Conseiller gestion du personnel statutaire extérieur - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO004
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Diriger, coordonner et superviser le service chargé de la gestion du personnel statutaire des carrières extérieures (du SPF Affaires étrangères)
afin de
assurer et améliorer le fonctionnement du service gérant l'ensemble du personnel extérieur statutaire (environ 65O agents) sous ses aspects administratifs et financiers au sens large.
Assurer la circulation de l'information relative la carrière statutaire du personnel des carrières extérieures
afin de
informer les postes et les agents travaillant à l'étranger ou à l'Administration centrale ou les citoyens à l'extérieur du département (public et Ambassades étrangères)
Finalités
En tant quedirigeantassurer la direction du service (22 agents)
afin de
coordonner et programmer la gestion du service
- informer les agents du service sur les réglementations et procédures
- programmer les tâches en fonction des échéances générales et ponctuelles
- introduire des innovations dans le fonctionnement du service, y compris au niveau informatique
- esquisser la réalisation des activités de prévision (plans de personnel, etc.)
En tant queassistantsoutenir le Directeur de la direction du Personnel extérieur
afin de
lui permettre de mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie
Exemples de tâches
- préparation de notes de synthèse, de réponses écrites à des questions
- recherche de l'information dans les dossiers individuels des agents
- rédaction de propositions à l'attention de la hiérarchie
- avis divers (mutations, promotions, ouverture de postes, etc.)
- assistance au niveau de la préparation de voyages à l'étranger
En tant quereprésentantreprésenter le service au sein de différents forums de décision (interne et externe)
afin de
défendre le point de vue du SPF en matière de personnel extérieur
Exemples de tâches
- participation à des réunions internes (Communautés et Régions, etc.)
- rencontres externes avec des représentants d'autres SPF (Finances, Défense)
En tant quegestionnaire de dossierssuperviser la gestion des dossiers individuels des agents
afin de
garantir que tous les dossiers soient traités de façon optimale
Exemples de tâches
- superviser le fonctionnement, les accès, les innovation des différents programmes informatiques de gestion des dossiers individuels
En tant quepersonne de contactservir de contact entre l'Administration centrale à Bruxelles et les postes à l'étranger
afin de
répondre à toutes les questions des agents, des postes, des institutions belges et étrangères
Exemples de tâches
- répondre aux question des agents sur les aspects administratifs et financiers de leur dossier
- informer les postes belges à l'étranger sur la réglementation en vigueur
- informer le public et les Ambassades étrangères à Bruxelles sur des questions relatives à la gestion du personnel extérieur (statut, statistiques, etc.)
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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la hiérarchie
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réglementation, décisions
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notes
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continue
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les postes à l'étranger
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contexte étranger (coût de la vie, statistiques...)
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rapports
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continue
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les agents à l'étranger
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infos concernant leur dossier
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rapports, lettres
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continue
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institutions/autres SPF
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statistiques, études...
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rapports
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ponctuelle
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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la hiérarchie
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deux catégories: information générale thématique, statistiques, prévisions, soit information individ
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notes
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continue
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les postes à l'étranger
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instructions
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mails
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continue
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les postes à l'étranger
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expliquations d'instruction
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mails
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ponctuelle
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les agents à l'étranger ou à l'A.C.
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tout ce qui concerne les aspects administratifs et financiers de leur fonction
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par lettre, e-mail ...
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ponctuelle et fréquente
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les institutions et autres SPF
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régime administratif et financier des agents à l'étranger
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courriers, rencontres
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ponctuelle
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les clients (individuels ou groupes et institutions telles Ambassades étrangères à Bruxelles)
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information sur carrières extérieures et aspects administratifs et financiers liés à celles-ci
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courriers, mails
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ponctuelle
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Président NDirecteur P&O N-1
Directeur du personnel extérieur N-2
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- une partie de la correspondance administrative et financière
La fonction doit demander une autorisation pour
- Cette fonction a la particularité d'offrir une autonomie très réduite, vu d'une part la proportion importante d'actes officiels touchant les agents (promotions, mutations, régime financier, etc.) qui nécessitent une signature à haut niveau (Ministre ou Président du Comité de direction) et d'autre part, l'interactivité des questions traitées avec les compétences d'autres Directions ou services (SPF Budget et contrôle de la gestion, Direction générale Budget, etc.), réclamant une coordination et la signature à plus haut niveau.
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
1.223.389.000 EUR
Budget de travail propre
néant
Autres données quantitatives
1. néant
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- essentiellement la législation relative au statut des agents de l'Etat, ainsi que la réglementation internationale (p. ex. : Convention de Vienne sur les relations diplomatiques et consulaires, etc.)
Quelles innovations
- avant tout une amélioration de l'outil informatique (accès et traitement des données individuelles) visant à plus d'efficacité, de rapidité et de transparence (p. ex.: problématique des indemnités de poste)
- protection accrue des données personnalisées
Sur base de quel cadre de référence
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