Attaché A2 administratie - Diensthoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA095
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Het uitoefenen van controle over de administratieve diensten (Bibliotheek, Boekhouding, Personeel) van het Instituut Pasteur
teneinde
het Instituut Pasteur zo goed mogelijk te laten functioneren.
Resultaatgebieden
Alsbeheerderhet beheren van de administratieve diensten (Bibliotheek, Boekhouding, Personeel) van het Instituut Pasteur
teneinde
de activiteiten (= wetenschappelijke onderzoeken, bv. in microbiologie, klinische biologie) van het Instituut Pasteur zo vlot mogelijk te laten verlopen
Voorbeelden van taken
- het algemeen beheer van Financiën: het opstellen, beheren en controleren van het budget, het beheren van de ontvangsten en uitgaven van het Instituut Pasteur, het intern verdelen van de budgetten
- het beheer van het Jules Bordetmuseum en het algemeen beheer van de bibliotheek: het bestellen van tijdschriften, het adviseren van bibliotheekgebruikers, het budgetbeheer van de bibliotheek, het opmaken van courante bibliografieën
- het algemeen beheer van het personeelsbeleid: het opstellen van het dossier van aanwervingen (het opstellen van functiebeschrijvingen en functieprofielen) en ontslagen, het opvolgen de loon- en personeelsadministratie (bv. verzekeringen)
- als secretaris van de directeur van het Instituut Pasteur: het opvolgen en afhandelen van de lopende zaken (bv. aankoop van materiaal), verantwoordelijk zijn voor de niet- wetenschappelijke briefwisseling
- het contractbeheer van het Instituut Pasteur (met onderzoeksinstituten, universiteiten, de Europese Commissie, ...)
Alsinformatieambtenaarhet beheren van de informatiestroom
teneinde
de juiste informatie te verstrekken aan derden (andere Pasteurinstituten, het bestuur van onderzoeksinstituten, ...
Voorbeelden van taken
- verantwoordelijk zijn voor de externe communicatie: briefwisseling, het beantwoorden van vragen, het organiseren van persconferenties
- het uitwisselen van wetenschappelijke informatie met Belgische en andere Europese universiteiten
- het verlenen van assistentie bij het opstellen en het opvolgen van het jaarrapport
- het verlenen van assistentie bij het opstellen van de wetenschappelijke inventaris
- het onderhouden van contacten met media-uitgevers
Alsdeskundige/specialisthet opstellen van dossiers in verband met de werking van het Instituut Pasteur
teneinde
financiële middelen te verzamelen voor de werking van het Instituut Pasteur
Voorbeelden van taken
- het aanvragen en opstellen van subsidiedossiers
- het verlenen van assistentie bij het samenstellen van dossiers voor Europese onderzoeksprojecten
Alscoachhet motiveren en begeleiden van de medewerkers
teneinde
een optimale werking van de dienst te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het oplossen van de problemen van de medewerkers (bv. conflicten)
- het verdelen en opvolgen van het werk
- het informeren van de medewerkers over de te volgen procedures
Alsorganisatorhet organiseren van allerlei activiteiten in het Instituut Pasteur
teneinde
de activiteiten van het Instituut Pasteur bekend te maken
Voorbeelden van taken
- het organiseren van opendeurdagen
- het organiseren van tentoonstellingen
- het onderhouden van contacten met het internationaal netwerk van Pasteursinstituten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
directeur van het Instituut Pasteur
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
medewerkers
|
vragenlijsten
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
beleidsinformatie
|
vergadering, stuurgroep ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
|
|
ad hoc
|
Europese Instellingen
|
|
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
directeur van het Instituut Pasteur
|
antwoorden op vragen
|
als dossier
|
wekelijks
|
medewerkers
|
schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
dossierinformatie
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
bestelbonnen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
ad hoc
|
pers
|
|
|
ad hoc
|
Europese Instellingen
|
|
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur van het Instituut Pasteur
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de dagelijkse werking van de administratieve diensten
- het toekennen van verlof aan medewerkers
De functie moet autorisatie vragen voor
- het personeelsbeleid (ontslag / aanwervingen)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
ongeveer 1.500.000 euro
Eigen werkbudget
ongeveer 125.000 euro
Andere kwantitatieve gegevens
1. ongeveer 500.000 euro voor wetenschappelijk onderzoek
2. ongeveer 800.000 euro voor het onderhoud van de site
3. investeringsbudget van ongeveer 17.000 euro
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- regelgeving / ethiek voor laboratoria
- interne regels en procedures rond administratieve materies (personeel, subsidies en financiën, bibliotheek, ...
Welke vernieuwingen
- interne administratieve regels en procedures binnen het Instituut Pasteur
Gebaseerd op welk referentiekader
- netwerking, bibliotheekgebruikers, wetenschappelijke instituten
|