Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBTE006

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)

Doel van de functie

Administratieve, organisatorische en faciliterende taken verzorgen inzake preventie en bescherming op het werk

teneinde

optimaal bij te dragen tot de dienstverlening van de preventiedienst en/of -adviseur.

 

Resultaatgebieden

Als

administratief assistent welzijn en veiligheid

de dienst mee ondersteunen bij de uitvoering van de wettelijke taken en opstellen, bewerken en/of verifiëren van administratieve documenten

teneinde

ervoor te zorgen dat de preventiedienst, personeelsdienst of werknemer tijdig over de nodige documenten beschikt.

 

Voorbeelden van taken

• ontvangen van aangifteformulieren inzake één of meer domeinen inzake preventie en bescherming en inwinnen van de ontbrekende informatie bij werkgever of werknemer noodzakelijk voor de afhandeling ervan

• eerstelijnsadvies formuleren en voor akkoord voorleggen

• opmaken van verslagen van interne vergaderingen, tussentijdse verslagen en een jaarverslag

• opstellen van standaard- en gepersonaliseerde brieven voor de dienst en behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling

 

Als

praktische organisator

vanuit praktisch oogpunt zelfstandig activiteiten in het kader van evenementen organiseren en actief oplossingen zoeken voor onverwachte problemen

teneinde

bij te dragen tot de organisatie van de activiteiten in de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van roosters, afspraken en planning van de activiteiten van de dienst

• verzamelen en beheren van het nodige materiaal

• reserveren van zalen, materiaal,… en de opvolging hiervan garanderen

 

Als

contactpersoon

concrete vragen of klachten van klanten beantwoorden

teneinde

hen maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag of klacht.

 

Voorbeelden van taken

• contact opnemen met personeelsdiensten en/of werknemers in het kader van het vervolledigen van hun dossiers inzake één of meer aspecten van veiligheid en preventie

• toelichtingen geven bij concrete vragen over de procedures m.b.t. veiligheid en preventie

• overdragen van dossiers naar de bevoegde overheidsinstanties voor verdere verwerking

 

Als

gegevens- en/of documentatiebeheerder

beheren van het klassement voor de dienst volgens de geldende procedures

teneinde

de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van de te klasseren documenten en invullen van de noodzakelijke informatie in de databank

• verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (oa. labels aanbrengen, inhoudstabel,…)

• uitprinten van lijsten en rapporten van ingevoerde gegevens

• controleren van de ingevoerde gegevens en up to date houden van de databank

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchie	opdracht voor uitvoeren van risicoanalyse, sensibiliseringsacties en administratieve taken	mondeling, mail	dagelijks
collega's	vragen voor plannen vergadering, administratieve ondersteuning bij dossiers	mondeling, mail	dagelijks
werknemers	vraag voor risicoanalyse, advies, klacht	mondeling, mail	ad hoc
controle van het welzijn	vragen n.a.v. een zwaar arbeidsongeval bij de werkgever; vragen m.b.t een klacht van een werknemer neergelegd bij de toezichthoudende overheid; vragen m.b.t. inzage in welzijnsdocumenten …	mondeling, mail	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchie	eerstelijnsadvies ivm dossiers mbt bepaald aspect preventie en bescherming (risicoanalyse, advies, voorstel voor,preventiemaatregelen), Uitgevoerde administratieve taken (jaarverslag, maandverslag, arbeidsongevallensteekkaart, …)	mondeling, schriftelijk, mail	dagelijks
vertegenwoordigers van de werknemers	risicoanalyse, advies, voorstel voor preventiemaatregelen	mondeling, schriftelijk, mail	dagelijks
werknemers	risicoanalyse, advies, voorstel voor preventiemaatregelen	mondeling, schriftelijk, mail	dagelijks
controle van het welzijn	antwoorden op vragen van de controleur	mondeling, schriftelijk, mail	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd van de preventiedienst, de preventieadviseur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer van de toegekende dossiers

• het klassement volgens vastgelegde procedure

• de voorstellen van eerstelijnsadvies

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alles wat afwijkt van de normale procedure en de specifieke richtlijnen voor de functie

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Wet van 4/8/1996 betreffende het welzijn op het werk en de uitvoeringsbesluiten, opgenomen in de CODEX en het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming)

• NBN-normen aangaande elektriciteit, branddetectiesystemen, verlichting

• diverse en ISO normen voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's)

• geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem

 

Welke vernieuwingen

• verbetervoorstellen voor de organisatie van het werk

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Wet van 4/8/1996 betreffende het welzijn op het werk en de uitvoeringsbesluiten, opgenomen in de CODEX en het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming)

• NBN-normen aangaande elektriciteit, branddetectiesystemen, verlichting

• diverse en ISO normen voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's)

• geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.