Assistant/Assistante prévention et protection au travail (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBTE006
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support Catégorie de métiers : 04. Emploi (TE)
Raison d'être de la fonction
Accomplir des tâches administratives, organisationnelles et de facilitation en matière de prévention et de protection au travail
afin de
contribuer de manière optimale aux services fournis par le service de prévention et/ou le conseiller en prévention.
Finalités
En tant queassistant administratif bien-être et sécuritésoutenir le service dans l’exécution de tâches légales et dans la rédaction, le traitement et/ou la vérification de documents administratifs
afin de
veiller à ce que le service de prévention, le service du personnel ou le travailleur dispose des documents nécessaires en temps utile.
Exemples de tâches
- réceptionner les formulaires de déclaration relatifs à un ou plusieurs domaines de prévention et de protection et recueillir auprès de l'employeur ou du travailleur les informations manquantes nécessaires à leur traitement
- formuler des avis de première ligne et les soumettre pour accord
- rédiger les procès-verbaux des réunions internes, les rapports intermédiaires et le rapport annuel
- rédiger des courriers standard et personnalisés pour le service et traiter la correspondance entrante et sortante
En tant queorganisateur pratiqueassurer de manière autonome l'organisation pratique d’activités dans le cadre d’événements et rechercher activement des solutions aux imprévus
afin de
contribuer à l’organisation des activités du service.
Exemples de tâches
- fixer des horaires, des rendez-vous et le planning des activités du service
- rassembler et gérer le matériel nécessaire
- réserver des salles, du matériel, etc. et en assurer le suivi
En tant quepersonne de contactrépondre aux questions ou plaintes concrètes des clients
afin de
les aider au maximum à trouver une réponse à leur question ou à leur plainte.
Exemples de tâches
- contacter les services du personnel et/ou les travailleurs afin de compléter leur dossier pour un ou plusieurs aspects lié à la sécurité et la prévention
- fournir des explications par rapport à des questions spécifiques sur les procédures de sécurité et de prévention
- transférer des dossiers aux services publics compétents pour assurer la suite du traitement
En tant quegestionnaire de données et/ou de documentationgérer le classement pour le service selon les procédures applicables
afin de
mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples de tâches
- collecter les documents à classer et encoder les informations nécessaires dans la base de données
- veiller à l’accessibilité de la classification (appliquer des labels, des tables de matières...)
- imprimer des rapports et des listes des données encodées
- contrôler les données encodées et mettre à jour la banque de données
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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hiérarchie
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demande d’analyse des risques, actions de sensibilisation et tâches administratives
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oralement, par e-mail
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quotidiennement
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collègues
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questions liées à la planification des réunions, soutien administratif pour les dossiers
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oralement, par e-mail
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quotidiennement
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travailleurs
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demande d’analyse de risques, demande d'avis, plainte
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oralement, par e-mail
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ad hoc
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contrôle du bien-être
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questions relatives à un accident du travail grave adressées à l’employeur ; questions relatives à une plainte déposée par un travailleur auprès de l'autorité de contrôle ; questions relatives à la consultation de documents relatifs au bien-être...
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oralement, par e-mail
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quotidiennement
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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hiérarchie
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conseils de première ligne sur un aspect spécifique de la prévention et de la protection (analyse des risques, avis, proposition de mesures préventives), tâches administratives effectuées (rapport annuel, rapport mensuel, fiche d'accident du travail, etc.
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oralement, par écrit, par e-mail
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quotidiennement
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représentants des travailleurs
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analyse de risques, avis, proposition de mesures de prévention
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oralement, par écrit, par e-mail
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quotidiennement
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travailleurs
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analyse de risques, avis, proposition de mesures de prévention
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oralement, par écrit, par e-mail
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quotidiennement
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contrôle du bien-être
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réponses aux demandes du contrôleur
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oralement, par écrit, par e-mail
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quotidiennement
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable du service de prévention, le conseiller en prévention
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la gestion des dossiers qui lui sont confiés
- le classement suivant la procédure établie
- les propositions d’avis de première ligne
La fonction doit demander une autorisation pour
- tout ce qui s’écarte de la procédure normale et des directives spécifiques liées à la fonction
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la loi du 4/8/1996 relative au bien-être au travail et les arrêtés d’exécution, intégrés dans le CODEX et le RGPT (Règlement général pour la protection du travail)
- les normes NBN sur l’électricité, les systèmes de détection d'incendie, l'éclairage
- les différentes normes et les normes ISO relatives aux équipements de protection individuelle (EPI)
- le système intégré de gestion de la qualité
Quelles innovations
- propositions d'amélioration liées à l’organisation du travail
Sur base de quel cadre de référence
- la loi du 4/8/1996 relative au bien-être au travail et les arrêtés d’exécution, intégrés dans le CODEX et le RGPT (Règlement général pour la protection du travail)
- les normes NBN sur l’électricité, les systèmes de détection d'incendie, l'éclairage
- les différentes normes et les normes ISO relatives aux équipements de protection individuelle (EPI)
- le système intégré de gestion de la qualité
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