Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA170

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger, coordonner et suivre les activités du secrétariat général

afin de

permettre au service d'accomplir ses missions et tâches, à savoir gérer correctement les mandats (procédure de nomination et de démission des membres, renouvellement des mandats, publication au Moniteur belge, gestion des données pour le paiement des jetons de présence) et garantir le bon fonctionnement des organes de l'Institut national d'assurance maladie invalidité (INAMI), gérer correctement les présences pour l'octroi des décorations spéciales de prévoyance aux titulaires, publier dans les délais les différentes publications de l'INAMI et les distribuer aux parties internes et externes concernées, ainsi qu'assurer le travail de secrétariat et de dactylographie pour les services généraux de soutien et pour les services centraux de l'INAMI

 

Suivre, traiter et diffuser les informations concernant l'évolution des législations relatives à l'assurance maladie-invalidité et les thèmes actuels relevant du domaine de la sécurité sociale

afin de

fournir aux parties concernées des informations claires et actuelles en vue de les soutenir dans l'exercice de leurs missions principales et ce, de façon périodique, par le truchement du bulletin d'information de l'INAMI

 

Assurer les tâches administratives et logistiques liées au comité général de gestion

afin de

soutenir l'administrateur général, qui assure la gestion quotidienne du comité général de gestion, afin que ce dernier puisse exercer ses compétences

 

Finalités

En tant que

chef de service

organiser et diriger le secrétariat général, de même que représenter celui-ci en entretenant des relations avec des personnes, des organes, etc., internes et externes et en leur transmettant des avis sur les informations demandées ou obtenues

afin de

réaliser les activités du service de façon efficace et efficiente dans le cadre du plan opérationnel et du plan stratégique, ainsi que collecter, traiter ou diffuser, conformément aux réglementations en vigueur, des informations cohérentes et correctes relatives aux activités du service

 

Exemples de tâches

• transposer le plan opérationnel stratégique en un plan d'action annuel pour le service, de même qu'en stimuler et en suivre la réalisation concrète

• dessiner l'organigramme du service et organiser les activités

• diffuser aux collaborateurs les instructions du service concernant les procédures de travail, stocker des données, transmettre des données entre les collaborateurs, etc.

• faire rapport à la direction en ce qui concerne les activités et les résultats du service

• transmettre des avis aux personnes ou organes internes ou externes en ce qui concerne les informations demandées ou obtenues

 

En tant que

dirigeant

planifier, organiser, suivre et adapter les activités et les résultats des chefs d'équipe et de leur équipe de collaborateurs

afin de

garantir des services internes et externes optimaux en exécutant correctement les activités, dans les délais, et conformément aux objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• définir les priorités

• distribuer et coordonner le travail ainsi que donner des directives et des objectifs clairs aux chefs d'équipe et aux collaborateurs

• garantir la continuité des activités du service en fonction des absences

• déterminer les besoins du service (personnel, matériel, moyens informatiques, formation, etc.) et assurer les tâches administratives correspondantes telles que gérer les congés et les absences, compléter les formulaires de demande, etc.

• suivre les activités et l'application correcte des réglementations et procédures en matière de gestion des mandats et d'octroi des décorations spéciales de prévoyance ainsi que corriger les résultats

 

En tant que

juriste

suivre, traiter et diffuser les informations concernant l'évolution des législations relatives à l'assurance maladie-invalidité et les thèmes actuels relevant du domaine de la sécurité sociale

afin de

fournir aux parties concernées des informations claires et actuelles en vue de les soutenir dans l'exercice de leurs missions principales et ce, de façon périodique, par le truchement du bulletin d'information de l'INAMI

 

Exemples de tâches

• suivre l'évolution des réglementations relatives à l'assurance maladie-invalidité en consultant le Moniteur belge, les projets d'arrêtés royaux, les décisions des divers organes, les développements dans le secteur de la sécurité sociale, etc.

• sélectionner les projets, les textes, etc.

• rédiger des textes récapitulatifs et synthétiques qui seront publiés dans le bulletin d'information de l'INAMI

 

En tant que

secrétaire/organisateur

régler les aspects administratifs et logistiques des réunions pour le comité général de gestion et pour les différentes cérémonies telles que la remise des décorations spéciales de prévoyance et la réception du Nouvel An

afin de

soutenir l'administrateur général, qui assure la gestion quotidienne du comité général de gestion, afin que ce dernier puisse exercer ses compétences (la tenue des comptes, l'établissement du budget des frais d'administration et les décisions concernant le personnel), remettre les décorations spéciales de prévoyance aux titulaires et organiser la réception du Nouvel An pour les fonctionnaires et les membres des divers organes de l'INAMI

 

Exemples de tâches

• établir l'ordre du jour et le transmettre aux parties internes et externes concernées

• envoyer en temps utile les convocations, les documents et les informations aux parties internes et externes concernées

• gérer les présences aux réunions

• rédiger le rapport du comité général de gestion

• organiser les aspects logistiques tels que la salle, les boissons, la nourriture, etc.

 

En tant que

coach

accompagner les collaborateurs dans leurs activités et leur développement

afin de

optimiser les compétences et les connaissances des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• être à l'écoute des problèmes des collaborateurs et chercher des solutions

• stimuler les collaborateurs grâce à des entretiens ciblés

• définir les points qui posent problème, ainsi que les compétences existantes et celles à développer

• accompagner les collaborateurs et/ou le(s) chef(s) d'équipe dans leur développement, par des entretiens dans le cadre des cercles de développement, par la transmission des informations, par le 'feed-back' sur le fonctionnement, etc.

• déterminer les besoins en formation des collaborateurs

 

En tant que

expert/spécialiste

utiliser ses connaissances et son expérience dans la discipline

afin de

augmenter la compétence et l'autonomie des chefs d'équipe et des collaborateurs, ainsi que gérer correctement les dossiers complexes dans le cadre de la réglementation de la gestion des mandats

 

Exemples de tâches

• appliquer et analyser la réglementation en ce qui concerne la gestion des mandats

• traiter les dossiers de mandat complexes

• donner des directives et des avis pour l'exécution, par exemple, des tâches et des dossiers complexes relatifs à la gestion des mandats et à d'autres activités

 

En tant que

responsable de la publication

organiser, coordonner et suivre la composition et/ou la publication du bulletin d'information de l'INAMI et d'autres publications de l'INAMI (registre du comité général de gestion, registre des circulaires aux organismes assureurs, répertoire des unions nationales, etc.)

afin de

garantir la publication et la distribution (internes et externes), en temps utile, du bulletin d'information de l'INAMI et d'autres publications de l'INAMI

 

Exemples de tâches

• collecter des informations et des textes auprès de différents services concernés

• donner des avis et des recommandations en ce qui concerne la rédaction de textes pour le bulletin d'information de l'INAMI

• collecter des informations et des textes auprès de différents services concernés pour le bulletin d'information de l'INAMI et sélectionner les informations qui seront soumises à l'approbation du comité de rédaction en vue d'être publiées

• organiser les réunions avec le comité de rédaction en vue d'approuver les documents qui seront publiés dans le bulletin d'information de l'INAMI

• charger respectivement les services Photocomposition, Reproduction et Envoi, de fournir la mise en pages des documents, d'imprimer les publications et de les envoyer aux intéressés

 

En tant que

assistant du conseiller général de la section Affaires administratives et juridiques

élaborer des missions spécifiques

afin de

appliquer correctement et en temps utile les missions prévues pour l'INAMI dans les réglementations

 

Exemples de tâches

• veiller au traitement administratif de données spécifiques en collaboration avec diverses parties internes ou externes telles que le Registre national, la Cour des comptes, etc.

• assurer un soutien administratif général

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	lettre, e-mail, contact informel personnel	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites et orales	lettre, e-mail, contact informel personnel	ad hoc (pas fréquent)
organisations/entreprises	questions écrites et orales	lettre, e-mail, contact informel personnel	hebdomadaire
cellule politique	questions écrites et orales	lettre, e-mail, contact informel personnel	ad hoc (pas fréquent)
management	questions écrites et orales	notes, contact personnel	hebdomadaire, mensuel
secrétariats des différents organes de l'INAMI et des services centraux de l'INAMI	questions écrites	notes, e-mail	hebdomadaire
Collaborateurs	questions écrites	dossiers	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	lettre, e-mail, téléphone	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites et orales	lettre, e-mail, téléphone	ad hoc (pas fréquent)
organisations/entreprises	questions écrites et orales	lettre, e-mail, téléphone	hebdomadaire
cellule politique	questions écrites et orales et législation (AR)	lettre, e-mail, téléphone, dossiers	mensuel, hebdomadaire
management	questions écrites et orales	notes, téléphone	mensuel, hebdomadaire
secrétariats des différents organes de l'INAMI et des services centraux de l'INAMI	questions écrites	téléphone, notes, e-mail	mensuel, hebdomadaire
Collaborateurs	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller général de la section Affaires juridiques et administratives

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• les objectifs du service, l'organisation du travail, la procédure de travail avec le calendrier à respecter (planification) et l'interprétation de la réglementation en ce qui concerne la gestion des mandats, en ce compris la procédure d'octroi des décorations spéciales de prévoyance, l'organisation des réunions du comité général de gestion et du comité de rédaction, la rédaction des publications internes et externes, le traitement de textes (service offert aux autres services de l'INAMI) et l'organisation interne du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les questions et les affaires ayant un contenu sensible, comme la présentation au ministre de candidatures pour des mandats spécifiques

• les mesures ayant un impact sur le budget, comme la demande de personnel supplémentaire

• la signature des courriers concernant les mandats, compte tenu des instructions internes et externes en vigueur

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

néant

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. nombre de publications : 4 par an

2. nombre d'acteurs externes : 44 groupes siégeant dans environ 100 organes, 120 organisations représentatives et 2.600 membres externes

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives générales de la cellule stratégique du ministre des Affaires sociales

• directives internes rédigées par le comité de direction et décisions prises par ce comité

• réglementation sur les mandats des organes institués au sein de l'INAMI

 

Quelles innovations

• optimisation, dans le cadre de la gestion des mandats, de la banque de données actuelle contenant les informations sur les membres nommés ou présents dans les différents organes de l'INAMI

• la banque de données centrale contenant des informations sur les membres, les mandats et les organisations représentatives, avec un accès sélectif tant en interne qu'en externe

• l'application informatique adaptée pour les procédures de travail liées aux publications, en vue de la rédaction du bulletin d'information de l'INAMI

• le bulletin d'information de l'INAMI (modifications dans l'offre, la présentation, la diffusion, etc.)

 

Sur base de quel cadre de référence

• les contrats de prestation de services ('service level agreements'), à savoir les accords concrets sur la collaboration entre certains services de l'INAMI ou avec des acteurs externes

 

Profil de compétences génériques

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