Identification de la fonction

Code de la fonction : NLO004

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Organiser et suivre l'acquisition de produits, services et/ou travaux au sein ou en dehors de l'organisation

afin de

soutenir la préparation, l’attribution et l’exécution de marchés publics (groupés) répondant aux normes de qualité et aux conditions les plus avantageuses.

 

Concevoir et adapter des instruments de travail pour les marchés publics (groupés)

afin de

permettre l’exécution des missions du service et/ou de l’organisation dans les meilleurs conditions.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

concevoir et réaliser les dossiers les plus complexes de marchés publics (groupés) et d’accord-cadre au niveau belge ou européen dans le respect de la réglementation et des délais

afin de

permettre l’achat optimal de produits, de services et/ou de travaux.

 

Exemples de tâches

• analyser et cartographier précisément les besoins des clients ainsi que les produits et les méthodes des fournisseurs

• décider de la procédure en fonction des dispositions réglementaires, des montants et de la nature du marché

• élaborer et réviser les cahiers (spéciaux) des charges, organiser la procédure des marchés publics et assurer les publications prévues par la réglementation

• sélectionner les candidats et analyser scrupuleusement les offres

• le cas échéant, procéder à la passation du marché une fois le dossier clôturé

 

En tant que

gestionnaire de contrats

faire le suivi des contrats et veiller à leur exécution

afin de

éviter et/ou de résoudre des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques entre les intervenants.

 

Exemples de tâches

• vérifier que les prestations, produits et travaux délivrés et que les paiements réclamés sont conformes aux documents du marché et de l’offre retenue

• intervenir entre le client et l’adjudicataire pour éviter ou résoudre les problèmes

• garantir les droits des clients fédéraux

• assurer la révision des prix et les modifications dans l’exécution du marché attribué

• aider à la conclusion, le renouvellement et la modification des accords selon les besoins et circonstances

 

En tant que

gestionnaire de budget

élaborer et gérer le budget des marchés publics et des contrats

afin de

contribuer à une gestion financière optimale de l’organisation.

 

Exemples de tâches

• faire des estimations sur les budgets et marges disponibles pour les marchés publics

• élaborer et gérer, pour chaque contrat, un échéancier des événements (modalités de paiement, l'expiration, ...)

• faire le suivi budgétaire des marchés publics

 

En tant que

contrôleur

vérifier la conformité juridique et/ou la qualité technique des produits, services ou travaux délivrés

afin de

éviter ou résoudre des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques.

 

Exemples de tâches

• évaluer sous plusieurs aspects les cahiers des charges et les offres et les (faire) retravailler en cas de problème

• analyser scrupuleusement l’exécution des marchés sur l’aspect juridique et technique

• répondre aux questions procédurales, juridiques ou techniques

• élaborer des solutions en cas de problèmes juridiques

 

En tant que

développeur

développer des méthodes et des instruments de gestion

afin de

permettre la préparation, la réalisation et le suivi des marchés dans les meilleures conditions.

 

Exemples de tâches

• développer des instruments de rapportage

• établir et mettre à jour un catalogue des marchés, produits, services et travaux, et/ou une liste des clients et fournisseurs

• établir des documents types et des procédures de passation

• évaluer et ajuster en continu les méthodes utilisées

 

En tant que

personne de référence

développer et/ou entretenir des relations avec les différents intervenants, les conseiller ou négocier

afin de

améliorer la qualité et la rapidité des processus et d’aboutir à une situation gagnant-gagnant.

 

Exemples de tâches

• identifier et entretenir une relation de confiance avec les différents intervenants tout en suivant le code déontologique

• répondre aux questions (parlementaires), informer, conseiller, accompagner et favoriser une relation client positive

• répondre et/ou entreprendre une action sur les remarques et observations formulées par un organe de contrôle

• composer et/ou participer à des réunions de réseau de concertation, des comités d'évaluation et/ou des équipes de projet

• participer et/ou coordonner, de façon déontologique, aux discussions, négociations et/ou rédactions des contrats

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer ses connaissances et se tenir informé de l'évolution de la législation, de la doctrine juridique et de la jurisprudence des marchés publics et les domaines apparentés

afin de

disposer de connaissances actualisées lors des différentes procédures et les diffuser au sein de l’organisation.

 

Exemples de tâches

• suivre la réglementation nationale et européenne des marchés publics et ses évolutions et celle spécifique aux produits, services et/ou travaux demandés

• assister à des formations, des séminaires, …

• former et accompagner les collègues et les clients aux processus à suivre, transférer ses connaissances, …

• s’informer sur les produits, services et/ou travaux proposés dans les marchés publics

• donner du feedback constructif

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management, collaborateur, autre service, ...	décisions, questions, informations, ...	dossier, réunion, groupe de pilotage, mail, ...	ad hoc
cabinet / cellule stratégique	demandes d'ordre de priorité pour de nouveaux projets	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
demandeurs de services, biens, ...	spécifications techniques	en tant que dossier	hebdomadaire
organes de contrôle (Inspection des Finances, contrôleur des engagements)	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
organisations/entreprises	offres de services, contrats, factures	en tant que dossier	hebdomadaire
parlementaires	questions orales ou écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management, collègue, ...	suivi des marchés publics, cahier des charges, ...	réunion, groupe de pilotage, dossier, ...	hebdomadaire
instances de contrôle	cahier des charges	en tant que dossier	hebdomadaire
services demandeurs	cahier des charges, justification du choix du fournisseur, ...	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le supérieur hiérarchique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son propre travail

• avis, conseils et recommandations

• la gestion des dossiers

• entretien des contacts

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• implémenter des nouvelles procédures

• toute modification avec un impact sur l'équipe

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives européennes

• loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics

• loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité

• arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques

• arrêté royal du 23 janvier 2012 relatif la passation des marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité

• arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics

• loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions

 

Quelles innovations

• développer des procédures et des instruments, outils, catalogues, etc.

 

Sur base de quel cadre de référence

• le contexte de l'organisation

• expérience personnelle

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.