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Attaché A2 coordination des services extérieurs - Adjoint du coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA062
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assister le chef de la division « Coordination des services extérieurs » dans la gestion de la division et la coordination des services extérieurs
afin de
contribuer de manière optimale à la réalisation des objectifs fixés pour la division et pour les services extérieurs
Accomplir les missions dans le respect des consignes données par le chef de la division et par la direction, en utilisant au mieux les ressources budgétaires, humaines et matérielles disponibles
afin de
assurer le bon fonctionnement de la division et des services extérieurs, ainsi que leur interaction avec les autres services
Finalités
En tant queadjoint du chef du service
- planifier et coordonner les activités du service, en concertation avec le chef de service
afin de
- appliquer les normes et réaliser les objectifs du service
Exemples de tâches
- assister le chef de service dans la gestion opérationnelle des services extérieurs
- garantir une application identique, dans les trois Régions du pays, de toutes les dispositions réglementaires et administratives relatives tant aux missions qu'à la gestion de l'organisme
- soumettre au chef de service les recommandations des coordinateurs régionaux sur la répartition du personnel parmi les services extérieurs, de même que formuler des avis
- établir un calendrier, fixer les priorités, organiser et assurer le suivi des tâches
- informer et transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs, aux coordinateurs régionaux et aux services extérieurs, innover, corriger et assurer le suivi des résultats, soutenir les actions entreprises, contribuer activement à la formulation de la stratégie du service et à son implémentation, de même que traduire la stratégie à un niveau opérationnel
En tant que
adjoint du chef du service
- remplacer le chef de service pendant son absence
afin de
- assurer la continuité des opérations au sein du service
Exemples de tâches
- exécuter les tâches quotidiennes du chef de service
- présider des réunions
- assurer la communication au sein du service
- transférer l'information à ses collaborateurs, aux coordinateurs régionaux, aux services extérieurs et aux autres divisions
En tant que
conseiller interne
- collaborer avec le chef de service
afin de
- mettre en place l'organisation du travail et la stratégie du service afin d'optimiser son fonctionnement
Exemples de tâches
- analyser les flux et les processus internes du service
- réfléchir aux améliorations possibles en termes d'organisation et de stratégie, de même que les présenter au conseiller
- tirer des conclusions de ses analyses et définir la stratégie du service
- mettre en oeuvre ces améliorations organisationnelles et stratégiques
En tant que
intermédiaire et personne de contact
- entretenir la communication interne au sein du service, ainsi que la communication avec les autres divisions de l'Administration Centrale et avec les services extérieurs
afin de
- optimiser la transmission de l'information avec les autres divisions et les services extérieurs
Exemples de tâches
- participer aux réunions de concertation et faire correspondre la planification de son service aux autres services et aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques
- assurer le suivi des notes de service, des nouvelles règles et procédures, etc.
- veiller au soutien logistique des services extérieurs (recherche de solutions pour les problèmes de personnel, pour les problèmes informatiques, financiers, matériels, etc.)
- assurer un suivi de la législation du chômage et des autres législations sociales, en particulier au niveau de leur répercussion sur le fonctionnement des services extérieurs, et des relations entre les services extérieurs et les assurés sociaux
- veiller à ce que les divisions logistiques de l'Administration centrale exécutent correctement les missions confiées à l'égard des services extérieurs, fournir les supports d'information nécessaires aux services extérieurs et aux assurés sociaux, de même que fournir un avis réglementaire aux services extérieurs
En tant que
coach
- mettre tout en oeuvre et donner des conseils aux membres du service
afin de
- contribuer à leur développement et afin de les faire progresser autant que possible
Exemples de tâches
- fixer les objectifs à atteindre pour le service
- évaluer l'accomplissement de ces objectifs
- mener des discussions individuelles avec les collaborateurs et définir les points de concentration, les compétences présentes et celles à développer
- accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans sa progression
- donner du feed-back de manière constructive, tant positif que négatif, quant au mode de fonctionnement des collaborateurs, accroître la compréhension de leurs forces et de leurs faiblesses, de même que formuler des solutions pour des situations personnelles, en tant que personne de confiance
En tant que
collaborateur des coordinateurs régionaux
- soutenir et coordonner les missions et tâches de ceux-ci
afin de
- optimiser et d'uniformiser le fonctionnement des services extérieurs (bureaux de paiement)
Exemples de tâches
- veiller, avec l'aide des coordinateurs régionaux, à l'application des nouvelles méthodes de travail
- développer des initiatives d'amélioration de la qualité du service rendu, des plans locaux de formation, des plans d'action pour la prévention des paiements indus et pour la récupération des allocations
- visiter régulièrement les services extérieurs pour se familiariser à leurs méthodes de travail, leur fonctionnement concret, leurs problèmes et les recherches de solutions
- assurer le suivi des tableaux de bord, en collaboration avec les coordinateurs régionaux (analyser les résultats, rechercher des solutions aux problèmes constatés, améliorer les indicateurs, etc.)
- participer aux réunions des coordinateurs régionaux avec les responsables des bureaux de paiement
Positionnement
La fonction est dirigée par
chef de la division « Coordination des services extérieurs »
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.