Identificatie van de functie

Functiecode : DSA041

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het bieden van strategische en administratieve ondersteuning aan de stafdienst ICT (informatie- en communicatietechnologie), op het vlak van het budget, HRM (human resources management), het beheerinstrument, enz.

teneinde

op dit vlak te zorgen voor een effectief en efficiënt beheer van de dienst ICT, en meer in het algemeen van de FOD, alsook bij te dragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen ervan.

 

Resultaatgebieden

Als

budgetbeheerder

opstellen van de jaarbegroting van de stafdienst ICT (SD ICT) en zorgen voor het dagelijks beheer en de opvolging ervan

teneinde

enerzijds de SD ICT een efficiënt budgetbeheer te waarborgen zodat deze zijn doelstellingen kan bereiken; en anderzijds, en meer in het algemeen, bij te dragen tot een goed budgetbeheer van de FOD zodat deze zijn doelstellingen waar kan maken

 

Voorbeelden van taken

• het evalueren van de jaarlijkse behoeften, op budgettair vlak, van de SD ICT (maar ook de evolutie van die behoeften in de komende 5 jaar), nl. het opmaken van een inventaris van de komende ICT-projecten binnen elke subdienst, het evalueren van de kostprijs ervan en het opmaken van een structuur van al deze kosten in functie van de aard van de uitgave; het aanleggen van een

• het jaarlijks evalueren van de meerjarendossiers, nl. samen met de dossierhouders bekijken of de dossiers verlengd moeten worden of niet; zo ja, het herevalueren van de kosten

• zorgen voor de reële uitvoering van het budget (de opmaak van een contract met de leveranciers, de keuze van de te volgen procedure volgens het contract, het contact met de leiders van het project waarvoor dit contract opgemaakt wordt en volgens het type contract, de opmaak van een bestek, het plaatsen van een bestelling of het opstellen van een aanvraag voor een prijsofferte); in het geval van de opmaak van een bestek en het overeenkomstig het bedrag daarvan, het laten goedkeuren ervan door de verschillende bevoegde instanties en het opnieuw wijzigen ervan in geval van niet-goedkeuring; het opmaken van een evaluatieverslag van de ontvangen offertes en het toewijzen van de opdracht; het opnieuw ter goedkeuring voorleggen van dit verslag aan de bevoegde instanties, vervolgens overgaan tot de vastlegging in de begroting en het plaatsen van de bestelling bij de geselecteerde firma en het verantwoorden van de keuze bij de niet-geselecteerde firma's

• zorgen voor het reële beheer van de aangemaakte dossiers (de verificatie van de levering (naleving termijnen, geleverd materiaal, enz.), de betaling van de factuur (verificatie van het bedrag met het opgemaakte contract, het toepassen van strafbedingen, enz.), de aanvraag tot betaling bij de SD B&B, de machtiging tot uitbetaling die aan het Rekenhof verzonden moet worden en de opvolging (opnieuw aanpassen in geval van opmerkingen), instaan voor de opvolging van de periodiciteit van de verzekerings- en onderhoudscontracten, het voorzien van een betalingsdossier ervoor en het onderzoeken van de overeenstemming met het voorziene budget (bijstelling indien nodig)

• instaan voor de budgettaire opvolging van de informaticabehoeften van de diensten van de FOD, in samenwerking met een andere cel van de SD ICT (

 

Als

intern adviseur HR

dagelijks en vooruitziend beheren van de leden van de SD ICT, in samenwerking met de SD P&O (Personeel en Organisatie)

teneinde

bij te dragen tot een efficiënt personeelsbeheer van de FOD zodat deze zijn doelstellingen kan realiseren en om de competenties van de personeelsleden optimaal te ontwikkelen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor het vooruitziend beheer en de opvolging van het personeelsbestand (het opmaken van een minipersoneelsplan, het voorzien van de nodige aanwervingen in functie van de managementdoelstellingen van de SD ICT)

• instaan voor het competentiebeheer (het opmaken van een inventaris van de competenties van de personeelsleden en in functie daarvan het toewijzen van de projecten en het verdelen van het werk onder de daarvoor aangewezen personen

• fungeren binnen de SD ICT als aanspreekpunt voor de SD P&O (enerzijds voor alles wat het personeelsbeheer betreft, en anderzijds voor de analyse van het PISA-programma (personeelsgegevens) en de aanpassing van dit programma in functie van de evolutie van de reglementering

• instaan voor de evaluatie van het personeel via ontwikkelcirkels (opleidingen, toelichting, enz.)

• instaan voor de budgettaire opvolging van de informaticabehoeften van de diensten van de FOD, in samenwerking met een andere cel van de SD ICT (

 

Als

intern adviseur inzake beheer

implementeren binnen de SD ICT van de in de FOD gehanteerde methode van boordtabellen (BT) en het realiseren ervan

teneinde

de binnen de SD ICT gerealiseerde activiteiten op te volgen, ze in overeenstemming te brengen met de managementdoelstellingen en de nodige maatregelen te nemen om deze te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het vastleggen, aan de hand van de algemeen door de FOD vastgelegde criteria voor de BT, van de specifieke criteria voor de SD ICT, en het invoeren ervan in de applicatie

• het verzamelen van de gemeten informatie (het opmaken van door het personeel in te vullen fiches)

• het informeren van het personeel omtrent de resultaten van de BT (verzending van een fiche, toelichtingsvergadering en bespreking van de manier om betere resultaten te halen)

• fungeren als contactpersoon van de SD ICT voor het BT-programma (relaties met de beherende firma, het bijwonen van de centrale vergaderingen van de FOD, enz.)

 

Als

Opleider

verzekeren van de opleiding van de nieuwe medewerkers m.b.t. de verschillende programma's

teneinde

ervoor te zorgen dat het nieuwe personeel deze programma's begrijpt en snel gaat gebruiken en de betrokken SD en DG (directie-generaal) een snellere efficiëntie van hun nieuwe medewerkers te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van de opleidingen (technische ondersteuning, organisatie, enz.)

• het geven van opleidingen

• het evalueren van de opleidingen (zich ervan verzekeren dat de kennis verworven is)

 

Als

ICT-deskundige

beoordelen van de door de FOD gebruikte of te gebruiken hardware, op basis van zijn/haar technische expertise

teneinde

er mee voor te zorgen dat men gebruik maakt van de voor de projecten van de FOD meest geschikte hardware op de markt

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van een marktonderzoek op de ICT-markt voor de aankoop van hardware

• op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op de ICT-hardwaremarkt (het doornemen van catalogussen, enz.)

• fungeren als contactpersoon voor alle projectleiders betreffende de ICT-hardware (het opmaken van adviezen betreffende de aankoop van hardware, voorstellen, enz.)

• Contactpersoon voor de FOR: opmaak van een rapport over de ICT-hardwarebehoeften van de FOD

 

Als

Veiligheidsadviseur

installeren van een toegangssysteem tot computerlokalen door middel van specifieke controles (badges, toegangscodes, enz.) en het aldus doen naleven van de specifieke beveiligingsmaatregelen in lokalen waar computerapparatuur opgesteld staat

teneinde

de veiligheid van de apparatuur en de personen in de computerlokalen te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen en installeren van het brandbeveiligingssysteem (alarm, inert gas, geen hydraulisch systeem) in de technische lokalen, samen met de logistieke dienst en gespecialiseerde firma's

• het beveiligen van lokalen waarin computerapparatuur staat (geblindeerde deuren, venstertralies, toegang tot gebouwen), o.a. voor de antennes van DIV (Dienst Inschrijvingen Voertuigen)

• het voorzien van geschikte koelsystemen voor de specifieke lokalen

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de SD ICT en de verantwoordelijke van de cel

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.