Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB016

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Soumettre des dossiers de créance à un contrôle final (après qu'ils ont été vérifiés par des collaborateurs)

afin de

décider de faire ou ne pas faire effectuer les remboursements de frais encourus et de pouvoir motiver cette décision.

 

Examiner des dossiers de dispense ou les soumettre à un contrôle final (après un premier examen effectué par des collaborateurs)

afin de

conseiller le ministre de dispenser ou de ne pas dispenser certains employeurs de l'obligation d'embauche de jeunes dans le cadre du plan des premiers emplois et de pouvoir motiver cet avis.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

assumer la responsabilité finale concernant la décision de faire effectuer un remboursement ou concernant l'avis d'octroyer une dispense à un employeur dans le cadre du plan des premier emplois

afin de

veiller à ce que les critères relatifs aux remboursements et aux dispenses soient appliqués correctement et que les ayants droit obtiennent ce auquel ils ont droit

 

Exemples de tâches

• contrôler la vérification des dossiers de créance de routine, effectuée par des collaborateurs

• vérifier les dossiers de créance plus complexes

• contrôler le traitement des demandes de dispense de routine, effectué par des collaborateurs

• traiter les demandes de dispense plus complexes

• maintenir les contacts avec les instances externes concernées (Office national de l'emploi, Cellule stratégique)

 

En tant que

gestionnaire

élaborer un répertoire de données concernant les remboursements et les dispenses

afin de

faire le suivi global des systèmes de remboursement et de dispense

 

Exemples de tâches

• élaborer une base de données pour pouvoir gérer et étudier les dossiers

• établir des rapports concernant les remboursements et les dispenses

 

En tant que

dirigeant

instruire, accompagner et surveiller les collaborateurs sur le plan du traitement de dossiers de remboursement et de dispense

afin de

faire en sorte que ces dossiers soient traités rapidement et correctement

 

Exemples de tâches

• donner des instructions orales aux collaborateurs

• élaborer un vade-mecum à l'intention des collaborateurs

• rédiger des documents type

• donner du feed-back aux collaborateurs concernant les dossiers traités (bien, moins bien, etc.)

 

En tant que

conseiller externe

informer et conseiller les intéressés au sujet de remboursements et de dispenses

afin de

faire en sorte que chaque intéressé soit informé correctement au sujet des critères à respecter et que, de cette façon, les dossiers de remboursement ou de dispense puissent être traités le plus aisément possible

 

Exemples de tâches

• rédiger des documents informatifs

• fournir des informations pour les mettre à disposition sur un site internet

• répondre à des demandes d'information écrites ou orales

• faire fonction de point de repère pour tout ce qui concerne les dossiers de remboursement ou de dispense

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	ad hoc
Autorités et organisations externes	questions écrites	par lettre, e-mail ...
	questions orales	réunion, groupe de pilotage
		informel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	quotidien
Autorités et organisations externes	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
	décisions

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de la direction (conseiller)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la diffusion d'informations orales

• la diffusion d'informations pratiques ou techniques écrites

• la méthode de travail et l'emploi du temps (dans les limites de l'obligation de résultat)

• les contacts informels

• la manière de diriger les collaborateurs administratifs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les activités externes, p. ex.: la participation à des réunions d'information ou à des conférences

• la version définitive de documents avant leur diffusion (imprimatur)

• la diffusion d'un éventuel matériel sensible (p. ex.: options stratégiques, projets de textes légaux)

• la version définitive de notes, de rapports et de réponses à des questions parlementaires

• les engagements qui peuvent entraîner une modification profonde ou permanente dans le fonctionnement

• les contacts ou correspondances officielles qui peuvent engager ou charger la direction

• la création d'un répertoire de données (éléments structurels)

• les modifications profondes dans la mission des collaborateurs administratifs

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

pas de budget propre (partie des crédits de fonctionnement de la Direction générale)

 

Budget de travail propre

aucun

 

Autres données quantitatives

1. les dossiers de remboursement concernent un budget annuel global d'environ 45 millions d'euros

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la réglementation fixant les projets à subsidier et celle fixant les possibilités en matière de dispense au sein du régime des premiers emplois

• les décisions et lois budgétaires annuelles

• les directives ou instructions de la Cellule stratégique et de la hiérarchie

• les prescriptions de procédure et de forme

 

Quelles innovations

• les règles en matière de subsides peuvent changer (quels projets? combien par projet? etc.)

• les règles en matière de dispenses peuvent changer

• l'implémentation de nouvelles techniques de gestion de données (bases de données informatisées) et de diffusion d'informations (internet, courrier électronique)

 

Sur base de quel cadre de référence

• les modifications de la réglementation

• les adaptations et améliorations, de sa propre initiative, de la gestion de données et d'informations, ainsi que des informations mises à disposition

 

Profil de compétences génériques

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