Identification de la fonction

Code de la fonction : NCO010

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Développer et coordonner la mise en œuvre d'une stratégie de gestion de l'information et des archives

afin de

réaliser une gestion efficace des documents et une gestion durable des archives conformément au contexte légal, aux besoins de l'organisation et aux développements actuels.

 

Finalités

En tant que

expert stratégique

élaborer une stratégie de gestion de l'information et des archives

afin de

garantir l'efficacité et la durabilité de la gestion des documents et de l'archivage.

 

Exemples de tâches

• réaliser des analyses des besoins et des risques

• élaborer une vision conforme au cadre légal, à l'environnement large et changeant et aux normes internationales pertinentes, en collaboration avec d'autres services de l'organisation

• définir la vision à l'aide d'un plan de gestion ou d'un plan stratégique pluriannuel à soumettre à l'approbation du management et formuler des avis stratégiques

• élaborer des plans d'action afin d'opérationnaliser le plan stratégique

• communiquer et défendre dans toute l'organisation la politique en matière d'archives et de gestion de l'information, et rendre compte des résultats

 

En tant que

coordinateur de la gestion de l'information

organiser les activités dans le domaine de la gestion de l'information

afin de

garantir la disponibilité et l'accessibilité de toutes les informations ayant une valeur administrative et juridique pour le service.

 

Exemples de tâches

• mise en place d'une structure de gouvernance pour définir et superviser les rôles, les tâches et les responsabilités au sein de l'organisation

• collaborer à une architecture de l'information

• gérer des projets axés sur la gestion de l'information

• mettre en place et suivre un réseau interne de gestionnaires de l'information au sein de l'organisation

• soutenir la stratégie d'information sur le plan opérationnel à l'aide de directives, procédures et des flux de travail (workflow)

 

En tant que

coordinateur de la gestion des archives

organiser la conservation durable des documents (c'est-à-dire tout en maintenant la lisibilité, l'intégrité et l'authenticité)

afin de

les mettre à la disposition des collaborateurs internes pendant tout le cycle de vie et de les transférer aux Archives de l'État à l'expiration du délai de conservation.

 

Exemples de tâches

• développer une infrastructure physique pour les archives, qui soit sûre et accessible aux membres du personnel et à d’éventuels visiteurs.

• développer une infrastructure numérique pour les archives (système de gestion des archives, e-dépôt, ...) en collaboration avec des experts informatiques internes ou externes, et dans le respect des obligations légales

• aligner des systèmes existants de gestion de l'information avec le système de gestion des archives.

• élaborer des procédures et des directives relatives au transfert, à la description et à l'accessibilité des archives papier et des archives numériques

 

En tant que

coach

diriger, accompagner et motiver les collaborateurs

afin de

créer un climat de travail optimal.

 

Exemples de tâches

• concevoir une répartition des tâches pour les membres du personnel en fonction de leur expertise spécifique

• organiser le recrutement et la sélection de nouveaux collaborateurs

• accompagner les membres du personnel dans le développement de leur carrière

• suivre, réorienter et stimuler les collaborateurs

 

En tant que

responsable de la qualité

développer et suivre des services

afin de

garantir une prestation de services efficace et optimale.

 

Exemples de tâches

• élaborer un règlement pour la prestation de services en tenant compte de la législation pertinente (loi relative aux archives, données personnelles, publicité de l'administration, réutilisation des informations du secteur public, ...)

• élaborer l’ensemble de la prestation de services avec les procédures nécessaires

• assurer le suivi de la qualité de la prestation de services

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	questions écrites et orales	informel, par lettre, e-mail ...	quotidien
particuliers/citoyens, étudiants, scientifiques	questions écrites et orales	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres services publics	questions écrites et orales	informel, par lettre, e-mail, accord formel	hebdomadaire
autres services publiques fédéraux	questions écrites et orales	informel, par lettre, e-mail	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	conseils écrits et oraux	e-mail, accord formel	quotidien
autres services publics	conseils oraux	par lettre, e-mail, accord formel	hebdomadaire
autres services publics fédéraux	conseils écrits et oraux	par lettre, e-mail, accord formel	quotidien
particuliers/citoyens, étudiants, scientifiques	conseils écrits et oraux, matériel didactique	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable du service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• du partage des tâches entre les collaborateurs et la fixation de priorités

• les plans d'action pour la stratégie de l’information et des archives

• la communication interne relative à la stratégie de gestion de l’information et des archives

• l’organisation des archives

• directives et procédures en matière de gestion de l’information et des archives

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dépenses budgétaires

• le remplacement/l’achat de systèmes de gestion de l’information et des archives

• la participation à des colloques externes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée en mai 2009, et les arrêtés d’exécution du 18 août 2010

• Loi sur la transparence administrative du 11 avril 1994

• Règlement général sur la protection des données (RGPD) et loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel

• Dispositions relatives à l’archivage électronique, insérées dans le Livre XII, titre 2 du Code de Droit économique (CDO) par la loi du 1er juillet 2016 (« Digital Act »)

 

Quelles innovations

• Renouvellement de l’organisation des archives

• Mise en place d’un système intégré de gestion de l’information

 

Sur base de quel cadre de référence

• Contexte de l'organisation

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.