Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO919

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Gérer les moyens informatiques et/ou de télécommunication (= matériel CIS, Communication Information Systems) du ministère de la Défense (p.ex. : serveurs, systèmes de stockage et de secours (backup) avec leurs accessoires, applications) qui lui ont été confiés selon les principes de la gestion intégrée du matériel et ce, pendant le cycle de vie complet

afin de

maintenir et améliorer le fonctionnement efficace du ministère de la Défense d'une part, et améliorer la numérisation et l'automatisation de la communication et de l'information d'autre part.

 

Finalités

En tant que

collaborateur stratégique

définir la politique et les critères spécifiques d'application au sein du ministère de la Défense pour la maintenance logistique du matériel CIS qui fait partie des systèmes d'armes pendant le cycle de vie complet de ce matériel (par systèmes d'armes, il convient d'entendre tous les systèmes qui comprennent du matériel CIS (radars, réseaux, radio, sonars, etc.) ou le matériel CIS indépendant (applications diverses))

afin de

maximiser la politique logistique au sein de toutes les forces armées en fonction de la politique logistique générale

 

Exemples de tâches

• établir un plan de gestion du matériel pour le matériel CIS dont il est responsable

• rédiger les différentes instructions pour la gestion du matériel sous sa responsabilité qui doivent être suivies par les différents utilisateurs ou collaborateurs directs, telles que des directives, des instructions techniques, la gestion intégrale de la qualité (Total Quality Management), etc.

• déterminer la politique de maintenance du matériel sous sa responsabilité sur la base ou non de fiches techniques existantes : méthodes d'utilisation, de maintenance et de stockage, déterminer le niveau de maintenance et définir les tâches et les moyens à chaque niveau

• fixer les critères applicables à la gestion logistique pour le matériel sous sa responsabilité (stocks (pour les applications, il s'agit p.ex. des licences)), rotations du matériel, critères d'identification et de signalisation (déterminer les codifications et les proposer au CIDMAT (Centre d'identification et de documentation des matériels) : le niveau optimal des stocks, la quantité des stocks initiaux, les lieux de stockage, la durée des rotations, l'identification et les critères pour le nouveau matériel et la mise au point pendant le cycle de vie, etc.)

• actualiser la base de données ILIAS (application du ministère de la Défense pour la gestion de l'ensemble du matériel) pour le matériel dont il est responsable afin de pouvoir définir les paramètres de politique et de gestion

 

En tant que

expert/spécialiste

gérer et élaborer de nouvelles configurations du matériel qui fait partie des divers systèmes d'armes (voir ci-dessus) pour le matériel CIS dont il est responsable

afin de

permettre une gestion intégrée des divers types de matériel

 

Exemples de tâches

• déterminer les configurations du matériel, en concertation avec le CC CIS (Centre de Compétences CIS), à savoir, définir la configuration initiale et ses évolutions et tenir à jour les bases de données

• étudier et proposer les modifications nécessaires (à l'aide d'une fiche de programme) à apporter au matériel dont il est responsable : ceci sur la base des besoins des différents utilisateurs au sein du ministère de la Défense, des propositions des producteurs, des propositions des partenaires nationaux et internationaux et des besoins qui découlent des études techniques (effectuées par le CCCIS ou des bureaux d'études externes) entamées à la suite de problèmes rencontrés : notamment évaluer la faisabilité, les coûts, l'opportunité et l'applicabilité

• préparer l'exécution des modifications à apporter aux configurations du matériel dont il est responsable, notamment déterminer des spécifications et des modalités d'exécution, établir des demandes d'achat (DA) de matériel et de services, ordonner l'exécution des modifications et adapter la base de données ILIAS (p. ex., lors de

• suivre l'exécution des adaptations, notamment assurer le suivi de la livraison et de la distribution des kits (licences, matériel, etc.), suivre l'exécution des adaptations ainsi que l'adaptation de la documentation et adapter la base de données ILIAS

• déterminer, en collaboration avec le gestionnaire de personnel, les besoins de formation du personnel technique et, en collaboration avec le gestionnaire de l'infrastructure, les besoins en infrastructure (p. ex.: locaux à refroidissement par air pour les serveurs) pour la mise en oeuvre du matériel dont il est responsable

 

En tant que

gestionnaire des besoins

assurer le suivi des besoins de maintenance du matériel CIS dont il est responsable

afin de

garantir le fonctionnement et la disponibilité opérationnelle du matériel concerné

 

Exemples de tâches

• suivre les performances techniques du matériel, notamment assurer le suivi des problèmes techniques constatés, étudier des rapports de défauts techniques ou des rapports d'accidents, rédiger des rapports pour les producteurs et nos partenaires nationaux et internationaux et organiser des démonstrations, exploiter les rapports et les statistiques de maintenance, déterminer et proposer des modifications et des mesures correctives et préventives, participer à des études menées par des utilisateurs et diriger des études pour améliorer les performances du matériel utilisé

• gérer le matériel CIS qui est entretenu (nettoyer, réparer, etc.) à divers niveaux de répararation : suivre de manière concrète l'endroit où se trouve le matériel, son état, et rédiger des directives, etc.

• gérer la maintenance industrielle: notamment rédiger les demandes pour conclure des contrats de maintenance avec l'industrie, étudier les contrats de maintenance pour l'industrie et d'autres organismes, procéder à des simulations pour l'introduction de modifications et l'exécution de programmes de maintenance, présenter les plans pluriannuels, annuels ou à court terme et analyser les besoins établis par les gestionnaires des contrats décentralisés

• rédiger une DA (demande d'achat) pour l'exécution des programmes de maintenance

• donner des directives pour l'exécution de programmes de maintenance et suivre l'exécution de ces programmes (assurer le suivi des réparations, de l'adaptation des programmes de maintenance, des litiges, des recours à la garantie, des retards, des demandes de modification des contrats ou d'intervention des services ou du fonctionnaire dirigeant)

 

En tant que

coordinateur ou gestionnaire des stocks

prévoir le (ré)approvisionnement nécessaire pour le matériel sous sa responsabilité

afin de

garantir le fonctionnement opérationnel et la disponibilité de ce matériel

 

Exemples de tâches

• analyser les demandes d'approvisionnement formulées par les organismes du ministère de la Défense et définir les besoins d'achat : notamment déterminer les priorités et l'opportunité, analyser la description et l'identification du matériel demandé, analyser les solutions alternatives, analyser les besoins calculés à l'aide d'ILIAS, analyser les demandes prioritaires et assurer le suivi des stocks

• établir les demandes d'achat, notamment déterminer les spécifications, les DA et les demandes prioritaires

• assurer le suivi de la livraison et de la distribution des approvisionnements, notamment fixer la programmation et la distribution du matériel, suivre l'évolution du marché, des litiges, de la livraison et de la distribution et assurer le suivi de la livraison des demandes prioritaires

• étudier les demandes de déclassement et ordonner les déclassements

• étudier et ordonner l'évacuation des stocks et la réforme du matériel

 

En tant que

gestionnaire de matériel

renouveler le matériel CIS sous sa responsbilité et faisant partie des systèmes d'armes

afin de

permettre au ministère de la Défense de disposer de matériel de qualité

 

Exemples de tâches

• définir les besoins opérationnels, en collaboration avec les responsables de section, étudier les solutions possibles, les coûts et la faisabilité, étudier les besoins éventuels et leur certification et établir les prévisions budgétaires

• rédiger les demandes d'achat (DA) et consigner, en collaboration avec les responsables techniques, les spécifications techniques dans les dossiers d'achat

• participer aux procédures d'achat, notamment évaluer les offres techniques et soutenir le service d'achat en la matière

• veiller à ce que l'exécution des achats soit réalisée (donner l'ordre), notamment les livraisons, la mise en place et le soutien logistique de la livraison (transport, etc.)

• définir, en collaboration avec le gestionnaire de personnel, les besoins en formation du personnel technique et, en collaboration avec le gestionnaire de l'infrastructure, les besoins en infrastructure (p.ex.: les locaux à refroidissement par air pour les serveurs) pour la mise en oeuvre du matériel sous sa responsabilité

 

En tant que

gestionnaire du budget

assurer le suivi des coûts et des dépenses nécessaires pour assurer l'utilisation et la maintenance du matériel CIS sous sa responsabilité

afin de

maîtriser les coûts et les dépenses

 

Exemples de tâches

• mettre à la disposition du bureau Synthèse et Procédure les moyens budgétaires nécessaires au programme de fonctionnement du matériel des sous-systèmes : les plans quinquennaux pour les programmes de maintenance, les modifications et la consommation et le réapprovisionnement

• prévoir les moyens budgétaires pour le rééquipement, notamment établir les plans quinquennaux

• assurer le suivi des crédits utilisés, notamment le suivi budgétaire des dépenses réalisées par le bureau Synthèse et Procédure de MRCIS (Material Resources Division Systèmes de Communication et d'Information) concernant le matériel sous sa responsabilité, étudier la structure des coûts et des dépenses et étudier et proposer des possibilités de réduction des dépenses

• assurer le suivi du paiement des factures adressées aux entreprises privées et veiller à ce que les factures soient rentrées à temps pour pouvoir procéder aux paiements nécessaires

• adapter éventuellement son plan de gestion dans un cadre budgétaire

 

En tant que

gestionnaire de documentation - gestionnaire de connaissances

gérer la documentation technique du matériel CIS sous sa responsabilité

afin de

disposer d'une documentation détaillée et actualisée

 

Exemples de tâches

• gérer la documentation technique qui est applicable au matériel CIS sous sa responsabilité : étudier les modifications nécessaires à la suite d'adaptations, introduire des demandes de modification quand celles-ci sont gérées par un constructeur ou un consortium de partenaires, prescrire les adaptations et établir la liste de distribution

• établir des demandes d'achat pour l'achat de documentation : analyser les demandes des unités, analyser l'opportunité et les priorités, et analyser la description et l'identification de la documentation demandée

• assurer le suivi de la distribution, de la reproduction de la documentation afférente au matériel CIS dont il est responsable

• se perfectionner continuellement par l'auto-apprentissage, par des formations ou par des séminaires sur le matériel CIS sous sa responsabilité

 

En tant que

prospecteur

procéder à la prospection militaire du marché

afin de

sélectionner le meilleur matériel (le meilleur rapport qualité/prix et un matériel adapté aux besoins opérationnels)

 

Exemples de tâches

• procéder à la prospection militaire du marché

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
gestionnaires de matériel	questions écrites et orales	contact personnel, lettre, e-mail	hebdomadaire
management	questions écrites et orales, dossiers	toutes les formes	hebdomadaire
unités - organisations internes : CCCIS, SMAC , RSCC, MRMP-C, MR-B	questions et conseils écrits et oraux, dossiers	toutes les formes	hebdomadaire
unités - organisations internes : utilisateurs	questions et conseils écrits et oraux	toutes les formes	hebdomadaire
agences OTAN et d'autres pays OTAN ou européens	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
agences OTAN et d'autres pays OTAN ou européens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions orales	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions/conseils	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
gestionnaires de matériel	questions et conseils écrits et oraux, dossiers	toutes les formes	hebdomadaire
management	questions et conseils écrits et oraux, dossiers	toutes les formes	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
agences OTAN et gestionnaires d'autres pays	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
unités - organisations internes : CCCIS, SMAC, RSCC, MRMP-C, MR-Budget..	questions et conseils écrits et oraux	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
unités - organisations internes	conseils oraux	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	questions et conseils écrits et oraux	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef d'une sous-section Resources de MR CIS (qui est dirigé par le Chef de MR CIS); par catégorie de matériel TIC, il y a un chef de sous-section responsable (par exemple, pour la sous-section réseaux, il y a un gestionnaire de matériel pour les routeurs, un gestionnaire pour le câblage, etc.)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion, politique et utilisation des moyens TIC qui lui ont été confiés

• planification des congés des collaborateurs

• contrôle des livraisons d'appareils TIC et de logiciels

• donner des directives aux organismes qui utilisent les systèmes relevant de sa responsabilité

• déterminer soi-même les initiatives nécessaires pour définir les performances et la configuration des systèmes opérationnels

• donner des directives aux chefs de projet de CCCIS et à d'autres échelons qui doivent prévoir le soutien CIS ou à la cellule CIS des unités

• prendre les actions correctives nécessaires pour garantir l'opérationnalité des systèmes

• prendre toutes les actions dans les limites budgétaires fixées

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• ses propres congés

• questions non liées à l'informatique

• lancement de programmes d'achat vers le service d'achat et chaque décision qui a un impact financier

• dépassement des moyens budgétaires

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

0

 

Budget de travail propre

0

 

Autres données quantitatives

1. gestion, par exemple, d'un budget variant entre 4 et 10 millions d'euros, lors de nouveaux projets, en fonction du type d'applications ou du matériel géré (réseaux, systèmes radar ou radio, applications) et du moment

2. il/elle est, dans le cadre de ce budget, fonctionnaire dirigeant pour une série de contrats ouverts avec des fabricants

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives internes de la Direction Générale Material Resources

• législation sur les marchés publics

• directives budgétaires

• spécifications techniques en fonction du type de matériel sous sa responsabilité

 

Quelles innovations

• adapter la politique de maintenance de son matériel

• modifier les méthodes en matière de gestion

• décider du déclassement ou de l'utilisation prolongée du matériel par le biais de mises à jour (updates), etc.

 

Sur base de quel cadre de référence

• directives existantes

• expérience propre

• analyse comparative (benchmarking)

• nouvelles directives ou réglementation, besoins opérationnels modifiés, etc.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.