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Conseiller centre de crise - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV080
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Experts thématiques
Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Développer des méthodes de prévention de crises
afin de
être le mieux préparé possible et de savoir agir le plus rapidement possible lorsqu'une crise éclate, en Belgique ou à l'étranger
Analyser et prévoir des méthodes de gestion de crises, en Belgique ou à l'étranger
afin de
pouvoir donner l'aide la plus adéquate aux personnes affectées par la crise
Assurer un service de garde (en dehors des heures d'ouverture de l'administration)
afin de
garantir la meilleure réception possible des messages urgents venant de nos postes et de citoyens belges en détresse
Finalités
En tant quedirigeant
- diriger, coordonner,superviser et orienter les travaux des responsables de groupe et les différentes équipes de collaborateurs, tant au niveau administratif qu'au niveau du contrôle des activités
afin de
- atteindre les objectifs opérationnels décrits dans le plan de management
Exemples de tâches
- donner des directives et des objectifs clairs à chaque collaborateur du service, de même que coordonner les actions du service Centre de crise - B-Fast - Avis de voyage, au sein du département ainsi qu'à l'extérieur
- répartir les activités et veiller à la coordination et à la gestion budgétaire
- suivre et adapter les résultats, ainsi que rédiger des rapports pour la hiérarchie
- convoquer des réunions d'équipe, veiller à l'information et à la formation des collaborateurs et vérifier le contenu des diverses correspondances rédigées par les collaborateurs avant l'envoi de celles-ci à la direction pour signature
En tant que
conseiller stratégique
- fournir des avis à la direction, relatifs aux matières traitées par le service Centre de crise - B-Fast - Avis de voyage, ainsi que des avis relatifs aux travaux et à l'organisation de ce service
afin de
- permettre à la direction de formuler les objectifs stratégiques et de les atteindre
Exemples de tâches
- participer à la concertation en matière de structure organisationelle et de processus
- fournir des avis à la direction par la rédaction de rapports
- donner des avis quant aux nouvelles procédures à développer
En tant que
coach
- fournir des avis, assurer l'accompagnement et suivre le développement des collaborateurs du service et des volontaires qui travaillent ponctuellement lors de crises
afin de
- veiller à ce qu'ils exécutent leurs tâches avec motivation et d'améliorer leurs prestations
Exemples de tâches
- accompagner chaque collaborateur vers la réalisation des objectifs fixés
- mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir des points chauds, les compétences disponibles et celles à développer, ainsi que formuler des solutions
- coordonner les activités du groupe
En tant que
coordinateur
- veiller à la bonne coordination des actions du service et des agents volontaires lors d'une crise
afin de
- garantir l'interopérabilité du service avec les autres acteurs appelés à agir dans des situations de crise
Exemples de tâches
- coordonner l'information, la communication, l'organisation interne et les différents acteurs qui participent à la gestion des crises
- collecter des informations et les diffuser vers les collaborateurs et la hiérarchie
- servir de relais vers les instances à l'extérieur comme à l'intérieur pour la gestion d'une crise dans un pays étranger
En tant que
représentant
- entretenir des relations, tant internes qu'externes
afin de
- communiquer et faire valoir la vision du SPF et/ou du service Centre de crise - B-Fast - Avis de voyage sur certains aspects de ses compétences
Exemples de tâches
- assister à des réunions de travail nationales (coordination interne, B-Fast, etc.) et internationales (Union européenne, Organisation des Nations Unies, etc.)
- assurer le rapportage
- se charger des contacts avec la presse (avec l'accord du service de presse)
En tant que
gestionnaire de projet
- évaluer, élaborer et développer des directives et plans d'action
afin de
- améliorer le caractère opérationnel du service Centre de crise - B-Fast -Avis de voyage
Exemples de tâches
- évaluer le travail quotidien et les leçons tirées après une période de crise
- analyser les procédures ('fine tuning') ou développer de nouvelles procédures
- assurer la concertation avec les partenaires internes et externes pour préparer et implémenter ces nouvelles procédures
- évaluer les besoins logistiques du centre de crise et formuler une réponse adéquate
- étudier et gérer les projets existants et les marchés publics
En tant que
directeur du service permanent B-Fast
- diriger, coordonner, superviser et orienter les travaux du service permanent B-Fast (voir arrêté royal du 28 juillet 2003)
afin de
- mener à bien l'exécution des opérations d'aide d'urgence à l'étranger pour les populations autochtones touchées par des calamités ou des catastrophes causées par la main de l'homme
Exemples de tâches
- assurer le secrétariat du Conseil de coordination B-Fast
- représenter la structure interdépartementale du B-Fast, dans laquelle cinq départements sont représentés
- donner les impulsions nécessaires et les lignes de conduite afin d'optimiser l'efficacité des missions B-Fast
- se charger de la gestion budgétaire, à savoir le traitement des opérations des achats et les investissements en matériel nécessaire au bon fonctionnement de la structure (matériel requis en cas de crise)
En tant que
gestionnaire de marchés publics
- recommander la marche à suivre en termes de procédures de marchés publics auprès des collaborateurs du Centre de crise
afin de
- opérer les choix adéquats pour le traitement efficace des dossiers de marchés publics, respectant les délais et les contraintes budgétaires
Exemples de tâches
- faire contrôler la partie technique du contenu du cahier des charges
- se concerter avec les demandeurs de travaux ou de services afin de bien déterminer leurs nécessités (les différents départemenst représentés au sein du Conseil de coordination B-Fast)
- recommander le mode de passation de marchés publics, en concertation avec les demandeurs de travaux ou de services
- suivre la législation propre aux marchés publics ainsi que la législation propre aux travaux ou services en question
Positionnement
La fonction est dirigée par
le président du comité de direction (N)
le chef de cabinet
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.