Identificatie van de functie

Functiecode : DIS006

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Het toekennen van het diplomatiek statuut (in de ruime zin van het woord) aan instellingen, gebouwen en personen die hierop recht hebben en het waarborgen van de continuïteit van dit statuut door alle hiervoor noodzakelijke maatregelen te nemen

teneinde

concreet de bepalingen van de Conventie van Wenen inzake het diplomatiek verkeer, van andere internationale conventies, van de Belgische wetten, alsook van de omzendbrieven en van de gewoontes (rechtsleer) naar een concrete situatie toe te organiseren en juridisch correct in te kaderen.

 

Het bepalen van de algemene voorwaarden, met inachtneming van specifieke gegevens en een specifieke context en in samenspraak en onder verantwoordelijkheid van het diensthoofd, voor het verlenen van een diplomatiek statuut

teneinde

alle in aanmerking komende personeelsleden van de Ambassades, Missies (Derde landen) en Permanente Vertegenwoordigingen bij de Europese Unie te voorzien van de nodige diplomatieke immuniteiten en voorrechten conform hun statuut, alsook om alle nodige assistentie te verlenen bij het doen respecteren (in België) van de diplomatieke immuniteiten en bij het toekennen van de gebruikelijke voorrechten (in samenspraak met de Belgische Ambassades in het buitenland wat betreft de reciprociteit) maar ook om hen te wijzen op hun verplichtingen dienaangaande.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

het geven van precieze instructies aan de agenten (onder verantwoordelijkheid van het diensthoofd)

teneinde

erover te waken dat het diplomatiek statuut aan de juiste instellingen, gebouwen en personen wordt verleend

 

Voorbeelden van taken

• het nauwkeurig informeren, door permanente ondersteuning, van het betrokken personeel van de dienst over de Belgische regels voor de toekenning en het beheer van het diplomatiek statuut en dit door intern de gegevens zo nauwkeurig mogelijk in een specifieke databank bij te houden; ervoor zorgen dat de betrokkenen zo vlug mogelijk (na de juridische goedkeuring van het statuut) in het bezit worden gesteld van een Belgische identiteitskaart; ervoor zorgen dat bepaalde gegevens inzake deze dossiers zo vlug mogelijk bij de FOD Financiën terechtkomen (voor de toepassing van fiscale voorrechten) en dat deze gegevens juist worden geïnterpreteerd; alsook het laten opstellen en, na juridische controle, goedkeuren van allerhande administratieve attesten

• ervoor zorgen dat een aantal personeelsleden per missie een onbeperkte toegang krijgen tot de transitzone op de nationale luchthaven en dat de behandeling van de diplomatieke koeriers en de diplomatieke tas juridisch zo correct mogelijk verloopt

• het garanderen van de solvabiliteit van de uitnodigende diplomaat bij aanvragen van visa door de buitenlandse bezoekers

• het beheren van de

• zorgen dat de betrokkenen ten volle kunnen genieten van hun diplomatiek statuut, maar bij misbruiken (na goedkeuring door de hiërarchie) de nodige stappen ondernemen en eventueel sancties opleggen, steeds binnen de mogelijkheden van het juridisch kader

 

Als

deskundige/specialist

het adviseren van het diensthoofd inzake fiscale zaken en het toepassen van de fiscale regels in de dagelijkse praktijk

teneinde

de fiscale voorrechten te waarborgen en de veranderingen in de fiscaliteit te vertalen naar het diplomatiek korps toe

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van ontwerpen van omzendbrieven en ontwerpen van antwoorden naar de diplomatieke missies toe inzake vragen van fiscale aard

• het mogelijk maken van fiscale vrijstellingen en, indien nodig, het inlichten van de betrokken missie (per diplomatieke nota) waarom een vrijstelling juridisch niet kan worden gegeven, alsook het inlichten van de FOD Financiën of andere autoriteiten omtrent het al dan niet toekennen van de vrijstelling

• antwoorden op vragen van fiscale aard (binnen het diplomatiek kader) vanwege de Belgische ambassades in het buitenland en hen in kennis stellen (omzendbrieven) van de fiscale behandeling van de in België aanwezige diplomatieke missies waardoor eventueel, na een strikte juridische afweging, wederkerigheid kan worden toegepast; alsook het bieden, indien nodig, van juridische ondersteuning aan de Belgische posten door een fiscaal dossier mee te begeleiden

• het opvolgen van de Belgische federale, regionale, gewestelijke, provinciale en gemeentelijke belastingspolitiek, en het juridisch interpreteren en vertalen ervan naar het diplomatiek korps toe; alsook het uitleggen van de recente internationale evolutie die ook in België meer en meer opgang maakt, zijnde de verschuiving van de zuivere 'taks' naar een heffing op de 'verleende dienst', en deze via diplomatieke nota's kenbaar maken (precieze instructies) bij het diplomatiek cliënteel

• het opstarten en opvolgen van een groot wederkerigheidsonderzoek op het vlak van de fiscale voorrechten in het buitenland, zodoende dat bij grote scheeftrekkingen in het nadeel van België de betrokken missie in België hierop attent wordt gemaakt en het eventueel gelijkaardig behandelen van deze missie

 

Als

bemiddelaar

fungeren als aanspreekpunt naar buiten toe (steeds in nauw contact met het diensthoofd) inzake allerhande mogelijke juridische vragen inzake de toepassing van het diplomatiek statuut in België

teneinde

de verzoekers concrete informatie te verschaffen

 

Voorbeelden van taken

• het onmiddellijk (on the spot) geven van concrete antwoorden op mondelinge en schriftelijke vragen van juridische aard aan diplomaten (Belgische en buitenlandse), collega's van andere FOD's, advocaten, gerechtsdeurwaarders, burgers, ondernemingen, enz., inzake verduidelijkingen, interpretaties, enz,. betreffende het principe en de concrete toepassing van het diplomatiek statuut

 

Als

controleur

het controleren en opvolgen van de gegevens in de databank P&S (Directie protocol en veiligheid)

teneinde

ervoor te kunnen zorgen dat deze gegevens juridisch correct worden geïnterpreteerd bij het gebruik ervan (bv. door andere FOD's)

 

Voorbeelden van taken

• het geven van een elektronisch akkoord voor de aanmaak van de verblijfsvergunningen na het vervullen van de voorwaarden voor het verlenen van het diplomatiek statuut

• het verifiëren van de gegevens van de databank op hun exactheid en het actueel houden ervan door alle veranderingen, aanvullingen, schrappingen, enz. (aankomst en vertrek van personen, gegevens burgelijke stand, delegatie van handtekening per missie, het nakijken van officiële adressen, telefoonnummers, enz.) ook elektronisch te laten verwerken gezien de juridische repercussie ervan bij andere FOD's

 

Als

dossierbeheerder

zorgen voor het bijhouden van de concrete dossiers (Ambassades, Missies en Permanente Vertegenwoordigingen bij de EU) met het oog op het definitief opslaan van alle relevante gegevens die van belang zijn voor de bepaling van het speciale statuut van de betrokken instelling en personeelsleden

teneinde

enerzijds een elektronisch individueel dossier voorhanden te hebben (de gegevensbank) en anderzijds een 'papieren' algemeen dossier (het papieren dossier is heel belangrijk omdat de inhoud van sommige nota's juridisch afdwingbare gegevens (engagementen door de diplomatieke missies) kan bevatten (bewijsmateriaal)) inzake een aantal actuele principiële thema's zoals Douane en Accijnzen, BTW (Belasting op de toegevoegde waarde), regionale taksen, de aankoop en het huren van officiële gebouwen, CD-parkings (Corps Diplomatique), burgelijke stand (bv. samenlevende partners, partners van hetzelfde geslacht, enz.), contingentering van bepaalde taksvrije importproducten, enz.

 

Voorbeelden van taken

• het actueel houden van bovenvermelde dossiers (na juridische filter) en zorgen dat alle relevante informatie hierin terechtkomt door regelmatig de nieuwe gegevens te synthetiseren en zo nodig juridisch in een individuele diplomatieke nota te gieten naar de diplomatieke missie toe of in een

• het opstellen van de jaarlijkse individuele lijst per diplomatieke missie (zijnde 270) van taksvrije importproducten waarop contingentering van toepassing is en het individueel doen toekomen van deze informatie bij de betrokken diplomatieke missie, het beheren van de fiscale behandeling en immatriculatie van wagens die aangekocht worden door de diplomatieke missies en het personeel, het mee ondersteunen van de visumproblematiek naar het diplomatiek korps toe, het behandelen van de tenlastenemingen type 'protocol' voor bezoekers van diplomaten, het verstrekken van juridische adviezen inzake bepaalde bilaterale juridische kwesties (bv. interpretatie van de Consulaire conventie met de VS, het statuut van culturele centra, een school, een toeristische dienst, enz.) binnen een diplomatieke missie, sociale zekerheid, de problematiek van de aanwerving en het statuut van lokaal personeel, illegaal geworden ex-werknemers van missies, verkeersovertredingen, enz.

 

Als

informatieambtenaar

het verschaffen van alle relevante informatie

teneinde

een betere kennis te bewerkstelligen over het speciale statuut van de diplomatieke wereld op juridisch vlak

 

Voorbeelden van taken

• het informeren en bijstaan van de agenten in de dienst

• het beantwoorden van vragen inzake het diplomatiek statuut van de FOD Buitenlandse Zaken en andere FOD's

• het beantwoorden van vragen van Belgische Ambassades inzake bepaalde elementen van het statuut die hen worden toegekend in het buitenland en die niet altijd in overeenstemming zijn met de Belgische praktijksituatie

 

Als

leidinggevende

het organiseren van de werkzaamheden binnen de sectie 'diplomatiek personeel' van de dienst P&S1 (diplomatieke zendingen) door voor de agenten van de dienst het 'juridische' aspect te vertalen naar de dagelijkse praktijk

teneinde

de door de hiërarchie toevertrouwde taken uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• het verdelen van de taken en het opvolgen van de uitvoering van de taken

• het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de werkzaamheden van de dienst

• toezien op de naleving van de tijdschema's en procedures

• het vastleggen van de prioriteiten voor de dossierbehandeling

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
diplomatieke missies in België	schriftelijke vragen	diplomatieke nota	dagelijks
diplomatieke missies in België	mondelinge vragen om adviezen, verduidelijkingen	informeel	dagelijks
personeel diplomatieke missies	mondelinge vragen	contact personnel	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	dagelijks
particulieren/burgers	mondelinge en schriftelijke vragen	per brief, mondeling, e-mail ...	dagelijks
FOD BZ en andere FOD's	schriftelijk / mondeling	per brief, e-mail, mondeling ...	dagelijks
Belgische ambassades	schriftelijke vragen	als mail, mondeling	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
diplomatieke missies in België	beslissingen	diplomatieke nota	dagelijks
diplomatieke missies in België	wetgeving (wet, KB, MB ...	diplomatieke nota	dagelijks
personeel diplomatieke missies	mondelinge adviezen	contact personnel	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen of schriftelijk	informeel	dagelijks
particulieren/burgers	mondeling of schriftelijk	per brief, mondeling, e-mail ...	dagelijks
FOD BZ en andere FOD's	schriftelijk / mondeling	per brief, mondeling, e-mail ...	dagelijks
Belgische ambassades	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de protocolchef: N-1

de adjunct-protocolchef Voorrechten en Immuniteiten: N -2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• naar het diplomatiek korps toe het organiseren van de normale juridische toepassingen van de Conventie van Wenen inzake de principes van het diplomatiek statuut, de Belgische reglementering en/of andere wetgeving ter zake en het in praktijk brengen van de omzendbrieven 'Protocol' door deze naar letter en geest toe te passen

• het onderhouden van de administratieve contacten met sommige FOD's en andere Belgische overheden inzake de juridische toepassing van de bestaande reglementering (bv. taksvrijstellingen) en het nemen van alle nodige initiatieven om de bestaande reglementering verder te verfijnen en te vereenvoudigen (bv. via ontwerpen van omzendbrieven)

• de contacten met het publiek (in de brede zin van het woord) inzake vragen omtrent de toepassing van het diplomatiek statuut

• de organisatie van het werk

• de samenwerking met de medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• elke vraag of positionering die mogelijk niet kan worden opgevangen binnen het wettelijk kader (Conventie, wet, reglementering, omzendbrief)

• elke specifieke interpretatie van de Conventie van Wenen, de Belgische reglementering, enz.

• elke afwijking of uitzondering op de huidige normale regels of gewoontes

• elke kwestie die de discretie van een dossier in gevaar kan brengen

• elk element van informatie dat als afwijkend kan worden aanzien en dat verwerkt moet worden

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.233.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. op dit ogenblik zijn er in België een 270-tal diplomatieke missies met 11.335 personen met een diplomatiek statuut (4 695 diplomaten en 6 640 familieleden)

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de Conventie van Wenen inzake het diplomatiek verkeer (18041961 - BS 06/06/1968); en de hieruit voortvloeiende toepassing op basis van de Belgische wetgeving in de verschillende domeinen, circulaires 'Protocol', interne omzendbrieven, beslissingen van Belgische rechtbanken, enz.

• het Koninklijk Besluit van 30/10/1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen

• de Consulaire Conventie VS-België van Washington van 02/09/1969

• de Belgische wetten en reglementeringen inzake de burgelijke stand, de aankoop van wagens, auteursrechten, het BTW-handboek, Douane en Accijnzen, enz.

• de algemene lijnen van de Verdragen van Rome en Ottawa (en volgende) inzake de Europese Unie, de NAVO (Noord-Atlantische Verdragsorganisatie), de WEU (West-Europese Unie), COPS (Politiek en Veiligheidscomité), ... en andere zoals het Verdrag van Bazel inzake de immuniteit van staten

 

Welke vernieuwingen

• de ondersteuning van de initiatieven van het diensthoofd (zie fiche diensthoofd)

• een goed onderscheid maken tussen wat belangrijk en wat bijkomstig is

• het voorstellen van de vereenvoudiging van de procedures door per thema een allesomvattende nieuwe circulaire op te stellen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• bijdragen tot een betere dienstverlening naar de diplomatieke missies en hun personeel toe, alsmede naar het grote publiek

• meebouwen aan een meer praktische en doelgerichte reglementering (omzendbrieven)

• het mee ondersteunen van alle pogingen om de vereenvoudiging van procedures te bewerkstelligen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.