Assistent/Assistente preventie en bescherming op het werk (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : VBFBTE006
Niveau: C
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 04. Tewerkstelling (TE)
Doel van de functie
Administratieve, organisatorische en faciliterende taken verzorgen inzake preventie en bescherming op het werk
teneinde
optimaal bij te dragen tot de dienstverlening van de preventiedienst en/of -adviseur.
Resultaatgebieden
Alsadministratief assistent welzijn en veiligheidde dienst mee ondersteunen bij de uitvoering van de wettelijke taken en opstellen, bewerken en/of verifiëren van administratieve documenten
teneinde
ervoor te zorgen dat de preventiedienst, personeelsdienst of werknemer tijdig over de nodige documenten beschikt.
Voorbeelden van taken
- ontvangen van aangifteformulieren inzake één of meer domeinen inzake preventie en bescherming en inwinnen van de ontbrekende informatie bij werkgever of werknemer noodzakelijk voor de afhandeling ervan
- eerstelijnsadvies formuleren en voor akkoord voorleggen
- opmaken van verslagen van interne vergaderingen, tussentijdse verslagen en een jaarverslag
- opstellen van standaard- en gepersonaliseerde brieven voor de dienst en behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling
Alspraktische organisatorvanuit praktisch oogpunt zelfstandig activiteiten in het kader van evenementen organiseren en actief oplossingen zoeken voor onverwachte problemen
teneinde
bij te dragen tot de organisatie van de activiteiten in de dienst.
Voorbeelden van taken
- opstellen van roosters, afspraken en planning van de activiteiten van de dienst
- verzamelen en beheren van het nodige materiaal
- reserveren van zalen, materiaal,… en de opvolging hiervan garanderen
Alscontactpersoonconcrete vragen of klachten van klanten beantwoorden
teneinde
hen maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag of klacht.
Voorbeelden van taken
- contact opnemen met personeelsdiensten en/of werknemers in het kader van het vervolledigen van hun dossiers inzake één of meer aspecten van veiligheid en preventie
- toelichtingen geven bij concrete vragen over de procedures m.b.t. veiligheid en preventie
- overdragen van dossiers naar de bevoegde overheidsinstanties voor verdere verwerking
Alsgegevens- en/of documentatiebeheerderbeheren van het klassement voor de dienst volgens de geldende procedures
teneinde
de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken
- verzamelen van de te klasseren documenten en invullen van de noodzakelijke informatie in de databank
- verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (oa. labels aanbrengen, inhoudstabel,…)
- uitprinten van lijsten en rapporten van ingevoerde gegevens
- controleren van de ingevoerde gegevens en up to date houden van de databank
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
hiërarchie
|
opdracht voor uitvoeren van risicoanalyse, sensibiliseringsacties en administratieve taken
|
mondeling, mail
|
dagelijks
|
collega's
|
vragen voor plannen vergadering, administratieve ondersteuning bij dossiers
|
mondeling, mail
|
dagelijks
|
werknemers
|
vraag voor risicoanalyse, advies, klacht
|
mondeling, mail
|
ad hoc
|
controle van het welzijn
|
vragen n.a.v. een zwaar arbeidsongeval bij de werkgever; vragen m.b.t een klacht van een werknemer neergelegd bij de toezichthoudende overheid; vragen m.b.t. inzage in welzijnsdocumenten …
|
mondeling, mail
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
hiërarchie
|
eerstelijnsadvies ivm dossiers mbt bepaald aspect preventie en bescherming (risicoanalyse, advies, voorstel voor,preventiemaatregelen), Uitgevoerde administratieve taken (jaarverslag, maandverslag, arbeidsongevallensteekkaart, …)
|
mondeling, schriftelijk, mail
|
dagelijks
|
vertegenwoordigers van de werknemers
|
risicoanalyse, advies, voorstel voor preventiemaatregelen
|
mondeling, schriftelijk, mail
|
dagelijks
|
werknemers
|
risicoanalyse, advies, voorstel voor preventiemaatregelen
|
mondeling, schriftelijk, mail
|
dagelijks
|
controle van het welzijn
|
antwoorden op vragen van de controleur
|
mondeling, schriftelijk, mail
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd van de preventiedienst, de preventieadviseur
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het beheer van de toegekende dossiers
- het klassement volgens vastgelegde procedure
- de voorstellen van eerstelijnsadvies
De functie moet autorisatie vragen voor
- alles wat afwijkt van de normale procedure en de specifieke richtlijnen voor de functie
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Wet van 4/8/1996 betreffende het welzijn op het werk en de uitvoeringsbesluiten, opgenomen in de CODEX en het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming)
- NBN-normen aangaande elektriciteit, branddetectiesystemen, verlichting
- diverse en ISO normen voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's)
- geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem
Welke vernieuwingen
- verbetervoorstellen voor de organisatie van het werk
Gebaseerd op welk referentiekader
- Wet van 4/8/1996 betreffende het welzijn op het werk en de uitvoeringsbesluiten, opgenomen in de CODEX en het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming)
- NBN-normen aangaande elektriciteit, branddetectiesystemen, verlichting
- diverse en ISO normen voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's)
- geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem
|