Identificatie van de functie

Functiecode : LOLO-A1L2-0001

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Coördineren van het team Facility

teneinde

tijdig te beschikken over de materiële middelen die nodig zijn voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en om bij te dragen tot de realisatie van de operationele en logistieke doelstellingen van de dienst.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

coördineren van de activiteiten van het team Facility en zorgen voor de logistieke middelen die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de instelling

teneinde

bij te dragen tot de realisatie van de operationele doelstellingen van de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• waarborgen dat de gebouwen en hun uitrusting permanent onderhouden worden

• toezien op de kwaliteit en tijdige uitvoering van de taken en bijsturen indien nodig

• superviseren en opvolgen van de werken die door externe firma's of door de interne teams uitgevoerd worden

• meewerken aan de opstelling van de bestekken

 

Als

expert

adviseren over de logistieke middelen die vereist zijn en ze optimaliseren

teneinde

bij te dragen tot een optimale werking van de organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• de behoeften van de afdelingen analyseren en een advies formuleren

• het functioneringsbudget van de installaties voorbereiden

• adviezen formuleren m.b.t de nodige rationaliseringen en besparingen

• adviseren over complexe (aankoop)dossiers op technisch, budgettair en administratief vlak

 

Als

leidinggevende

coördineren van de activiteiten van het team Facility op korte termijn

teneinde

de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren.

 

Voorbeelden van taken

• gedragsrichtlijnen en duidelijke doelstellingen geven aan de medewerkers

• de activiteiten verdelen en zich bezig houden met de coördinatie ervan

• de competenties van de medewerkers verdelen over de teams

• de resultaten opvolgen en corrigeren

• teamvergaderingen organiseren

 

Als

coach

medewerkers motiveren en begeleiden bij hun dagelijkse activiteiten

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling en hun mentaal welzijn en hen de gelegenheid te bieden om zoveel mogelijk vooruitgang te boeken.

 

Voorbeelden van taken

• evalueren van de verwezenlijking van de vastgelegde doelstellingen

• individuele gesprekken voeren met de medewerkers, alsook bespreken van de aandachtspunten en de aanwezige en te ontwikkelen competenties

• begeleiden, steunen en stimuleren van de ontwikkeling van iedere persoon

• op constructieve wijze feedback geven wat betreft de manier van functioneren

• medewerkers meer inzicht te geven in hun sterktes en zwaktes

 

Als

dossierbeheerder

complexe aanvragen behandelen en toepassen van interne richtlijnen en instructies, alsook toezien op de afwerking van de aanvragen in de vereiste vorm en binnen de gewenste termijn

teneinde

de verplichtingen en de vereiste termijnen strikt te respecteren.

 

Voorbeelden van taken

• evalueren van de voorstellen met een budgettaire impact en analyseren van de dossiers die ingediend worden

• de aanpassing van de ingediende dossiers vragen

• bijkomende documenten vragen

• zorgen dat de dossiers tijdig doorgegeven worden

• informatie uitwisselen met de Regie der Gebouwen

 

Als

interne contactpersoon

verspreiden van de nodige instructies en praktijken inzake facilities

teneinde

te garanderen dat de betrokken departementen, de medewerkers van de dienst en de organisatie zelf een uniforme werkwijze volgen.

 

Voorbeelden van taken

• bijhouden en verspreiden (bijv. het beheer van de kosten) van de statistieken inzake het Economaat

• verspreiden van de arbeidsprocedures en -instructies

• vertegenwoordigen van de dienst en relaties onderhouden met de klanten en met interne en externe partners

• de richtlijnen binnen de organisatie interpreteren en meedelen

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de rechtspraak, de wetgeving en de reglementering inzake het Facility Management en overheidsopdrachten

teneinde

werking van het team continu te verbeteren.

 

Voorbeelden van taken

• de laatste ontwikkelingen op wetgevingsgebied in het domein opvolgen

• de vakliteratuur raadplegen

• de verworven kennis aan de medewerkers en de betrokkenen doorgeven

• deelnemen aan interne opleidingen en projecten in het domein facilities, aan externe colloquia en reflectiegroepen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
interne departementen, diensten	uitwisselen, overtuigen		dagelijks
Regie der Gebouwen	uitwisselen		ad hoc
leveranciers	uitwisselen, rapporteren		dagelijks
diensthoofd Facility	rapporteren		dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
interne departementen, diensten	uitwisselen, overtuigen		dagelijks
Regie der Gebouwen	uitwisselen		ad hoc
leveranciers	uitwisselen, overtuigen		dagelijks
diensthoofd Facility	rapporteren		dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd Facility

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• operationele routinebeslissingen

• operationele adviezen aan klanten

• voorstellen aan de hiërarchische lijn van nieuwe instrumenten, procedures,…of de verbetering ervan

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen met een impact op de organisatie

• complexe operationele beslissingen

• wijzigingen van de prioriteiten

• wijzigingen van procedures,… of de verbetering ervan

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

 

Welke vernieuwingen

• verbetering van de werkorganisatie binnen het team

• verbeteringen aan processen en procedures in het domein van Facility Management

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.