Expert/Experte secrétariat de direction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBSA012
Niveau: B
Famille de fonctions : Agents de support Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Offrir une assistance administrative et organisationnelle à un ou plusieurs membres de la direction
afin de
contribuer de manière confidentielle au bon déroulement des activités quotidiennes d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s).
Finalités
En tant queassistantcoordonner des activités administratives, budgétaires, juridiques et/ou de planification
afin de
soutenir un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s) et de permettre un fonctionnement efficace.
Exemples de tâches
- veiller au déroulement des réunions (documents, PV, présentations, signataires…)
- répondre aux questions et aux plaintes adressées à un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)
- se charger de la correspondance d'un ou plusieurs membres de la direction afin de gérer au mieux leurs contacts
- assurer le suivi de plusieurs dossiers spécifiques afin de réduire la charge de travail du membre de la direction
- préparer des communications au nom d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)
En tant queorganisateurintervenir dans la gestion et la planification d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)
afin de
faciliter le fonctionnement global de la direction, du service ou du/de la responsable.
Exemples de tâches
- organiser l’agenda d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)
- organiser des réunions, des colloques
- contribuer à l’organisation d’événements et séminaires
- organiser les déplacements
- réserver et prévoir le matériel logistique pour le service
En tant quegestionnaire de donnéesorganiser les informations, données et documents pertinents
afin de
assurer un accès rapide et efficace à des informations/connaissances de qualité à l’organisation, à la/aux direction(s) ou au(x) service(s).
Exemples de tâches
- augmenter l’accessibilité des informations, données et documents
- stocker de façon sécurisée et pérenne des informations, données et documents
- mettre à jour les bases de données sur le contenu et/ou sur la forme
- contrôler la qualité et l’accessibilité des documents, dossiers ou informations classés
En tant quepersonne de contactorganiser les relations internes et externes pour un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)
afin de
les soutenir dans leur démarche.
Exemples de tâches
- répondre aux demandes de renseignements, aux questions et aux plaintes
- orienter vers les personnes et les services spécialisés
En tant quegestionnaire de connaissancesdévelopper ses connaissances
afin de
proposer des améliorations concrètes au fonctionnement d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s).
Exemples de tâches
- suivre des formations, des séminaires, sur la matière
- proposer des améliorations
- partager des connaissances et des astuces avec les collègues
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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directeur, responsable de service
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demande de dossiers, demande de RDV, demande d'organisation de réunion/événement
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oralement, par écrit
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quotidiennement
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autres services
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dossiers, prise de RDV
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oralement, par écrit
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quotidiennement
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intervenants externes, visiteurs
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demandes de RDV, informations
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oralement, par écrit
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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directeur, responsable de service
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informations, problèmes, suggestions d’améliorations
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oralement, par écrit
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quotidiennement
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autres services
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échange d’informations
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oralement, par écrit
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quotidiennement
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intervenants externes, visiteurs
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informations
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oralement, par écrit
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable de service ou le directeur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- obtenir des informations supplémentaires
- ses propres activités à court terme (contrôle régulier)
La fonction doit demander une autorisation pour
- tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques prévues pour la fonction
- les communications et la gestion des dossiers importants
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- procédures et directives des services/directions
- lignes de conduite en matière de communication interne et externe
Quelles innovations
- proposer, de manière proactive, des améliorations aux procédures, techniques et méthodes existantes
Sur base de quel cadre de référence
- connaissance des procédures/directives liées à son domaine de responsabilités
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