Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBTE006

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 04. Emploi (TE)

Raison d'être de la fonction

Accomplir des tâches administratives, organisationnelles et de facilitation en matière de prévention et de protection au travail

afin de

contribuer de manière optimale aux services fournis par le service de prévention et/ou le conseiller en prévention.

 

Finalités

En tant que

assistant administratif bien-être et sécurité

soutenir le service dans l’exécution de tâches légales et dans la rédaction, le traitement et/ou la vérification de documents administratifs

afin de

veiller à ce que le service de prévention, le service du personnel ou le travailleur dispose des documents nécessaires en temps utile.

 

Exemples de tâches

• réceptionner les formulaires de déclaration relatifs à un ou plusieurs domaines de prévention et de protection et recueillir auprès de l'employeur ou du travailleur les informations manquantes nécessaires à leur traitement

• formuler des avis de première ligne et les soumettre pour accord

• rédiger les procès-verbaux des réunions internes, les rapports intermédiaires et le rapport annuel

• rédiger des courriers standard et personnalisés pour le service et traiter la correspondance entrante et sortante

 

En tant que

organisateur pratique

assurer de manière autonome l'organisation pratique d’activités dans le cadre d’événements et rechercher activement des solutions aux imprévus

afin de

contribuer à l’organisation des activités du service.

 

Exemples de tâches

• fixer des horaires, des rendez-vous et le planning des activités du service

• rassembler et gérer le matériel nécessaire

• réserver des salles, du matériel, etc. et en assurer le suivi

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions ou plaintes concrètes des clients

afin de

les aider au maximum à trouver une réponse à leur question ou à leur plainte.

 

Exemples de tâches

• contacter les services du personnel et/ou les travailleurs afin de compléter leur dossier pour un ou plusieurs aspects lié à la sécurité et la prévention

• fournir des explications par rapport à des questions spécifiques sur les procédures de sécurité et de prévention

• transférer des dossiers aux services publics compétents pour assurer la suite du traitement

 

En tant que

gestionnaire de données et/ou de documentation

gérer le classement pour le service selon les procédures applicables

afin de

mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

 

Exemples de tâches

• collecter les documents à classer et encoder les informations nécessaires dans la base de données

• veiller à l’accessibilité de la classification (appliquer des labels, des tables de matières...)

• imprimer des rapports et des listes des données encodées

• contrôler les données encodées et mettre à jour la banque de données

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
hiérarchie	demande d’analyse des risques, actions de sensibilisation et tâches administratives	oralement, par e-mail	quotidiennement
collègues	questions liées à la planification des réunions, soutien administratif pour les dossiers	oralement, par e-mail	quotidiennement
travailleurs	demande d’analyse de risques, demande d'avis, plainte	oralement, par e-mail	ad hoc
contrôle du bien-être	questions relatives à un accident du travail grave adressées à l’employeur ; questions relatives à une plainte déposée par un travailleur auprès de l'autorité de contrôle ; questions relatives à la consultation de documents relatifs au bien-être...	oralement, par e-mail	quotidiennement

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
hiérarchie	conseils de première ligne sur un aspect spécifique de la prévention et de la protection (analyse des risques, avis, proposition de mesures préventives), tâches administratives effectuées (rapport annuel, rapport mensuel, fiche d'accident du travail, etc.	oralement, par écrit, par e-mail	quotidiennement
représentants des travailleurs	analyse de risques, avis, proposition de mesures de prévention	oralement, par écrit, par e-mail	quotidiennement
travailleurs	analyse de risques, avis, proposition de mesures de prévention	oralement, par écrit, par e-mail	quotidiennement
contrôle du bien-être	réponses aux demandes du contrôleur	oralement, par écrit, par e-mail	quotidiennement

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable du service de prévention, le conseiller en prévention

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion des dossiers qui lui sont confiés

• le classement suivant la procédure établie

• les propositions d’avis de première ligne

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui s’écarte de la procédure normale et des directives spécifiques liées à la fonction

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la loi du 4/8/1996 relative au bien-être au travail et les arrêtés d’exécution, intégrés dans le CODEX et le RGPT (Règlement général pour la protection du travail)

• les normes NBN sur l’électricité, les systèmes de détection d'incendie, l'éclairage

• les différentes normes et les normes ISO relatives aux équipements de protection individuelle (EPI)

• le système intégré de gestion de la qualité

 

Quelles innovations

• propositions d'amélioration liées à l’organisation du travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• la loi du 4/8/1996 relative au bien-être au travail et les arrêtés d’exécution, intégrés dans le CODEX et le RGPT (Règlement général pour la protection du travail)

• les normes NBN sur l’électricité, les systèmes de détection d'incendie, l'éclairage

• les différentes normes et les normes ISO relatives aux équipements de protection individuelle (EPI)

• le système intégré de gestion de la qualité

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.