• Tenir à jour les listes relatives aux traités mixtes (après modification des procédures d’approbation au sein du pouvoir fédéral et des Régions ou Communautés)

 

En tant que

personne de contact

Fournir des informations aux acteurs internes ou externes et répondre aux questions de ces derniers

afin de

leur apporter des informations et réponses correctes et complètes et de leur apporter un soutien pendant leurs travaux

 

Exemples de tâches

• Réceptionner les questions portant sur les relations contractuelles fixées par traité et effectuer des recherches

• Répondre personnellement aux questions simples ou, le cas échéant, renvoyer les questions au personnel de niveau A

• Accompagner les visiteurs dans le service (avant la visite : rechercher le traité concerné dans la banque de données ; lors de la visite : imprimer éventuellement des copies)

• Effectuer des recherches dans la banque de données ou dans les dossiers d’archives définitives

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Services internes du SPF	Dossiers d’approbation préparatoires, demandes d’informations, demandes de préparation de mise en pages de traités	Notes, courriers électroniques, contacts oraux et téléphoniques	Fréquence quotidienne
Ambassades belges	Informations relatives aux procédures, demandes d’informations	Courriers électroniques, contacts oraux et téléphoniques	Fréquence quotidienne
Ambassades étrangères à Bruxelles	Informations relatives aux procédures, demandes d’informations	Notes verbales	Fréquence hebdomadaire
Sénat	Épreuves	Documents	Fréquence hebdomadaire
Moniteur belge	Épreuves	Documents	Fréquence hebdomadaire
Supérieur hiérarchique	Dossiers d’approbation préparatoires, informations relatives aux procédures, demandes de préparation de mise en pages de traités	Contacts oraux et téléphoniques	Fréquence quotidienne
Tiers	Questions orales et écrites sur l’état d’avancement de procédures ou de relations contractuelles fixées par traité	Courriers électroniques, contacts téléphoniques	Fréquence hebdomadaire
Autres SPF	Dossiers d’approbation préparatoires, demandes d’informations, demande de préparation de mise en pages de traités	Courriers électroniques, documents, contacts téléphoniques	Fréquence hebdomadaire
Cellule stratégique Affaires étrangères	Dossiers d’approbation préparatoires, informations relatives aux procédures, demandes d’informations	Notes, courriers électroniques, contacts téléphoniques	Fréquence hebdomadaire
Greffier du Conseil d’État	Avis	Documents	Fréquence hebdomadaire
Secrétariat du Conseil des ministres	Notification des décisions	Documents	Fréquence hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Services internes du SPF	Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures	Courriers électroniques, notes, contacts téléphoniques	Fréquence quotidienne
Ambassades belges	Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures	Courriers électroniques, contacts téléphoniques	Fréquence quotidienne
Ambassades étrangères à Bruxelles	Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures	Notes verbales	Fréquence quotidienne
Sénat	Épreuves révisées	Documents	Fréquence hebdomadaire
Moniteur belge	Épreuves révisées	Documents	Fréquence hebdomadaire
Supérieur hiérarchique	Données traitées dans le cadre des procédures, informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures	Documents, contacts oraux et téléphoniques	Fréquence quotidienne
Tiers	Informations relatives à l’état d’avancement des procédures ou des relations contractuelles fixées par traité	Courriers électroniques, contacts téléphoniques	Fréquence quotidienne
Autres SPF	Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures	Courriers électroniques, notes, contacts téléphoniques	Fréquence quotidienne
Cellule stratégique Affaires étrangères	Données traitées dans le cadre des procédures, informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures	Courriers électroniques, contacts téléphoniques	Fréquence quotidienne
Secrétariat du Conseil des ministres	Demandes d’accord	Documentation	Fréquence hebdomadaire
Greffier du Conseil d’État	Demandes d’avis	Documentation	Fréquence hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef de service direction Traités

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du travail personnel

• réponses orales ou par téléphone aux questions simples

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• envoyer les courriers

• répondre aux questions complexes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Sans objet

 

Budget de travail propre

Sans objet

 

Autres données quantitatives

1. Sans objet

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Instructions internes relatives à la procédure d’approbation et de ratification (fondées sur la législation en vigueur)

 

Quelles innovations

• Propositions d’amélioration pour les petites questions pratiques et le fonctionnement de la banque de données

 

Sur base de quel cadre de référence

• Constitution

• Loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles

• Accord de coopération entre l’État fédéral, les Communautés et les Régions relatif aux modalités de conclusion des traités mixtes

• Convention de Vienne sur le droit des traités

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.