Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV080

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Développer des méthodes de prévention de crises

afin de

être le mieux préparé possible et de savoir agir le plus rapidement possible lorsqu'une crise éclate, en Belgique ou à l'étranger

 

Analyser et prévoir des méthodes de gestion de crises, en Belgique ou à l'étranger

afin de

pouvoir donner l'aide la plus adéquate aux personnes affectées par la crise

 

Assurer un service de garde (en dehors des heures d'ouverture de l'administration)

afin de

garantir la meilleure réception possible des messages urgents venant de nos postes et de citoyens belges en détresse

 

Finalités

En tant que

dirigeant

diriger, coordonner,superviser et orienter les travaux des responsables de groupe et les différentes équipes de collaborateurs, tant au niveau administratif qu'au niveau du contrôle des activités

afin de

atteindre les objectifs opérationnels décrits dans le plan de management

 

Exemples de tâches

• donner des directives et des objectifs clairs à chaque collaborateur du service, de même que coordonner les actions du service Centre de crise - B-Fast - Avis de voyage, au sein du département ainsi qu'à l'extérieur

• répartir les activités et veiller à la coordination et à la gestion budgétaire

• suivre et adapter les résultats, ainsi que rédiger des rapports pour la hiérarchie

• convoquer des réunions d'équipe, veiller à l'information et à la formation des collaborateurs et vérifier le contenu des diverses correspondances rédigées par les collaborateurs avant l'envoi de celles-ci à la direction pour signature

 

En tant que

conseiller stratégique

fournir des avis à la direction, relatifs aux matières traitées par le service Centre de crise - B-Fast - Avis de voyage, ainsi que des avis relatifs aux travaux et à l'organisation de ce service

afin de

permettre à la direction de formuler les objectifs stratégiques et de les atteindre

 

Exemples de tâches

• participer à la concertation en matière de structure organisationelle et de processus

• fournir des avis à la direction par la rédaction de rapports

• donner des avis quant aux nouvelles procédures à développer

 

En tant que

coach

fournir des avis, assurer l'accompagnement et suivre le développement des collaborateurs du service et des volontaires qui travaillent ponctuellement lors de crises

afin de

veiller à ce qu'ils exécutent leurs tâches avec motivation et d'améliorer leurs prestations

 

Exemples de tâches

• accompagner chaque collaborateur vers la réalisation des objectifs fixés

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir des points chauds, les compétences disponibles et celles à développer, ainsi que formuler des solutions

• coordonner les activités du groupe

 

En tant que

coordinateur

veiller à la bonne coordination des actions du service et des agents volontaires lors d'une crise

afin de

garantir l'interopérabilité du service avec les autres acteurs appelés à agir dans des situations de crise

 

Exemples de tâches

• coordonner l'information, la communication, l'organisation interne et les différents acteurs qui participent à la gestion des crises

• collecter des informations et les diffuser vers les collaborateurs et la hiérarchie

• servir de relais vers les instances à l'extérieur comme à l'intérieur pour la gestion d'une crise dans un pays étranger

 

En tant que

représentant

entretenir des relations, tant internes qu'externes

afin de

communiquer et faire valoir la vision du SPF et/ou du service Centre de crise - B-Fast - Avis de voyage sur certains aspects de ses compétences

 

Exemples de tâches

• assister à des réunions de travail nationales (coordination interne, B-Fast, etc.) et internationales (Union européenne, Organisation des Nations Unies, etc.)

• assurer le rapportage

• se charger des contacts avec la presse (avec l'accord du service de presse)

 

En tant que

gestionnaire de projet

évaluer, élaborer et développer des directives et plans d'action

afin de

améliorer le caractère opérationnel du service Centre de crise - B-Fast -Avis de voyage

 

Exemples de tâches

• évaluer le travail quotidien et les leçons tirées après une période de crise

• analyser les procédures ('fine tuning') ou développer de nouvelles procédures

• assurer la concertation avec les partenaires internes et externes pour préparer et implémenter ces nouvelles procédures

• évaluer les besoins logistiques du centre de crise et formuler une réponse adéquate

• étudier et gérer les projets existants et les marchés publics

 

En tant que

directeur du service permanent B-Fast

diriger, coordonner, superviser et orienter les travaux du service permanent B-Fast (voir arrêté royal du 28 juillet 2003)

afin de

mener à bien l'exécution des opérations d'aide d'urgence à l'étranger pour les populations autochtones touchées par des calamités ou des catastrophes causées par la main de l'homme

 

Exemples de tâches

• assurer le secrétariat du Conseil de coordination B-Fast

• représenter la structure interdépartementale du B-Fast, dans laquelle cinq départements sont représentés

• donner les impulsions nécessaires et les lignes de conduite afin d'optimiser l'efficacité des missions B-Fast

• se charger de la gestion budgétaire, à savoir le traitement des opérations des achats et les investissements en matériel nécessaire au bon fonctionnement de la structure (matériel requis en cas de crise)

 

En tant que

gestionnaire de marchés publics

recommander la marche à suivre en termes de procédures de marchés publics auprès des collaborateurs du Centre de crise

afin de

opérer les choix adéquats pour le traitement efficace des dossiers de marchés publics, respectant les délais et les contraintes budgétaires

 

Exemples de tâches

• faire contrôler la partie technique du contenu du cahier des charges

• se concerter avec les demandeurs de travaux ou de services afin de bien déterminer leurs nécessités (les différents départemenst représentés au sein du Conseil de coordination B-Fast)

• recommander le mode de passation de marchés publics, en concertation avec les demandeurs de travaux ou de services

• suivre la législation propre aux marchés publics ainsi que la législation propre aux travaux ou services en question

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions / conseils	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations internation.	décisions / conseils	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions / conseils	contact personnel	quotidien
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	par téléphone	quotidien
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	informations	par lettre, e-mail ...	quotidien
ambassades	informations	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ambassades	questions écrites/ décisions	contact personnel et via mail	quotidien
organisations internation.	décisions	par lettre, e-mail, site web..	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail, site web..	quotidien
particuliers/citoyens	décisions	par lettre, e-mail, site web..	quotidien
management	décisions / informations	réunion, rapport	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction (N)

le chef de cabinet

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du travail et répartition des tâches au sein de l'équipe

• avis téléphoniques

• avis écrits

• ordre de priorité des dossiers

• étapes concrètes qui doivent être franchies dans les dossiers

• organisation de l'agenda du service

• gestion du centre de crise ou des opérations B-Fast

• congés et absences du personnel du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la participation aux journées d'étude et aux activités de perfectionnement en général

• toutes les mesures ayant un impact budgétaire.

• les dépenses hors budget

• son propre congé

• décisions relatives à des questions de fond, en ce qui concerne la gestion du centre de crise ou des opérations B-Fast

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

1.250.000 EUR (budget B-FAST) et délégation de signature pour 12.500 EUR

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les instructions du Comité de direction et du cabinet

• l'arrêté royal du 28 février 2003 relatif à la création de B-FAST

• la demande d'analyse d'informations

 

Quelles innovations

• l'amélioration des outils de communication (internet)

• les procédures de travail et de communication existantes

• les innovations continues et la 'proactivité' des agents (cf. finalité n°6, Gestionnaire de projet)

 

Sur base de quel cadre de référence

• la formation de base et personnelle continue, en interne ou en externe

• les contacts interpersonnels

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.