Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA041

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Fournir un appui stratégique et administratif au service d'encadrement TIC (technologies de l'information et de la communication), au niveau du budget, de la gestion des ressources humaines, de l'instrument de gestion, etc.

afin de

garantir, au service TIC et au SPF de manière plus générale, une gestion efficace et concrète de ses matières, de même que contribuer à la réalisation de ses objectifs

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de budget

élaborer le budget annuel du service d'encadrement TIC (SE TIC), de même qu'en assurer la gestion quotidienne et le suivi

afin de

assurer au SE TIC, dans un premier temps, une gestion budgétaire efficace lui permettant d'atteindre ses objectifs, et de manière plus générale, contribuer dans un second temps à une bonne gestion budgétaire du SPF, lui permettant de réaliser ses objectifs

 

Exemples de tâches

• évaluer les besoins annuels du SE TIC (mais aussi l'évolution de ces besoins pour les 5 années à venir) en termes budgétaires, à savoir réaliser un inventaire des projets TIC à venir dans chaque sous-service, évaluer leur coût et réaliser une structure de l'ensemble de ces coûts en fonction de la nature de la dépense, constituer un dossier de financement pour chacun de ces projets et réaliser un tableau de classement ('listing') des types d'activités et le coût correspondant, justifier ce tableau ou le réadapter si nécessaire en fonction de l'avis du SE Budget & Contrôle de gestion (SE B&CG), de même que réaliser un ajustement budgétaire, si nécessaire aussi, en cours d'année et en fonction de l'évolution des projets

• évaluer annuellement des dossiers pluriannuels, à savoir examiner, en collaboration avec les responsables des dossiers, si ceux-ci doivent être prolongés ou pas, et faire une réévaluation des coûts le cas échéant

• effectuer l'exécution réelle du budget (élaboration d'un contrat avec les fournisseurs, choix de la procédure à suivre en fonction du contrat, prise de contact avec les responsables du projet pour lequel ce contrat va être fait et selon le type de contrat, rédaction d'un cahier des charges, passation de commande ou encore réalisation d'une demande d'offres de prix ; dans le cas de la réalisation d'un cahier des charges et suivant le montant de celui-ci, il faudra le faire approuver par les différentes instances compétentes et le remodifier en cas de non-approbation, faire un rapport d'évaluation des offres reçues et attribuer le marché, soumettre à nouveau ce rapport à l'approbation des instances compétentes, procéder ensuite à l'engagement budgétaire, passer commande auprès de la firme retenue et justifier le choix posé auprès des firmes non retenues

• effectuer la gestion réelle des dossiers constitués (vérification de la livraison en termes de respect des délais, de matériel fourni, etc., paiement de la facture avec vérification du montant avec le contrat établi, application des clauses de pénalités, etc., demande de paiement auprès du SE B&CG, ordonnancement à envoyer à la Cour des comptes, réalisation du suivi avec réadaptation en cas de remarques), assurer le suivi de la périodicité des contrats d'assistance et d'entretien de matériel, prévoir leur dossier de paiement et examiner leur concordance avec le budget prévu (ajustement si nécessaire)

• assurer le suivi budgétaire des besoins des services du SPF en matériel informatique, en collaboration avec une autre cellule du SE TIC ('front-office'), réadapter l'inventaire si nécessaire, faire les commandes et effectuer la gestion des stocks du matériel informatique du SPF

 

En tant que

conseiller interne en ressources humaines

gérer de manière quotidienne et prévisionnelle les membres du SE TIC, en collaboration avec le SE Personnel et Organisation (SE P&O)

afin de

contribuer à assurer au SE TIC une gestion efficace de son personnel, afin de lui permettre de réaliser ses objectifs et de promouvoir au mieux les compétences de ses membres

 

Exemples de tâches

• assurer la gestion prévisionnelle et le suivi des effectifs (réaliser un mini plan de personnel, prévoir les recrutements néccessaires en fonction des objectifs de management du SE TIC)

• assurer la gestion des compétences (réaliser un inventaire des compétences des membres du personnel et en fonction de cela, attribuer des projets et distribuer le travail aux personnes adéquates)

• être le point de contact pour le SE P&O au sein du SE TIC (d'une part, pour tout ce qui relève de la gestion du personnel et d'autre part, pour l'analyse du programme PISA - données du personnel - et l'adaptation de ce programme en fonction de l'évolution de la réglementation)

• organiser l'évaluation du personnel via les cercles de développement (formations, explications, etc.)

 

En tant que

conseiller interne en gestion

mettre en oeuvre, au sein du SE TIC, la méthode des tableaux de bord (TB) utilisée par le SPF et les réaliser

afin de

assurer un suivi des activités réalisées au sein du SE TIC, les accorder avec les objectifs de management de ce dernier et prendre les mesures nécessaires pour qu'elles atteignent ces objectifs

 

Exemples de tâches

• établir les critères spécifiques au SE ICT en fonction des critères des TB, établis de manière générale par le SPF, et les introduire dans l'application

• récolter l'information mesurée (rédaction de fiches à remplir par le personnel)

• informer le personnel des résultats des TB (envoi d'une fiche, réunion explicative et discussion sur la manière d'améliorer les résultats)

• être la personne de contact du SE TIC pour le programme des TB (relations avec la firme gestionnaire, participation aux réunions centrales du SPF, etc.)

 

En tant que

formateur

assurer les formations des nouveaux collaborateurs pour les différents programmes spécifiques développés au sein des services et des directions générales (DG)

afin de

garantir au nouveau personnel une compréhension et une utilisation rapides de ces programmes et de garantir aux services d'encadrement et aux directions générales concernés une efficacité plus rapide de leurs nouveaux collaborateurs

 

Exemples de tâches

• préparer les formations (assistance technique, organisation, etc.)

• dispenser les formations

• évaluer les formations (s'assurer que les connaissances sont acquises)

 

En tant que

expert TIC

jauger le matériel TIC utilisé ou à utiliser par le SPF, sur la base de son expertise technique

afin de

contribuer à garantir l'utilisation du matériel TIC existant sur le marché le plus adéquat aux projets du SPF

 

Exemples de tâches

• réaliser une prospection sur le marché TIC pour l'achat de matériel

• se tenir informé de l'évolution du marché de matériel TIC (examen des catalogues par exemple)

• être la personne de contact pour tous les responsables de projet concernant le matériel TIC (rédaction d'avis concernant l'achat de matériel, propositions, etc.)

• être la personne de contact pour le service des contrats-cadres multi SPF (rédaction d'un rapport sur les besoins du SPF en matériel TIC)

 

En tant que

conseiller en sécurité

prévoir un système d'accès aux locaux informatiques par l'installation de contrôles spécifiques (badges, codes d'accès, etc.) et ainsi faire respecter les spécificités de la sécurisation dans les locaux où est installé du matériel informatique

afin de

assurer la sécurité du matériel et des personnes dans les locaux informatiques

 

Exemples de tâches

• étudier et installer, avec le service logistique et des firmes spécialisées, le système anti-incendie (alarme, gaz inerte, pas de système hydrique) dans les locaux techniques

• sécuriser les locaux contenant du matériel informatique (portes blindées,

• prévoir des systèmes de refroidissement adéquats pour les locaux spécifiques

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du SE TIC et le responsable de la cellule

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation du temps de travail propre et la prise de toutes les initiatives ou contacts jugés utiles

• la coordination des actions propres avec celles de ses collègues

• la décision d'alerter la hiérachie ou de prendre seul les mesures adéquates

• la gestion du mode d'information de la hiérarchie et de ses collègues sur les tâches quotidiennes propres

• les petites dépenses urgentes

• la préparation et l'organisation des réunions et des rencontres qu'il estime opportunes et nécessaires

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• prendre ses congés, demander des formations, etc.

• les décisons concernant les dossiers relevant de la fonction

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation sur les marchés publics

• instructions des autres SPF horizontaux

• instructions du SE Budget et Contrôle de gestion, et du SE Personnel et Organisation

 

Quelles innovations

• introduction de nouveaux standards pour le matériel informatique

 

Sur base de quel cadre de référence

• prospection du marché informatique (matériel existant, systèmes, etc.)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.