Attaché informatie- en archiefbeheer (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NCO001
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Implementeren en opvolgen van het informatie- en archiefbeleid
teneinde
een efficiënt document- en een duurzaam archiefbeheer te realiseren in lijn met de wettelijke context, de noden van de organisatie en de actuele ontwikkelingen.
Resultaatgebieden
Alsinformatiebeheerderhet organiseren en coördineren van de activiteiten van de diensten op het vlak van informatiebeheer
teneinde
de beschikbaarheid en toegankelijkheid van alle informatie die administratief-juridische waarde heeft voor de dienst te waarborgen.
Voorbeelden van taken
- configureren van bestaande documentbeheersystemen met het oog op samenwerken, het beheer van werkstromen, het beheer van metadata, ...
- richtlijnen opstellen voor het informatiebeheer bijv. over de naamgeving/de beschrijving, de metadata, de formaten, de dragers,…
- diensten adviseren en begeleiden bij het efficiënt organiseren van papieren en digitale informatie (opmaak en implementatie van ordenings- of informatiebeheersplannen)
- medewerking verlenen aan het Rijksarchief voor de opmaak en/of actualisering van archiefselectielijsten die de bewaartermijn en de definitieve bestemming van documenten vastleggen
- toezicht uitoefenen op het informatiebeheer van de diensten
Alsarchivarisbegeleiden en controleren van de verwerving van archieven
teneinde
hun duurzame bewaring te waarborgen (leesbaarheid, integriteit en authenticiteit), evenals de ter beschikkingstelling aan de medewerkers en de overbrenging naar het Rijksarchief in de statische fase.
Voorbeelden van taken
- richtlijnen en procedures opstellen en laten valideren inzake de overbrenging, beschrijving en ontsluiting van papieren en digitale archieven tijdens de semi-dynamische fase
- ondersteuning bieden bij de selectie en de overbrenging van archieven naar het Rijksarchief
- toezien op de bewaarcondities in de archiefruimten: verpakking, klimatologische omstandigheden…
- richtlijnen en maatregelen voor digitale duurzaamheid voorstellen en implementeren
- toezien op de goede werking van het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot
Alsfacilitatorinterne en externe gebruikers begeleiden en ondersteunen
teneinde
hun opzoekingen en daardoor de uitvoering van hun taken te vergemakkelijken.
Voorbeelden van taken
- toezicht houden op de geautoriseerde toegang tot het fysieke en digitale archief in overeenstemming met de geldende wetgeving: bijv. archiefwet, persoonsgegevens, openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie, …
- interne en externe archiefgebruikers adviseren en opzoekingen in goede banen leiden
Alsopleider/coachvormen van de medewerkers van de organisatie
teneinde
hen vertrouwd te maken met de richtlijnen, procedures en tools.
Voorbeelden van taken
- het sensibiliseren van medewerkers voor een goed document- en archiefbeheer
- verzamelen van beschikbaar vormingsmateriaal
- ontwikkelen van syllabi, presentaties op maat van de doelgroep
- geven van vormingssessies
Alskennisbeheerderzijn/haar kennis ontwikkelen en op de hoogte blijven van de evolutie in het vakdomein
teneinde
concrete verbeteringen voor de werking van de organisatie voor te stellen.
Voorbeelden van taken
- opvolgen van de regelgeving
- verrichten van studiewerk om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen
- deelnemen aan studiedagen en werkgroepen/netwerken rond informatiebeheer
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
collega's
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
informeel, e-mail
|
dagelijks
|
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
per brief, e-mail
|
dagelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
informeel, e-mail, per brief
|
dagelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
informeel, e-mail, per brief, formele afspraak
|
wekelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
collega's
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail, formele afspraak
|
dagelijks
|
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers
|
schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal
|
per brief, e-mail
|
dagelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail, formele afspraak
|
dagelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail, formele afspraak
|
wekelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de adviseur informatie- en archiefbeheer – Coördinator of van de verantwoordelijke van de dienst.
De functie leidt : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- organisatie van het eigen werk
- de oplossing van dagelijkse problemen die zich voordoen bij de opvolging van de dossiers
- het didactisch materiaal aangeboden tijdens vormingssessies
De functie moet autorisatie vragen voor
- het vernietigen van archieven
- de implementatie van nieuwe richtlijnen en procedures
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 en de koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet
- Wet betreffende de openbaarheid van bestuur van 11 april 1994
- Algemene Verordening Gegevensbescherming en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens
- Bepalingen inzake elektronische archivering, ingevoegd in Boek XII, titel 2 van het Wetboek van Economisch Recht (WER) door de wet van 1 juli 2016 (‘Digital Act’)
Welke vernieuwingen
- Betere toegankelijkheid van de papieren en digitale dossiers
- Vernieuwing inzake de inrichting van archieven
- Nieuwe richtlijnen en procedures
- Aangepast cursusmateriaal
Gebaseerd op welk referentiekader
|