Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA950

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Chefs de projets

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Rassembler des informations, organiser des concertations, coordonner des actions, conseiller des clients, diriger et accompagner des plans et des projets, élaborer des procédures, proposer une approche, communiquer, rendre des rapports sur des projets et les évaluer

afin de

permettre le lancement et la planification de projets de simplification et d'assurer le bon déroulement des projets qui lui sont confiés

 

Finalités

En tant que

initiateur

identifier les opportunités en matière de projets de simplification et rassembler les données nécessaires, sur la base de ses connaissances personnelles ou à la suite de contacts internes ou externes aux services publics fédéraux (citoyens, groupes d'intérêt, secrétariat d'Etat, etc.), à la demande du directeur général ou de sa propre initiative

afin de

préparer la phase d'étude d'un projet

 

Exemples de tâches

• récolter des données

• établir des contacts au sein et à l'extérieur des services publics fédéraux afin d'obtenir ces données

• organiser des réunions

• consulter les clients (internes et externes), les fournisseurs et les autorités compétentes, ainsi que les informer

 

En tant que

analyste

établir, vérifier et accompagner les projets, de même que préparer les études préliminaires et les analyses des besoins en ce qui concerne les projets de simplification

afin de

parvenir à identifier les besoins des clients (citoyens, groupes d'intérêt, etc.)

 

Exemples de tâches

• analyser les processus ('as is' et 'to be')

• interroger les clients quant à leurs besoins et formuler des propositions correspondantes

• procéder à des estimations en vue d'élaborer des projets et de les mettre en perspective avec le budget disponible

• rédiger des notes analytiques et les soumettre au directeur général, au SPF concerné ou au secrétaire d'Etat (donneur d'ordre/client)

 

En tant que

chef de projet junior

planifier, diriger, suivre, gérer, évaluer et/ou coordonner des projets de modification limités et peu complexes

afin de

garantir la qualité de ces projets et leur conformité avec les objectifs et parvenir à les concrétiser de manière convaincante, dans les délais et les limites du budget prévu

 

Exemples de tâches

• assurer la planification, éventuellement en collaboration avec des consultants externes chargés de la mise en oeuvre effective du projet, et assurer le suivi du budget, des ressources, du plan de projet, de la portée, des étapes importantes et des produits livrables

• formuler des propositions d'actualisation conformément à la planification

• organiser des réunions de suivi, assister à des groupes de pilotage et de travail, ainsi qu'assurer la communication à l'égard des externes (par exemple : répondre aux demandes d'information émanant des citoyens, de la presse, etc.)

• rendre des avis sur les résultats et éventuellement adapter des projets pilotes

• faire rapport de manière proactive sur l'exécution des projets de simplification, la détection des obstacles éventuels, ainsi qu'identifier les risques, la portée et la gestion du changement

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

étudier la documentation et la littérature spécialisée et participer à des formations et journées d'étude

afin de

développer sa propre expertise ainsi que le niveau de formation générale et de savoir-faire au sein du département et afin d'améliorer les compétences internes

 

Exemples de tâches

• mettre ses connaissances à la dispositions des collaborateurs

• assurer le suivi des évolutions dans le domaine de la gestion des projets et par rapport à d'autres thèmes concernés

• suivre des formations et appliquer les acquis dans la sphère professionnelle

 

En tant que

membre de l'équipe de l'Agence pour la Simplification Administrative (ASA)

collaborer d'une manière constructive et orientée vers les résultats avec les autres membres/chefs de projet de l'ASA

afin de

garantir une coopération efficace au sein de l'ASA, permettant d'atteindre de manière efficace les objectifs opérationnels de l'agence

 

Exemples de tâches

• organiser une concertation et une collaboration constructives et orientées vers les résultats avec les autres chefs de projet (principalement les chefs de projet seniors)

• rendre des rapports à l'équipe sur le point de contact KAFKA, éventuellement demander des avis

• rendre des rapports sur l'état d'avancement des projet, éventuellement demander des avis

 

En tant que

collaborateur administratif

exécuter certaines tâches administratives

afin de

contribuer au traitement efficace des procédures concernant l'exécution du marché

 

Exemples de tâches

• assurer la correspondance, établir des comptes rendus, rendre des rapports

• préparer les réponses aux questions parlementaires

• préparer les documents d'adjudication, les demandes d'adjudication et les propositions d'attribution, en collaboration avec le chef de projet senior

• établir des rapports sur les progrès consacrés au point de contact KAFKA, à l'intention du comité d'orientation (organisation représentative des employeurs, des syndicats, des autres SPF, etc., qui se réunissent tous les 2 mois)

 

En tant que

évaluateur

analyser les résultats des projets clôturés

afin de

fixer les opportunités d'amélioration, les besoins d'actualisation ou d'optimisation, etc.

 

Exemples de tâches

• analyser les processus utilisés

• rendre des rapports sur les nouveaux résultats au directeur général et aux membres de l'équipe

• proposer de nouvelles adaptations si nécessaire

 

En tant que

coordinateur

coordonner et orienter les activités des collaborateurs du projet

afin de

atteindre les objectifs du projet

 

Exemples de tâches

• présenter des directives et des objectifs clairs à chacun des collaborateurs du projet

• répartir les activités et assurer la coordination

• assurer le suivi et l'actualisation des résultats

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites, orales	par lettre, e-mail, téléphone	quotidien
Autorités et organisations externes	demandes et propositions, études	en tant que dossier et informel	hebdomadaire
FEB, organisations syndicales	avis et concertation	en tant que dossier	bimensuel
autres autorités (internationales)	matériel d'étude et avis	en tant que dossier et informel	hebdomadaire
cellules stratégiques	demandes, matériel d'étude et avis	en tant que dossier et informel	hebdomadaire
collègues	demandes et avis	informel, réunion de staf	quotidien
consultants	matériel d'étude, propositions	en tant que dossier	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	réponses à des questions	par lettre, e-mail, téléphone	quotidien
Autorités et organisations externes	propositions et solutions	en tant que dossier iet informel	hebdomadaire
FEB, organisations syndicales	propositions et solutions	en tant que dossier	bimensuel
autres autorités (internationales)	avis et matériel d'étude	en tant que dossier et informel	hebdomadaire
cellules stratégiques	demandes, avis, propositions	en tant que dossier et informel	hebdomadaire
collègues	demandes et avis	informel, réunion de staf	quotidien
consultants	matériel d'étude, propositions	en tant que dossier	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général de l'Agence pour la Simplification Administrative (mandat)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation des activités liées à un projet qui lui a été confié, à savoir qui fait quoi, quand (délais) et comment (via le groupe de pilotage ou d'autres organes) ; allocation du temps et des moyens

• la planification quotidienne (dans le cadre des finalités imposées)

• le dépôt de propositions de modification

• l'approbation des services fournis par les consultants ; après avis de l'équipe

• le plan de travail de ses collaborateurs

• la méthode d'établissement de comptes rendus (après avis de la direction générale)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les propositions de modification des processus

• les aspects juridiques

• les aspects budgétaires (approbation des factures, délai de la facturation, allocation du budget attribué au projet), dans les limites du budget alloué au projet

• l'établissement de cahiers des charges

• certaines matières liées au budget (attribution des projets, contrats, participation à des ateliers de travail ou conférences, formation et éducation, soutien logistique, etc.)

• les matières personnalisables (vacances et congé, rémunération, carrière, etc.)

• les matières liées à la politique (points de vue de l'ASA, du secrétariat d'Etat, de la communication externe, questions parlementaires, contacts avec la presse, etc.)

• certaines matières liées au projet (détection des problèmes)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

le budget varie d'un projet à l'autre

 

Autres données quantitatives

1. en moyenne, 5 projets à long terme par an (exemples : projet Point de contact des Charges administratives, projet Cartes de réduction Transport public, projet Carte de stationnement Handicapés, projet pilote Collecte unique des données citoyens, cartes de réduction Transport public, projet pilote Test Kafka étendu, cartes de réduction Transport public, complétés par quelques petits projets y afférents)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation spécifique, liée au projet et au contexte (directives européennes, contrats de gestion, lois, etc.)

• la législation générale (par exemple : législation sur les marchés publics)

• les directives politiques spécifiques (valables au sein des autres SPF où des projets sont mis en oeuvre) et générales de l'ASA

• les directives liées au contexte et relatives à la séparation des compétences entre les niveaux féderal, régional et local d'une part et entre le cabinet et l'Administration d'autre part (exemple : la communication)

 

Quelles innovations

• tous les projets sont orientés sur l'innovation (mission fondamentale de l'ASA)

 

Sur base de quel cadre de référence

• vision, mission et objectifs de l'ASA

• cadre de référence politique : accord de gouvernement, déclarations de politique fédérales

• cadre de référence international (exemple : projets de simplification aux Pays-Bas)

• cadre budgétaire et plan de personnel

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.