Identificatie van de functie

Functiecode : ICO002

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Centraliseren, analyseren, rangschikken en archiveren van de relevante informatie, rekening houdend met de wettelijke bepalingen inzake bewaring

teneinde

de informatie die noodzakelijk is voor de medewerkers van de FOD of de organisatie, voor externe gebruikers of voor het management, ter beschikking te stellen en de duurzaamheid van de informatie te waarborgen.

 

Resultaatgebieden

Als

archivaris

zorgen voor de bewaring van allerlei documenten

teneinde

de gebruikers de mogelijkheid te geven zich op bruikbare documenten te baseren.

 

Voorbeelden van taken

• waarborgen van een geschikte drager voor de informatie (dvd, papier, cd-rom, enz.)

• zorgen voor de bewaring en het onderhoud van de informatie (temperatuur, vochtigheid, enz.)

• moderne technieken voor het bewaren van documentatie voorstellen

• in de praktijk omzetten van het theoretisch en juridisch kader voor het behouden en de bewaren van informatie

 

Als

analist-opzoeker

opzoekingen doen, gebruik makend van veelsoortige bronnen, en bezorgen van een eerste analyse aan de gebruiker

teneinde

alle informatie te leveren die de gebruiker nodig heeft

 

Voorbeelden van taken

• uitvoeren van verfijnde opzoekingen in verschillende bestanden (via internet, tijdschriften, catalogi, enz.)

• opmaken van een dossier

• een synthese maken van de gevonden informatie

• uitvoeren van een eerste gegevensanalyse binnen een precieze problematiek

• opstellen en implementeren van de procedures voor de selectie en de verwerving van archieven

 

Als

adviseur

formuleren van advies en aanbevelingen aan het management over informatiemiddelen en de dragers voor bewaring

teneinde

een optimale dienstverlening te waarborgen wat betreft het ter beschikking stellen van informatie

 

Voorbeelden van taken

• samenwerken met de informatica-afdelingen om geschikte programma's te ontwikkelen

• adviseren van de verantwoordelijken over de automatisering van de toegang tot de informatie

• adviseren van de verantwoordelijken betreffende de dragers voor de verspreiding van de informatie

• adviseren van de verantwoordelijken over de wettelijke levensduur van elk document

 

Als

kennisbeheerder

verwerven en onderhouden van actuele kennis in de behandelde domeinen

teneinde

de afstemming te garanderen van de dienstverlening op actuele ontwikkelingen wat betreft de geleverde informatie en adviezen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interdepartementale vergaderingen en aan werkgroepen

• opvolgen van de informaticaontwikkelingen inzake het beheer van informatie

• analyseren van de literatuur en de verschillende media

• onderhouden van de interne en externe contacten

 

Als

informatiebeheerder

waarborgen van het documenteren en klasseren van alle informatie die relevant is voor de dienst in kwestie

teneinde

deze beschikbaar en toegankelijk te maken voor de gebruiker

 

Voorbeelden van taken

• helpen bij de rangschikking van de relevante informatie

• ondersteuning bieden bij het beheer van de verschillende databanken

• aanbrengen van verbeteringen in de manier van documenteren en van rangschikken

• verzamelen van informatie (abonnement, werken) op een proactieve manier

• analyseren, uitbouwen en toepassen van de ordonnantiesystemen

 

Als

begeleider

begeleiden en ondersteunen van de gebruikers van het archief

teneinde

hen te helpen bij hun opzoekingen en zo de uitvoering van hun taken te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• begeleiden van de interne en externe gebruikers bij het gebruik van het systeem (internet, intranet, intern programma)

• sturen en in goede banen leiden van de opzoekingen

• informeren van de collega's over nieuwe ontwikkelingen

• uitwerken van gestandaardiseerde opzoekingsprocedures

• opleiden en ondersteunen van het archiefpersoneel en de archiefgebruikers inzake het gebruik van de archieven en de toegang tot de archieven

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers	schriftelijke en mondelinge vragen	per brief, e-mail	dagelijks
andere fed. overh.diensten	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak	wekelijks
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal	per brief, e-mail	dagelijks
andere fed. overh.diensten	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	wekelijks
collega's	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

verantwoordelijke documentatie en archivering/adjunct-adviseur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de oplossing voor dagelijkse problemen die zich voordoen bij de opvolging van de dossiers

• de organisatie van het eigen werk (bepaling van de prioriteiten)

• de inrichting van het archief (rangschikking en codering, databank)

• de manier waarop de opzoekingen uitgevoerd worden

• de selectie van de informatie die relevant is voor de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het vernietigen van archieven

• de aankoop van materiaal

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering inzake de bewaartermijnen

• reglementering inzake de toegang tot de informatie (vertrouwelijkheid, enz.)

 

Welke vernieuwingen

• nieuwe technieken voor het bewaren (bv. scanner )

• uitwerken van classificatierichtlijnen

• toegankelijkheid van de dossiers

• externe partnerschappen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke opleidingen

• ontwikkeling van een persoonlijk netwerk

• brochures, media, enz.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.