Identificatie van de functie

Functiecode : DSA170

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het aansturen, coördineren en opvolgen van de activiteiten van het algemeen secretariaat

teneinde

de dienst in staat te stellen zijn missie en opdrachten te verrichten:
* het correct beheren van de mandaten (procedure tot benoeming en ontslag van leden, hernieuwing van mandaten, publicatie in het Belgisch
Staatsblad, gegevensbeheer voor de uitbetaling van presentiegelden) en
het waarborgen van de goede werking van de RIZIV-organen
* het correct beheren van de aanwezigheden voor de toekenning van
de Bijzonder Voorzorgseretekens aan de gerechtigden
* het tijdig publiceren en verspreiden van diverse RIZIV-publicaties aan
de betrokkenen interne en externe partijen
* het uitvoeren van secretariaatswerk en dactylografiewerk voor de
algemeen ondersteunende diensten en voor de kerndiensten
van het RIZIV (Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering).

 

Het opvolgen, verwerken en verspreiden van informatie betreffende:
* de evolutie van de wetgevingen betreffende de ziekte-
en invaliditeitsverzekering
* actuele thema's binnen het domein van de sociale zekerheid

teneinde

de betrokkenen op periodieke wijze via het informatieblad RIZIV, overzichtelijke en actuele informatie te verschaffen ter ondersteuning bij het uitoefenen van hun kerntaken.

 

Het uitvoeren van de administratieve en logistieke aspecten verbonden aan het algemeen beheerscomité

teneinde

de administrateur-generaal, die het dagelijks beheer van het algemeen beheerscomité waarneemt, te ondersteunen opdat het algemeen beheerscomité zijn bevoegdheden kan uitvoeren.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

het organiseren en leiden van het algemeen secretariaat; alsook het vertegenwoordigen van het algemeen secretariaat door het onderhouden van relaties met interne en externe personen, instanties, enz., door het verschaffen van advies in verband met de gevraagde of gekregen informatie

teneinde

op een efficiënte en effectieve manier de activiteiten van de dienst te realiseren binnen het kader van het operationeel en strategisch plan, en om samenhangende en correcte informatie die in relatie staat tot de activiteiten van de dienst te verzamelen, te verwerken of te verspreiden conform de geldende reglementeringen

 

Voorbeelden van taken

• het vertalen van het strategisch en operationeel plan in het jaarlijkse actieplan voor de dienst en het stimuleren en opvolgen van de concrete realisatie ervan

• het uittekenen van het organogram van de dienst en het organiseren van de activiteiten

• het verspreiden van dienstorders onder de medewerkers in verband met werkprocedures, het opslaan van gegevens, de gegevensoverdracht tussen medewerkers, enz.

• rapporteren aan de directie betreffende de activiteiten en resultaten van de dienst

• het verschaffen van advies aan interne of externe personen en instanties in verband met de gevraagde of gekregen informatie

 

Als

leidinggevende

het plannen, organiseren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten en resultaten van de teamchefs en hun team van medewerkers

teneinde

een optimale interne en externe dienstverlening te garanderen door de activiteiten tijdig en kwalitatief uit te voeren in overeenstemming met de operationele doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van de prioriteiten

• het verdelen en coördineren van het werk en het geven van duidelijke richtlijnen en objectieven aan de teamchefs en de medewerkers

• het garanderen van de continuïteit van de dienst in functie van de afwezigheden

• het bepalen van de behoeften van de dienst (personeel, materiaal, ICT-middelen, opleiding, ... en het uitvoeren van de bijhorende administratieve taken zoals het beheer van verloven, afwezigheden, het invullen van aanvraagformulieren, enz.

• het opvolgen van de activiteiten en de correcte toepassing van de reglementeringen en procedures inzake mandatenbeheer en het toekennen van het Bijzonder Voorzorgsteken en het bijsturen van de resultaten

 

Als

jurist

het opvolgen, verwerken en verspeiden van informatie betreffende de evolutie van de wetgevingen betreffende de ziekte- en invaliditeitsverzekering en betreffende actuele thema's binnen het domein van de sociale zekerheid

teneinde

de betrokkenen op periodieke wijze via het informatieblad RIZIV overzichtelijke en actuele informatie te verschaffen ter ondersteuning bij het uitoefenen van hun kerntaken

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de evolutie van de reglementeringen inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering via het Belgisch Staatsblad, ontwerpen van Koninklijke Besluiten, beslissingen van diverse organen, ontwikkelingen binnen de sector van de sociale zekerheid, ...

• het selecteren van onderwerpen, teksten, ...

• het opstellen en schrijven van samenvattende en een overzicht gevende teksten voor publicatie in het informatieblad RIZIV

 

Als

secretaris/organisator

het regelen van de administratieve en logistieke aspecten van de vergaderingen voor het algemeen beheerscomité en voor diverse plechtigheden zoals de uitreiking van het Bijzonder Voorzorgsereteken en de nieuwjaarsreceptie

teneinde

de administrateur-generaal, die het dagelijks beheer van het algemeen beheerscomité waarneemt, te ondersteunen opdat het algemeen beheerscomité zijn bevoegdheden (het bijhouden van rekeningen, de opmaak van de begroting van de administratiekosten en de beslissingen in verband met het personeel) kan uitvoeren, de Bijzondere voorzorgseretekens uit te reiken aan de gerechtigden en de nieuwjaarsreceptie te organiseren voor ambtenaren en leden van diverse RIZIV-organen

 

Voorbeelden van taken

• het opmaken en doorsturen van de agenda naar de interne en externe betrokkenen

• het tijdig versturen van de uitnodigingen, documenten en informatie aan de interne en externe betrokkenen

• het beheren van de aanwezigheden op de vergaderingen

• het opmaken van het verslag van het algemeen beheerscomité

• het organiseren van de logistieke aspecten zoals zaal, drank, eten, ...

 

Als

coach

het begeleiden van de medewerkers in hun activiteiten en hun ontwikkelingen

teneinde

de vaardigheden en kennis van de medewerkers te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• luisteren naar de problemen van medewerkers en zoeken naar oplossingen

• het stimuleren van medewerkers via gerichte gesprekken

• het definiëren van knelpunten en de aanwezige en te ontwikkelen competenties

• het begeleiden van de medewerkers en/of de teamchef(s) in hun ontwikkeling via gesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels, via de overdracht van informatie, via het geven van feedback over het functioneren, enz.

• het bepalen van de opleidingsnoden van de medewerkers

 

Als

deskundige/specialist

het aanwenden van zijn/haar kennis en expertise binnen het vakdomein

teneinde

de deskundigheid en autonomie van de teamchefs en medewerkers te verhogen en de ingewikkelde dossiers in het kader van de reglementering van het mandatenbeheer correct te beheren

 

Voorbeelden van taken

• het toepassen en analyseren van de reglementering wat betreft het mandatenbeheer

• het behandelen van ingewikkelde mandatendossiers

• het geven van richtlijnen en advies voor het uitvoeren van moeilijke opdrachten, dossiers, enz., in verband met het mandatenbeheer en andere activiteiten

 

Als

publicatieverantwoordelijke

het organiseren, coördineren en opvolgen van de samenstelling en/of publicatie van het informatieblad RIZIV en andere RIZIV-publicaties (klapper van het algemeen beheerscomité en van de omzendbrieven naar verzekeringsinstellingen, ... het repertorium van de landsbonden, ...

teneinde

de tijdige publicatie en verspreiding (intern en extern) van het informatieblad RIZIV en andere RIZIV-publicaties te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van informatie en teksten bij de diverse betrokken diensten

• het geven van advies en aanbevelingen m.b.t. de redactie van teksten voor het informatieblad RIZIV

• het verzamelen van informatie en teksten voor het informatieblad RIZIV bij de betrokken diensten en selecteren welke informatie ter goedkeuring voor publicatie wordt voorgelegd aan het redactiecomité

• het organiseren van vergaderingen met het redactiecomité ter goedkeuring van de documenten die gepubliceerd zullen worden in het informatieblad RIZIV

• opdracht geven aan de dienst fotocompositie, reproductie en verzending om respectievelijk de opmaak van documenten te verzorgen, de publicaties te drukken en te verzenden naar de betrokkenen

 

Als

assistent van de adviseur-generaal van de afdeling administratieve en juridische zaken

het uitwerken van specifieke opdrachten

teneinde

de opdrachten voor het RIZIV voorzien in de reglementeringen tijdig en correct uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• administratieve behandeling van specifieke dossiers met diverse interne of externe partijen zoals het rijksregister, het Rekenhof, enz.

• algemene administratieve ondersteuning

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, persoonlijk informeel contact	wekelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, persoonlijk informeelcontact	ad hoc (niet frequent)
organisaties/ondernemingen	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, persoonlijk informeel contact	wekelijks
Cel Beleidsvoorbereiding	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, persoonlijk informeel contact	ad hoc (niet frequent)
management	mondelinge en schriftelijke vragen	nota's, persoonlijk contact	wekelijks, maandelijks
secretariaten van de verschillende RIZIV-organen en van de kerndiensten van het RIZIV	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
medewerkers	schriftelijke vragen	dossier	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, telefoon	wekelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, telefoon	ad hoc (niet frequent)
organisaties/ondernemingen	mondelinge en schriftelijke vragen	brief, e-mail, telefoon	wekelijks
Cel Beleidsvoorbereiding	schriftelijke en mondelinge vragen en wetgeving (KB)	brief, e-mail, telefoon, dossiers	maandelijks, wekelijks
management	mondelinge en schriftelijke vragen	nota's, telefoon	maandelijks, wekelijks
secretariaten van de verschillende RIZIV-organen en de kerndiensten van het RIZIV	schriftelijke vragen	telefoon, nota's, e-mail	maandelijks, wekelijks
medewerkers	mondelinge vragen	contact personnel	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur-generaal van de afdeling juridische en administratieve zaken => raadgevende functie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de doelstellingen van de dienst, de werkorganisatie, de werkverdeling, de werkprocedures met de te respecteren tijdsplanning en de interpretatie van de reglementering wat betreft: - het mandatenbeheer inclusief de procedure voor de toekenning van het Bijzonder Voorzorgsereteken - organisatie van vergaderingen van het algemeen beheerscomité en van het redactiecomité - redactie van interne en externe publicaties - tekstverwerking als dienstverlening aan andere RIZIV-diensten - interne organisatie van de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• kwesties en zaken met een gevoelige inhoud zoals bijvoorbeeld de voorlegging van specifieke kandidaturen voor mandaten aan de minister

• maatregelen die een impact hebben op het budget zoals bijvoorbeeld de aanvraag van bijkomend personeel

• het ondertekenen van briefwisseling in verband met de mandaten, rekening houdend met interne en externe geldende onderrichtingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

nihil

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. aantal publicaties = 4 per jaar

2. aantal externe partijen
* 44 groepen zetelend in ongeveer 100 organen
* 120 vertegenwoordigde organisaties
* 2600 externe leden

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• algemene richtlijnen van de beleidscel van de minister van Sociale Zaken

• interne richtlijnen opgesteld door het directiecomité en beslissingen genomen door het directiecomité

• reglementering over de mandaten van de organen ingesteld bij het RIZIV

 

Welke vernieuwingen

• in het kader van het mandatenbeheer: het optimaliseren van de huidige gegevensbank met informatie van de leden benoemd of aangewezen in de verschillende RIZIV-organen

• centrale gegevensbank met informatie zowel over de leden, de mandaten als de vertegenwoordigde organisaties met selectieve toegang zowel intern als extern

• een aangepaste informaticatoepassing voor de werkprocedures verbonden aan publicaties voor het opstellen van het informatieblad van het RIZIV

• informatieblad RIZIV: wijzigingen in het aanbod, voorstelling, verspreiding, ...

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• dienstverleningsakkoorden: concrete afspraken over de samenwerking tussen bepaalde RIZIV-diensten onderling en met externe partijen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.