Attaché A2 - Responsable secrétariat et traduction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA127
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assurer le fonctionnement optimal de la direction Secrétariat-Traduction en développant une stratégie en termes d'objectifs à atteindre et de moyens à mettre en oeuvre et en supervisant l'organisation et la répartition du travail
afin de
permettre au secrétariat d'exécuter au mieux ses tâches de rapportage des divers organes de gestion de l'Inasti et à la traduction de fournir dans les meilleurs délais une traduction correcte et lisible des différents documents.
Finalités
En tant queresponsable du secrétariatorganiser le secrétariat du Conseil d'Administration et du Comité de gestion de l'Inasti et assurer le suivi de diverses réunions stratégiques (Conseil de direction, réunions des chefs de direction, réunions des dirigeants de bureau régional, comité de concertation de base,...)
afin de
fournir à leurs membres de la documentation adéquate ainsi que des rapports de réunions corrects et structurés.
Exemples de tâches
- organiser les activités du service secrétariat,
- collecter les documents inscrits à l'ordre du jour des réunions, veiller à leur relecture, leur structuration et leur remise en forme éventuelle
- diffuser les documents aux participants aux réunions
- assister à toutes les réunions stratégiques (Conseil d'administration, Conseil de direction, comité de concertation de base, réunions des chefs de direction et des dirigeants de bureau régional), rédiger des procès-verbaux pertinents et veiller à ce que ces documents soient traduits.
En tant queresponsable du service de traductionsuperviser l'organisation des activités ainsi que la mise en oeuvre efficiente des moyens techniques et humains
afin de
garantir le fonctionnement optimal du service de traduction.
Exemples de tâches
- assurer la direction hiérarchique du service
- superviser la répartition du travail et, en concertation avec le traducteur-réviseur, déterminer un ordre de priorité dans les tâches à accomplir
- superviser, en concertation avec le traducteur-réviseur, la gestion du personnel et des outils de travail mis à la disposition des traducteurs
- assurer le rôle de relais entre le service et l'administateur-général
En tant queparticipant aux réunions des chefs de directionparticiper de manière collégiale et constructive à l'élaboration et à la communication de la vision stratégique et à son implémentation
afin de
prévoir et gérer l'évolution des missions ainsi que l'organisation.
Exemples de tâches
- informer, exposer les problèmes
- définir en commun les orientations à suivre
- participer à la prise de décisions
- faire rapport sur le suivi des projets (notamment en matière de difusion de l'information ou de style-maison)
En tant quecoachdiriger les collaborateurs directs
afin de
les motiver dans l'accomplissement de leurs tâches et améliorer leurs prestations.
Exemples de tâches
- répartir le travail, donner des directives claires et des objectifs précis aux collaborateurs
- accompagner les collaborateurs dans leur développement
- veiller à la formation des nouveaux collaborateurs
- donner du feed-back constructif, tant positif que négatif, sur le fonctionnement des collaborateurs
- évaluer les collaborateurs directs
En tant quecoordinateurorganiser la diffusion interne de l'information
afin de
améliorer la communication entre l'administration centrale et les bureaux régionaux de l'Institut national.
Exemples de tâches
- assurer le suivi du plan d'action : organigramme fonctionnel, personnes de contact, ...
- mettre à la disposition des responsables de l'administration centrale et des bureaux régionaux des informations stratégiques : collecte d'informations, mise en forme et diffusion sur le réseau informatique
- mettre en place assurer le suivi d'une nouvelle organisation des réunions entre l'administration centrale et les bureaux régionaux.
En tant queresponsable du style-maisondévelopper et mettre en oeuvre un "style-maison" homogène au niveau de la communication formelle interne et externe
afin de
profiler l'institution vis-à-vis de l'extérieur.
Exemples de tâches
- définir et adapter régulièrement les normes de la communication
- contrôler la bonne application, par les agents de l'INASTI, des normes adoptées
- rédiger des rapports sur le suivi du projet
En tant quegestionnaire de documentsprendre les mesures nécessaires pour garantir la conservation et le classement de la documentation
afin de
garder celle-ci en permanence accessible et utilisable.
Exemples de tâches
- développer et implémenter un système d'archivage efficace qui permette d'assurer le suivi, la mise au point et l'organisation du classement officiel des documents des instances de gestion de l'INASTI.
- prendre contact avec les services concernés (communication, informatique, ... et assurer le suivi du processus.
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions, info générale
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réunion, groupe de pilotage
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bimensuel
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instructions, questions
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contact personnel
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hebdomadaire
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instructions, questions
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par note, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres directions
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instructions, législation
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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par note, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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législation (loi, AR, AM ...
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par note, e-mail ...
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mensuel
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collaborateurs
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questions
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réunion
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mensuel
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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rapports écrits
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par note, e-mail ...
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trimestriel
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statistiques
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par note, e-mail ...
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mensuel
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autres serv. publ. féd.
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législation (loi, AR, AM ...
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par note, e-mail ...
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mensuel
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collaborateurs
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instructions, législation
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réunion, groupe de pilotage
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mensuel
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instructions, législation
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par note, e-mail ...
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mensuel
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Positionnement
La fonction est dirigée par
l'Administrateur général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation du travail
- résolution de problèmes quotidien dans son domaine de compétence
La fonction doit demander une autorisation pour
- les documents en fonction des réunions, affectations, délégations de pouvoir
- le choix et la gestion des moyens informatiques
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
budget de gestion : 54 millions euros - budget de missions : 4 milliards euros
Budget de travail propre
/
Autres données quantitatives
1. Nombre de collaborateurs directs: 2 (Niv A), 2 (Niv B), 2 (Niv C)
2. La fonction est en contact régulier avec l'ensemble de la hiérarchie, y compris avec les dirigeants de bureau régional.
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- statut social des travailleurs indépendants
- contrat d'administration et plan d'administration
Quelles innovations
- style de rapportage (e-mapping)
- informatisation de procédures de travail (ex: archivage électronique)
Sur base de quel cadre de référence
- interne et externe (formations, IPSS, projets, etc.)
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