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Coordinateur - vérificateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBSD005
Niveau: B
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)
Raison d'être de la fonction
Coordonner une équipe de collaborateurs et suivre leurs activités dans la gestion administrative des dossiers, vérifier les décisions administratives au sein d'un domaine précis d'expertise et de connaissance et traiter, de manière autonome, des dossiers complexes
afin de
garantir aux clients un traitement correct de leurs dossiers dans les délais prévus.
Finalités
En tant quecoordinateur
- se charger de la répartition du travail et de l'organisation des activités au sein du service
afin de
- réaliser les objectifs de l'équipe.
Exemples de tâches
- distribuer le travail parmi les collaborateurs et déléguer des tâches
- donner des directives et des instructions quant aux procédures à suivre dans la gestion des dossiers
- évaluer et corriger les prestations quotidiennes
- établir des statistiques
- veiller au respect des échéances liées à la prise de décisions.
En tant que
expert
- vérifier les dossiers des collaborateurs et , le cas échéant, traiter les dossiers complexes
afin de
- garantir aux clients un traitement correct et efficace des dossiers sur base de la législation en vigueur.
Exemples de tâches
- vérifier si les décisions prises sur la base de la réglementation sont correctes
- signer les décisions
- traiter soi-même les dossiers complexes
- suivre les derniers développements en ce qui concerne la législation
- rédiger et/ou relire les lettres dans le respect des règles d'utilisation de la langue et en concordance avec la législation.
En tant que
spécialiste
- définir, appliquer et transmettre les procédures de gestion des dossiers aux collaborateurs
afin de
- assurer la cohérence, l'homogénéité et l'efficacité du traitement des dossiers.
Exemples de tâches
- déterminer les procédures à suivre dans la gestion des dossiers
- adapter les procédures existantes et/ou créer de nouvelles procédures si besoin en est
- communiquer les procédures à suivre aux collaborateurs
- assurer le suivi des procédures et règles en vigueur.
En tant que
coach
- se charger de l'accompagnement individuel et du développement des collaborateurs administratifs.
afin de
- améliorer leur niveau de prestations et de veiller à la bonne collaboration des membres de l'équipe.
Exemples de tâches
- accueillir les nouveaux collaborateurs
- mener des entretiens individuels avec les membres de l'équipe
- accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans sa progression et évaluer les besoins en formation ainsi que les demandes de formation
- fournir une formation " sur le tas"
- identifier les difficultés relationnelles en vue de prévenir les conflits.
En tant que
gestionnaire de litiges
- traiter de manière rapide et efficace les plaintes et les litiges relativement complexes
afin de
- formuler des propositions de solutions adéquates aux plaintes introduites par les clients.
Exemples de tâches
- recevoir les plaintes et les recours introduits devant les Tribunaux du travail
- étudier la nature de la plainte et du litige et recueillir l'information complémentaire : contacter les personnes concernées , analyser la situation et/ou les motifs
- rédiger un conseil ou une proposition (projet de conclusions)
- informer les parties concernées de l'état des affaires
- rédiger le travail préparatoire des dossiers à examiner en Commission d'indu (= montant de pension payé indûment en cas de dépassement du montant de l'activité autorisée).
En tant que
collaborateur administratif et de support
- effectuer des tâches administratives et organisationnelles relatives aux activités du service
afin de
- soutenir et d'encadrer d’un point de vue administratif le service dans lequel il/elle travaille.
Exemples de tâches
- organiser des réunions
- rédiger certaines notes ou présentations
- apporter et fournir des documents relatifs aux sujets traités lors de réunions
- tenir correctement les dossiers
- mettre à jour les documents administratifs sur une base régulière.
En tant que
personne de contact
- répondre aux questions de tiers, de clients et d'autres administrations et leur fournir toute l'information relative au domaine en question
afin de
- fournir à aux tiers, aux clients et aux autres administrations des informations correctes et pertinentes
Exemples de tâches
- réceptionner la demande, la requête et l'analyser sur la base de l'information disponible dans le service
- collecter de la documentation sur le sujet en question, contacter les personnes susceptibles d'avoir accès à l'information recherchée et déléguer éventuellement la recherche d'informations à d'autres personnes de l'équipe
- orienter les demandeurs vers les personnes capables de répondre à leurs questions
- répondre de manière ad hoc aux questions posées au sujet de dossiers concrets ou à défaut, tenir les personnes informées de l'état d'avancement du dossier.
- représenter l'institution lors de foires, d'expositions ou d'émissions de radio-télévision.
Positionnement
La fonction est dirigée par
un attaché - chef de service.
un dirigeant de bureau régional
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.