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Attaché A2 administration - Chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA095
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Contrôler les services administratifs (bibliothèque, service de comptabilité, service du personnel) de l'Institut Pasteur
afin de
assurer le meilleur fonctionnement possible de l'institut
Finalités
En tant quegestionnaire
- assurer la gestion des services administratifs (bibliothèque, service de comptabilité, service du personnel) de l'Institut Pasteur
afin de
- garantir le bon déroulement des activités (recherches scientifiques, par exemple, en microbiologie ou en biologie clinique) de l'institut
Exemples de tâches
- s'occuper de la gestion générale des finances (établir le budget, le gérer et le contrôler, gérer les recettes et les dépenses de l'Institut Pasteur, de même que procéder à la répartition interne des budgets)
- se charger de la gestion du musée Jules Bordet et de la gestion générale de la bibliothèque (commander les magazines, conseiller les utilisateurs de la bibliothèque, gérer le budget alloué à la bibliothèque, rédiger les biographies courantes)
- veiller à la gestion générale du personnel (établir les dossiers de recrutement, en rédigeant les descriptions de fonction et les profils, ainsi que les dossiers de licenciement, et contrôler l'administration des salaires et du personnel (assurances, par exemple)
- être le secrétaire du directeur de l'Institut Pasteur (suivre et clôturer les affaires en cours, telles que l'achat de matériel, et se charger du courrier non scientifique)
- s'occuper de la gestion des contrats de l'Institut Pasteur (avec des instituts de recherche, des universités, la Commission européenne, etc.)
En tant que
fonctionnaire d'information
- gérer le flux des informations
afin de
- diffuser des informations correctes vers des tiers (autres Instituts Pasteur, administration des instituts de recherche, etc.)
Exemples de tâches
- être responsable de la communication externe (courriers, réponses aux questions, organisation de conférences de presse)
- échanger des informations scientifiques avec des univeristés belges et européennes
- apporter son assistance lors de la rédaction et du suivi du rapport annuel
- apporter son assistance lors de l'inventaire scientifique
- entretenir les contacts avec les média / les éditeurs
En tant que
expert/spécialiste
- établir des dossiers sur le fonctionnement de l'Institut Pasteur
afin de
- collecter les moyens financiers pour le fonctionnement de l'institut
Exemples de tâches
- rédiger et introduire des dossiers de demande de subventions
- apporter son soutien lors de la constitution de dossiers pour des projets de recherche européens
En tant que
coach
- motiver et encadrer les collaborateurs
afin de
- assurer le fonctionnement optimal du service
Exemples de tâches
- résoudre les problèmes des collaborateurs (les conflits, par exemple)
- répartir et suivre le travail
- informer les collaborateurs des procédures à suivre
En tant que
organisateur
- organiser diverses activités au sein de l'Institut Pasteur
afin de
- faire connaître le travail de l'institut
Exemples de tâches
- organiser des journées portes ouvertes
- organiser des expositions
- entretenir des contacts avec le réseau international des instituts Pasteur
Positionnement
La fonction est dirigée par
directeur de l'Institut Pasteur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.