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Attaché A2 - Responsable secrétariat et traduction (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA127

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Assurer le fonctionnement optimal de la direction Secrétariat-Traduction en développant une stratégie en termes d'objectifs à atteindre et de moyens à mettre en oeuvre et en supervisant l'organisation et la répartition du travail

afin de

permettre au secrétariat d'exécuter au mieux ses tâches de rapportage des divers organes de gestion de l'Inasti et à la traduction de fournir dans les meilleurs délais une traduction correcte et lisible des différents documents.

 

Finalités
En tant que
responsable du secrétariat
    organiser le secrétariat du Conseil d'Administration et du Comité de gestion de l'Inasti et assurer le suivi de diverses réunions stratégiques (Conseil de direction, réunions des chefs de direction, réunions des dirigeants de bureau régional, comité de concertation de base,...)

afin de

    fournir à leurs membres de la documentation adéquate ainsi que des rapports de réunions corrects et structurés.

 

Exemples de tâches
  • organiser les activités du service secrétariat,
  • collecter les documents inscrits à l'ordre du jour des réunions, veiller à leur relecture, leur structuration et leur remise en forme éventuelle
  • diffuser les documents aux participants aux réunions
  • assister à toutes les réunions stratégiques (Conseil d'administration, Conseil de direction, comité de concertation de base, réunions des chefs de direction et des dirigeants de bureau régional), rédiger des procès-verbaux pertinents et veiller à ce que ces documents soient traduits.

 

En tant que
responsable du service de traduction
    superviser l'organisation des activités ainsi que la mise en oeuvre efficiente des moyens techniques et humains

afin de

    garantir le fonctionnement optimal du service de traduction.

 

Exemples de tâches
  • assurer la direction hiérarchique du service
  • superviser la répartition du travail et, en concertation avec le traducteur-réviseur, déterminer un ordre de priorité dans les tâches à accomplir
  • superviser, en concertation avec le traducteur-réviseur, la gestion du personnel et des outils de travail mis à la disposition des traducteurs
  • assurer le rôle de relais entre le service et l'administateur-général

 

En tant que
participant aux réunions des chefs de direction
    participer de manière collégiale et constructive à l'élaboration et à la communication de la vision stratégique et à son implémentation

afin de

    prévoir et gérer l'évolution des missions ainsi que l'organisation.

 

Exemples de tâches
  • informer, exposer les problèmes
  • définir en commun les orientations à suivre
  • participer à la prise de décisions
  • faire rapport sur le suivi des projets (notamment en matière de difusion de l'information ou de style-maison)

 

En tant que
coach
    diriger les collaborateurs directs

afin de

    les motiver dans l'accomplissement de leurs tâches et améliorer leurs prestations.

 

Exemples de tâches
  • répartir le travail, donner des directives claires et des objectifs précis aux collaborateurs
  • accompagner les collaborateurs dans leur développement
  • veiller à la formation des nouveaux collaborateurs
  • donner du feed-back constructif, tant positif que négatif, sur le fonctionnement des collaborateurs
  • évaluer les collaborateurs directs

 

En tant que
coordinateur
    organiser la diffusion interne de l'information

afin de

    améliorer la communication entre l'administration centrale et les bureaux régionaux de l'Institut national.

 

Exemples de tâches
  • assurer le suivi du plan d'action : organigramme fonctionnel, personnes de contact, ...
  • mettre à la disposition des responsables de l'administration centrale et des bureaux régionaux des informations stratégiques : collecte d'informations, mise en forme et diffusion sur le réseau informatique
  • mettre en place assurer le suivi d'une nouvelle organisation des réunions entre l'administration centrale et les bureaux régionaux.

 

En tant que
responsable du style-maison
    développer et mettre en oeuvre un "style-maison" homogène au niveau de la communication formelle interne et externe

afin de

    profiler l'institution vis-à-vis de l'extérieur.

 

Exemples de tâches
  • définir et adapter régulièrement les normes de la communication
  • contrôler la bonne application, par les agents de l'INASTI, des normes adoptées
  • rédiger des rapports sur le suivi du projet

 

En tant que
gestionnaire de documents
    prendre les mesures nécessaires pour garantir la conservation et le classement de la documentation

afin de

    garder celle-ci en permanence accessible et utilisable.

 

Exemples de tâches
  • développer et implémenter un système d'archivage efficace qui permette d'assurer le suivi, la mise au point et l'organisation du classement officiel des documents des instances de gestion de l'INASTI.
  • prendre contact avec les services concernés (communication, informatique, ... et assurer le suivi du processus.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

décisions, info générale

réunion, groupe de pilotage

bimensuel

instructions, questions

contact personnel

hebdomadaire

instructions, questions

par note, e-mail ...

hebdomadaire

autres directions

instructions, législation

réunion, groupe de pilotage

hebdomadaire

par note, e-mail ...

hebdomadaire

autres serv. publ. féd.

législation (loi, AR, AM ...

par note, e-mail ...

mensuel

collaborateurs

questions

réunion

mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

rapports écrits

par note, e-mail ...

trimestriel

statistiques

par note, e-mail ...

mensuel

autres serv. publ. féd.

législation (loi, AR, AM ...

par note, e-mail ...

mensuel

collaborateurs

instructions, législation

réunion, groupe de pilotage

mensuel

instructions, législation

par note, e-mail ...

mensuel

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

l'Administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • l'organisation du travail
  • résolution de problèmes quotidien dans son domaine de compétence

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • les documents en fonction des réunions, affectations, délégations de pouvoir
  • le choix et la gestion des moyens informatiques

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

budget de gestion : 54 millions euros - budget de missions : 4 milliards euros

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. Nombre de collaborateurs directs: 2 (Niv A), 2 (Niv B), 2 (Niv C)

2. La fonction est en contact régulier avec l'ensemble de la hiérarchie, y compris avec les dirigeants de bureau régional.

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • statut social des travailleurs indépendants
  • contrat d'administration et plan d'administration

 

Quelles innovations
  • style de rapportage (e-mapping)
  • informatisation de procédures de travail (ex: archivage électronique)

 

Sur base de quel cadre de référence
  • interne et externe (formations, IPSS, projets, etc.)

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.