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Attaché A2 - Responsable secrétariat et traduction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA127
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assurer le fonctionnement optimal de la direction Secrétariat-Traduction en développant une stratégie en termes d'objectifs à atteindre et de moyens à mettre en oeuvre et en supervisant l'organisation et la répartition du travail
afin de
permettre au secrétariat d'exécuter au mieux ses tâches de rapportage des divers organes de gestion de l'Inasti et à la traduction de fournir dans les meilleurs délais une traduction correcte et lisible des différents documents.
Finalités
En tant queresponsable du secrétariat
- organiser le secrétariat du Conseil d'Administration et du Comité de gestion de l'Inasti et assurer le suivi de diverses réunions stratégiques (Conseil de direction, réunions des chefs de direction, réunions des dirigeants de bureau régional, comité de concertation de base,...)
afin de
- fournir à leurs membres de la documentation adéquate ainsi que des rapports de réunions corrects et structurés.
Exemples de tâches
- organiser les activités du service secrétariat,
- collecter les documents inscrits à l'ordre du jour des réunions, veiller à leur relecture, leur structuration et leur remise en forme éventuelle
- diffuser les documents aux participants aux réunions
- assister à toutes les réunions stratégiques (Conseil d'administration, Conseil de direction, comité de concertation de base, réunions des chefs de direction et des dirigeants de bureau régional), rédiger des procès-verbaux pertinents et veiller à ce que ces documents soient traduits.
En tant que
responsable du service de traduction
- superviser l'organisation des activités ainsi que la mise en oeuvre efficiente des moyens techniques et humains
afin de
- garantir le fonctionnement optimal du service de traduction.
Exemples de tâches
- assurer la direction hiérarchique du service
- superviser la répartition du travail et, en concertation avec le traducteur-réviseur, déterminer un ordre de priorité dans les tâches à accomplir
- superviser, en concertation avec le traducteur-réviseur, la gestion du personnel et des outils de travail mis à la disposition des traducteurs
- assurer le rôle de relais entre le service et l'administateur-général
En tant que
participant aux réunions des chefs de direction
- participer de manière collégiale et constructive à l'élaboration et à la communication de la vision stratégique et à son implémentation
afin de
- prévoir et gérer l'évolution des missions ainsi que l'organisation.
Exemples de tâches
- informer, exposer les problèmes
- définir en commun les orientations à suivre
- participer à la prise de décisions
- faire rapport sur le suivi des projets (notamment en matière de difusion de l'information ou de style-maison)
En tant que
coach
- diriger les collaborateurs directs
afin de
- les motiver dans l'accomplissement de leurs tâches et améliorer leurs prestations.
Exemples de tâches
- répartir le travail, donner des directives claires et des objectifs précis aux collaborateurs
- accompagner les collaborateurs dans leur développement
- veiller à la formation des nouveaux collaborateurs
- donner du feed-back constructif, tant positif que négatif, sur le fonctionnement des collaborateurs
- évaluer les collaborateurs directs
En tant que
coordinateur
- organiser la diffusion interne de l'information
afin de
- améliorer la communication entre l'administration centrale et les bureaux régionaux de l'Institut national.
Exemples de tâches
- assurer le suivi du plan d'action : organigramme fonctionnel, personnes de contact, ...
- mettre à la disposition des responsables de l'administration centrale et des bureaux régionaux des informations stratégiques : collecte d'informations, mise en forme et diffusion sur le réseau informatique
- mettre en place assurer le suivi d'une nouvelle organisation des réunions entre l'administration centrale et les bureaux régionaux.
En tant que
responsable du style-maison
- développer et mettre en oeuvre un "style-maison" homogène au niveau de la communication formelle interne et externe
afin de
- profiler l'institution vis-à-vis de l'extérieur.
Exemples de tâches
- définir et adapter régulièrement les normes de la communication
- contrôler la bonne application, par les agents de l'INASTI, des normes adoptées
- rédiger des rapports sur le suivi du projet
En tant que
gestionnaire de documents
- prendre les mesures nécessaires pour garantir la conservation et le classement de la documentation
afin de
- garder celle-ci en permanence accessible et utilisable.
Exemples de tâches
- développer et implémenter un système d'archivage efficace qui permette d'assurer le suivi, la mise au point et l'organisation du classement officiel des documents des instances de gestion de l'INASTI.
- prendre contact avec les services concernés (communication, informatique, ... et assurer le suivi du processus.
Positionnement
La fonction est dirigée par
l'Administrateur général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.