Identificatie van de functie

Functiecode : NLO003

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Organiseren en opvolgen van de aankoop van producten, diensten en/of werken binnen of buiten de organisatie

teneinde

te ondersteunen bij de voorbereiding, de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten die beantwoorden aan de vereiste kwaliteitsnormen en de meest voordelige voorwaarden.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

voorbereiden van de dossiers met betrekking tot overheidsopdrachten met inachtneming van de reglementering en de termijnen

teneinde

de optimale aankoop van producten, diensten en/of werken mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• nauwkeurig analyseren en in kaart brengen van de behoeften van de (interne) klanten;

• selecteren en toepassen van de meest geschikte procedure naargelang de reglementaire bepalingen, de ramingen en de aard van de opdracht;

• ondersteunen bij het opstellen van de bestekken en alle documenten in verband met de procedure (ondersteunende notities, gunningsbeslissingen, evaluatieverslagen, bestelbonnen ...) en het verzorgen van alle publicaties die in de reglementering zijn voorzien;

• selecteren van de gegadigden en nauwgezet analyseren van de offertes;

• in voorkomend geval de opdracht gunnen zodra het dossier is afgerond ...

 

Als

contractbeheerder

de contracten opvolgen in overleg met de verantwoordelijke(n) en waken over hun uitvoering

teneinde

commerciële, juridische of technische problemen tussen de actoren te voorkomen en/of op te lossen.

 

Voorbeelden van taken

• erop toezien dat de opgeleverde prestaties, producten en werken en de gevorderde betalingen overeenstemmen met de bepalingen van de opdrachtdocumenten en de gekozen offerte;

• controleren van de vragen tot betalingen van de leveranciers en dienstverleners en nagaan in welke mate ze gerechtvaardigd zijn;

• ondersteunen bij het afsluiten, hernieuwen en aanpassen van de overeenkomsten naargelang de behoeften en de omstandigheden;

• een bijkomende bestelling plaatsen ...

 

Als

budgetbeheerder

mee helpen opstellen en beheren van het budget van de overheidsopdrachten en de contracten

teneinde

bij te dragen tot een optimaal financieel beheer van de organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• meehelpen aan het inschatten van de totale kost van een overheidsopdracht;

• meehelpen met het opstellen en beheren van een schema van gebeurtenissen (betalingsmodaliteiten, betalingstermijnen ...) voor elk contract;

• bijhouden en verstrekken van een gedetailleerd of geconsolideerd overzicht van de afnames van contracten;

• opmaken van een gestandaardiseerd overzicht van elk contract en deze klasseren ...

 

Als

contactpersoon

vragen beantwoorden en informatie en advies geven aan de verschillende betrokken actoren (controle-instanties, collega's, klanten, leveranciers ...)

teneinde

hen de nodige informatie te verstrekken en hen op transparante wijze te ondersteunen bij de besluitvorming.

 

Voorbeelden van taken

• verstrekken van alle bewijsstukken aan de bevoegde instantie (Inspectie van Financiën, Controle der vastleggingen, directie van het Rekenhof ...) en een antwoordvoorstel of voorstel tot actie doen met betrekking tot de geformuleerde opmerkingen of waarnemingen;

• corresponderen met verschillende actoren in het kader van procedures en hierbij op strikte wijze de basisprincipes van de reglementering te respecteren;

• op deontologisch correcte wijze deelnemen aan de besprekingen, de onderhandelingen en de opmaak van de contracten;

• de antwoorden op de gestelde vragen op te volgen;

• bevorderen van een positieve klantrelatie ...

 

Als

kennisbeheerder

kennis ontwikkelen en bijblijven inzake de evolutie van de wetgeving, rechtsleer en de rechtspraak betreffende overheidsopdrachten

teneinde

te beschikken over actuele kennis van de verschillende procedures en deze kennis binnen de organisatie verspreiden.

 

Voorbeelden van taken

• volgen van de reglementering inzake overheidsopdrachten en de ontwikkelingen ervan, alsook deze specifiek voor de gevraagde producten, diensten en/of werken;

• deelnemen aan opleidingen, seminaries … ;

• bewust maken van de klanten over de te volgen procedures;

• kennis overdragen ...

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management, medewerker, andere dienst,...	beslissingen, vragen, informatie,...	dossier, vergadering, stuurgroep, mail,...	ad hoc
kabinet/cel beleidsvoorbereiding	aanvragen van prioritiseringen voor nieuwe projecten	per brief, e-mail ...	wekelijks
aanvrager van goederen, diensten,...	technische specificaties	als dossier	wekelijks
controleorganen (inspectie van Financiën, controle vastleggingen)	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
organisaties/ondernemingen	dienstoffertes, contracten, facturen	als dossier	wekelijks
parlementsleden	mondelinge of schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management, medewerker,...	opvolging van overheidsopdrachten, bestekken,...	vergadering, stuurgroep, dossier,...	wekelijks
controle-instanties	bestekken	als dossier	wekelijks
diensten die aanvragen	bestekken, rechtvaardiging van de keuze van de leverancier,...	per brief, e-mail ...	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de hiërarchisch meerdere

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• de mondelinge adviezen per telefoon

• voorstellen van acties om de activiteiten te vereenvoudigen (klassement, templates, opvolgingstabellen)

• de behandeling van dossiers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de schriftelijke adviezen die bindend zijn voor het team

• de dossiers die door de meerdere ingediend en herzien worden

• uit de procedures stappen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de Europese richtlijnen

• wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016

• wet inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied van 13 augustus 2011 (Wet Defensie & Veiligheid)

• KB Plaatsing overheidsopdrachten Klassieke Sectoren van 18 april 2017

• KB Plaatsing overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied van 23 januari 2012

• KB tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013

• wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies van 17 juni 2013

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen van verbeteringen of vernieuwingen van procedures en instrumenten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de organisatiecontext

• persoonlijke ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.