Adviseur communicatie - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NCO005
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Aansturen en coördineren van de communicatiedienst
teneinde
de interne en externe klanten kwaliteitsvolle en efficiënte ondersteuning te bieden wat betreft communicatie.
De beleidslijnen en de doelstellingen van de organisatie vertalen naar een globaal intern en extern communicatiebeleid en operationele communicatieplannen
teneinde
een doeltreffende communicatie uit te bouwen en zo zowel intern als naar de buitenwereld toe een professioneel imago over te brengen.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevende organiseren en coördineren van de activiteiten van de medewerkers binnen de communicatiedienst
teneinde
een optimale werking van de dienst te verzekeren en de doelstellingen van het communicatiebeleid van de organisatie te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- vertalen van het beleidsplan van de directie in concrete actieplannen
- prioriteiten stellen in de lopende communicatieactiviteiten
- plannen en coördineren van de verschillende taken binnen de afdeling
Alscommunicatieverantwoordelijke organiseren en coördineren van alle interne en externe communicatieactiviteiten van de organisatie
teneinde
een duidelijk, doeltreffend en samenhangend communicatiebeleid te garanderen
Voorbeelden van taken
- nakijken van de finale versie van de interne en externe brochures, de website en het intranet
- kiezen van het meest gepaste medium (pers, e-mail, brochures) kiezen in samenwerking met de beleidsadviseur en de medewerkers
- nakijken van de persberichten
Alsdeskundigeadviseren en ondersteunen van de organisatie bij hun interne en externe communicatie
teneinde
de inhoud en de vorm ervan te standaardiseren, af te stemmen op het communicatiebeleid en de impact ervan te verhogen
Voorbeelden van taken
- verzamelen en analyseren van informatie over communicatieacties
- adviseren en aanbevelingen geven aan verantwoordelijken en de directie van de organisatie
- inschatten van de haalbaarheid, het belang en de noodzaak van de verschillende projecten
Alscoachleiden, ondersteunen en motiveren van de medewerkers
teneinde
de ontwikkeling, opleiding en opvolging van elke medewerker te ondersteunen en een optimale werking van de dienst te garanderen
Voorbeelden van taken
- in kaart brengen van de opleidingsbehoeften en opleidingen geven
- stimuleren van de medewerkers via gerichte gesprekken
- voeren van evaluatiegesprekken
- motiveren, ondersteunen en coachen van de medewerkers
- zorgen voor een aangenaam werkklimaat en een motiverende teamgeest
Alscontactpersoon uitbouwen van netwerken van communicatiespecialisten, leden van de pers en andere doelgroepen, zowel binnen als buiten de organisatie
teneinde
een samenhangend correct en actueel communicatiebeleid over te brengen
Voorbeelden van taken
- optreden als woordvoerder in overleg met de algemene directie om correct en snel te antwoorden op vragen van de media
- de organisatie vertegenwoordigen tijdens studie- en congresdagen
- in contact treden met verschillende instanties en personen, zowel formeel als informeel
Alseindverantwoordelijkewaken over de praktische organisatie van de communicatieacties
teneinde
een vlotte en doeltreffende communicatie te garanderen zowel op intern als op extern niveau
Voorbeelden van taken
- waken over de organisatie en voorbereiding van persconferenties, themadagen en interne informatievergaderingen
- begeleiden van de sprekers tijdens persconferenties en informatievergaderingen
- ervoor zorgen dat alle presentaties en materialen beschikbaar zijn
Alskennisbeheerderopvolgen van de recente ontwikkelingen op het vlak van communicatietechnieken en van de interne ontwikkelingen binnen de organisatie
teneinde
te zorgen voor een geactualiseerde communicatiestroom en een efficiënte werking van de communicatiedienst
Voorbeelden van taken
- bijwonen van opleidingen en seminaries
- op de hoogte blijven van de externe en interne ontwikkelingen via brochures, internet en het intranet
- deelnemen aan interdepartementale vergaderingen om ervaringen uit te wisselen
- opvolgen van de vakliteratuur
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail
|
dagelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail
|
dagelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
per brief, e-mail, formele afspraak
|
dagelijks
|
collega's
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
wekelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
collega's
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur-generaal, de stafdirecteur, de voorzitter
De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- werkverdeling binnen het team
- keuze van de verspreidingsmiddelen
De functie moet autorisatie vragen voor
- extrabudgettaire uitgaven
- inhoud van de communicatie over gevoelige onderwerpen (perscommuniqués,...)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- instructies van het directiecomité aangaande de inhoud van de perscommuniqués
- algemene communicatierichtlijnen binnen de federale overheid
- wetgeving over de verspreiding van informatie en respect voor de persoonlijke levenssfeer
- internationale, Europese en nationale regelgeving inzake privacy van gegevens, toegankelijkheid van informatie,…
Welke vernieuwingen
- verbetering van de communicatiemiddelen (internet, intranet, brochures,...)
- werk- en communicatieprocedures
- de vorm van de boodschap en van de informatie (grafische vormgeving, opmaak, beeldvorming,...)
Gebaseerd op welk referentiekader
- gespecialiseerde brochures, vakliteratuur
- internationale, Europese en nationale regelgeving inzake privacy van gegevens, toegankelijkheid van informatie,…
|