Attaché A2 concertation sectorielle - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA106
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Adjoints stratégiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Organiser et coordonner le soutien administratif et logistique concret
afin de
permettre un bon fonctionnement des commissions et sous-commissions paritaires
Préparer les projets d'arrêtés royaux sur les plans technique et administratif
afin de
permettre la force obligatoire des conventions collectives de travail (CCT) sectorielles à la demande des partenaires sociaux
Développer des outils administratifs
afin de
permettre un bon fonctionnement du secrétariat des commissions paritaires et assurer le suivi des besoins en personnel
Finalités
En tant quedirigeantassister et/ou remplacer le responsable du secrétariat des commissions paritaires dans la gestion d'une équipe de collaborateurs
afin de
mener à bien les missions de la direction du secrétariat des commissions paritaires
Exemples de tâches
- prodiguer des conseils sur les objectifs stratégiques
- élaborer une planification opérationnelle
- veiller au respect des délais d'exécution
- veiller à la qualité des produits finis
- seconder en ce qui concerne la gestion d'un groupe hétérogène de collaborateurs
En tant queorganisateur veiller à ce que les outils administratifs pour les réunions soient fournis correctement et en temps voulu
afin de
assurer un bon fonctionnement des commissions et sous-commissions paritaires ainsi qu'un traitement rapide et correct des résultats des réunions
Exemples de tâches
- organiser la production et l'envoi en temps voulu des convocations et des documents pour les réunions
- organiser et coordonner le traitement des textes des procès-verbaux et des autres documents des réunions
- rédiger et traiter des textes, ainsi que réaliser des dossiers de projets d'arrêtés royaux et des annexes de force obligatoire des conventions collectives de travail
- organiser et coordonner la correspondance de la direction du secrétariat des commissions paritaires
- assurer le suivi et la vérification des épreuves et des publications au Moniteur belge
En tant quecoordinateurassister et/ou remplacer le responsable de la direction du secrétariat des commissions paritaires dans la coordination des activités des collaborateurs chargés du mandat de secrétaire
afin de
assurer le secrétariat des réunions des commissions et sous-commissions paritaires
Exemples de tâches
- enregistrer et suivre le calendrier des réunions
- chercher un remplaçant pour des collaborateurs indisponibles
En tant queexpert/spécialisteformer et diriger, en tant qu'expert, les secrétaires des commissions paritaires dans l'exercice de leur mandat et dans l'exécution de leurs tâches administratives et, le cas échéant, assurer un mandat de secrétaire
afin de
fluidifier l'exercice du mandat et optimiser les tâches administratives
Exemples de tâches
- former de nouveaux secrétaires
- proposer des solutions concrètes pour des problèmes spécifiques
- se charger des contacts avec les conciliateurs sociaux afin de prévenir et/ou résoudre les problèmes de fonctionnement
- répondre aux questions spécifiques
- accomplir les tâches propres au mandat de secrétaire
En tant quegestionnaire de donnéesveiller à ce que les données soient disponibles en vue d'assurer le fonctionnement de la direction du secrétariat
afin de
suivre quotidiennement les processus de travail et l'évolution des dossiers, de même que permettre la prise de décisions
Exemples de tâches
- développer de nouveaux systèmes de suivi
- veiller à la saisie et à la qualité des données importées
- tirer d'éventuelles conclusions sur la base des fichiers
En tant quegestionnaireassister et/ou remplacer le responsable de la division dans la gestion des archives des commissions paritaires
afin de
satisfaire à l'obligation légale de la direction générale Relations collectives de travail
Exemples de tâches
- organiser la collecte des documents à archiver
- permettre la consultation des archives
- développer des applications informatiques
En tant quecontrôleur adjointassister et/ou remplacer le responsable de la direction du secrétariat des commissions paritaires dans le contrôle des états de frais des réunions des commissions et sous-commissions paritaires
afin de
assurer un paiement correct des frais de déplacement des membres de commissions et sous-commissions paritaires
Exemples de tâches
- organiser la collecte des états de frais
- faire contrôler l'exactitude des sommes réclamées
En tant quedéveloppeurdévelopper des outils administratifs, des systèmes de suivi et de rapportage
afin de
faciliter et harmoniser le travail de la direction du secrétariat des commissions paritaires, de même que permettre le suivi et le rapportage
Exemples de tâches
- développer des applications informatiques
- développer des représentations graphiques sur la base des données enregistrées dans les fichiers
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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management
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décisions
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contact personnel
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quotidien
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management
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management
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décisions
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en tant que dossier
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quotidien
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organisations/entreprises
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questions orales
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informel
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management
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législation (loi, AR, AM ...
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contact personnel
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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organisations/entreprises
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décisions
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en tant que dossier
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quotidien
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management
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décisions
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contact personnel
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quotidien
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organisations/entreprises
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questions orales
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informel
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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particuliers/citoyens
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questions orales
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informel
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ad hoc
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le coordinateur de la concertation sectorielle
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation quotidienne et la répartition du travail au sein du domaine confié
La fonction doit demander une autorisation pour
- la réalisation d'adaptations fondamentales et de modifications en ce qui concerne les procédures administratives
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
néant
Autres données quantitatives
1. nombre de réunions des commissions et sous-commissions paritaires : environ 1800 par an
2. nombre d'arrêtés royaux de force obligatoire des CCT : environ 1500 pour une période de négociation de 2 ans, soit environ 11000 pages à traiter
3. envois postaux sortants : environ 60000
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- respect des dispositions réglementaires en matière de fonctionnement des commissions paritaires
- exécution des décisions du management
- respect des décisions des présidents des commissions paritaires
Quelles innovations
- prendre des mesures ou faire des propositions pour améliorer le service aux commissions paritaires et aux partenaires sociaux
- prendre des mesures ou faire des propositions pour améliorer, assouplir et accélérer les procédures administratives qui découlent des réunions des commissions paritaires
Sur base de quel cadre de référence
- la fonction assiste et remplace le coordinateur de la concertation sectorielle dans la gestion de l'organisation du soutien administratif et logistique de la concertation sectorielle, compte tenu des moyens disponibles et de l'autonomie des partenaires sociaux
- la fonction doit immédiatement pouvoir réagir aux nouvelles législations et réglementations relatives à la concertation sectorielle, de même que développer des procédures en la matière
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