Identification de la fonction

Code de la fonction : NLO003

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Organiser et suivre l'acquisition de produits, services et/ou travaux au sein ou en dehors de l'organisation

afin de

soutenir la préparation, l’attribution et l’exécution de marchés publics répondant aux normes de qualité et aux conditions les plus avantageuses.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

préparer des dossiers de marchés publics dans le respect de la réglementation et des délais

afin de

permettre l’achat optimal de produits, de services et/ou de travaux.

 

Exemples de tâches

• analyser et cartographier précisément les besoins des clients (internes) ;

• sélectionner et appliquer la procédure appropriée en fonction des dispositions réglementaires, des montants et de la nature du marché ;

• soutenir l’élaboration des cahiers des charges et de tous les documents relatifs à la procédure (notes justificatives, décision d’attribution, rapports d'évaluation, bons de commande ...) et assurer les publications prévues par la réglementation ;

• sélectionner les candidats et analyser scrupuleusement les offres ;

• le cas échéant , procéder à la passation du marché une fois le dossier clôturé ...

 

En tant que

gestionnaire de contrats

faire le suivi des contrats en concertation avec le(s) responsable(s) et veiller à leur exécution

afin de

éviter et/ou de résoudre des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques entre les intervenants.

 

Exemples de tâches

• vérifier que les prestations, produits et travaux délivrés et que les paiements réclamés sont conformes aux documents du marché et de l’offre retenue ;

• contrôler les demandes de paiements des fournisseurs et prestataires de services et déterminer dans quelle mesure ils sont justifiés ;

• aider à la conclusion, au renouvellement et à la modification des accords selon les besoins et circonstances ;

• placer une commande supplémentaire ...

 

En tant que

gestionnaire de budget

participer à l’élaboration et à la gestion du budget des marchés publics et des contrats

afin de

contribuer à une gestion financière optimale de l’organisation.

 

Exemples de tâches

• participer à l’estimation du coût total d’un marché ;

• participer à l’élaboration et la gestion, pour chaque contrat, d’un échéancier des événements (modalités de paiement, l'expiration ...) ;

• tenir à jour et fournir un relevé détaillé ou consolidé des dépenses de chaque contrats ;

• établir un résumé standardisé de chaque contrat et les classer ...

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions et donner des informations et des conseils aux différents intervenants (organismes de contrôle, collègues, clients, fournisseurs …)

afin de

fournir l’information nécessaire et les soutenir de manière transparente dans la prise de décision.

 

Exemples de tâches

• fournir toutes les pièces justificatives à l’organisme compétent (inspection des Finances, contrôle des engagements, direction de la Cour des comptes …) et faire une proposition de réponse ou d’action à entreprendre pour les remarques ou observations formulées ;

• correspondre avec les différents intervenants dans le cadre de procédures tout en respectant de manière stricte les principes des base de la réglementation ;

• participer, de façon déontologique, aux discussions, négociations et rédactions des contrats ;

• assurer le suivi des réponses aux questions posées ;

• favoriser une relation client positive ...

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer ses connaissances et se tenir informé de l'évolution de la législation, de la doctrine juridique et de la jurisprudence des marchés publics

afin de

disposer de connaissances actualisées lors des différentes procédures et les diffuser au sein de l'organisation.

 

Exemples de tâches

• suivre la réglementation des marchés publics et ses évolutions et celle spécifique aux produits, services et/ou travaux demandés ;

• assister à des formations, des séminaires … ;

• sensibiliser les clients aux procédures à suivre ;

• transférer ses connaissances ...

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le supérieur hiérarchique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Profil de compétences génériques

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