Identificatie van de functie

Functiecode : DSA127

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

De optimale werking van de directie secretariaat-vertaling verzekeren door het ontwikkelen van een strategie inzake te bereiken doelstellingen en in te zetten middelen waarbij wordt toegezien op de organisatie en de verdeling van het werk

teneinde

het secretariaat de mogelijkheid te bieden haar rapporteringsfuncties ten aanzien van de verschillende beheersorganen zo goed mogelijk te vervullen en de vertaaldienst de mogelijkheid te bieden om zo snel mogelijk een correcte en vlot leesbare vertaling van verschillende documenten af te leveren.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke van het secretariaat

het organiseren van het secretariaat van de Raad van beheer en het Beheerscomité van het RSVZ en de opvolging van de verschillende vergaderingen verzekeren (Directieraad, vergaderingen van de directiechefs, vergaderingen van de directiechefs, vergaderingen van de dienstleiders van de gewestelijke kantoren, basisoverlegcomité, ...)

teneinde

de leden van deze vergaderingen de geschikte documentatie alsook coherente en gestructureerde verslagen te bezorgen.

 

Voorbeelden van taken

• de activiteiten van de dienst secretariaat organiseren

• de documenten verzamelen die op de agenda staan van de vergaderingen, ervoor zorgen dat ze herlezen en herstructureerd worden en eventueel dat de lay-out ervan aangepast wordt

• de documenten aan de deelnemers van de vergaderingen sturen

• deelnemen aan alle strategische vergaderingen (Raad van Beheer, Directieraad, Basisoverlegcomité, vergaderingen van de directiechefs en van de dienstleiders van de gewestelijke kantoren), relevante notulen opstellen en ervoor zorgen dat die documenten vertaald worden.

 

Als

verantwoordelijke van de vertaaldienst

superviseren van de organisatie van de activiteiten alsook het efficiënt benutten van de technische en menselijke middelen

teneinde

de optimale werking van de vertaaldienst te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• de hiërarchische directie van de dienst verzekeren

• de werkverdeling superviseren en, in samenwerking met de vertaler-revisor, de prioriteiten bij het uitvoeren van de taken bepalen

• in samenwerking met de vertaler-revisor superviseren van het beheer van het personeel en de middelen die ter beschikking gesteld worden van de vertalers

• verzekeren van de rol van tussenpersoon tussen de dienst en de administrateur-generaal

 

Als

deelnemer aan de vergaderingen van de directiechefs

op collegiale en constructieve wijze deelnemen aan het uitwerken en het meedelen van de strategische visie en aan de implementatie ervan

teneinde

de evolutie van de opdrachten alsook de organisatie te voorzien en te beheren

 

Voorbeelden van taken

• informeren, de problemen toelichten

• gezamenlijk de te volgen richtsnoeren bepalen

• aan de besluitvorming deelnemen

• verslag uitbrengen over de opvolging van de projecten (onder ander inzake de informatieverspreiding en de huisstijl)

 

Als

coach

leiden van de directe medewerkers

teneinde

hen te motiveren bij het uitvoeren van hun taken en hun prestaties te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• het werk verdelen

• de medewerkers begeleiden in hun ontwikkeling

• toezien op de opleiding van nieuwe medewerkers

• geven van constructieve feedback, zowel positief als negatief, over de werking van de medewerkers

• de directe medewerkers evalueren

 

Als

coördinator

de interne informatieverspreiding organiseren

teneinde

de communicatie tussen het centraal bestuur en de gewestelijke kantoren van het RSVZ te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• de opvolging van het actieplan verzekeren : functioneel organogram, contactpersonen...

• strategische informaties ter beschikking stellen van de verantwoordelijken van het centraal bestuur en de gewestelijke kantoren : verzamelen van informatie, lay-out en verspreiding op het informaticanetwerk

• de opvolging van een nieuwe organisatie van de vergaderingen tussen het centraal bestuur en de gewestelijke kantoren invoeren en verzekeren.

 

Als

verantwoordelijke voor de huisstijl

ontwikkelen en toepassen van een homogene 'huisstijl' inzake interne en externe communicatie

teneinde

de instelling te profileren ten aanzien van de buitenwereld.

 

Voorbeelden van taken

• bepalen en regelmatig aanpassen van de communicatienormen

• de goede toepassing van deze normen door de personeelsleden van het RSVZ controleren

• opstellen van verslagen inzake de opvolging van het project

 

Als

documentbeheerder

de nodige maatregelen nemen zodat de documentatie bewaard en geklasseerd kan worden

teneinde

de documentatie permanent toegankelijk en bruikbaar te houden.

 

Voorbeelden van taken

• een doeltreffend opslagsysteem ontwikkelen en implementeren waardoor de opvolging, de uitwerking en de organisatie van een officieel klassement van de documenten van de beheersinstanties van het RSVZ verzekerd worden.

• contact opnemen met de betrokken diensten (Communicatie, Informatica,….) en zorgen voor de opvolging van de procedure.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de administrateur-generaal

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.