Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO008

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner le service Planning, Sélection et Formation

afin de

* atteindre de manière efficace les résultats opérationnels du service et ce, conformément aux objectifs stratégiques du service d'encadrement Ressources Humaines;
* assurer le bon déroulement des activités de formation, de gestion de carrière (plan et budget du personnel, mesures de compétences, etc.) et de recrutement et sélection du personnel;
* disposer d'agents compétents et motivés, à qui un maximum de perspectives de carrière sont offertes en interne afin de réaliser les objectifs opérationnels des services de l'INAMI.

 

Faire office d'expert dans la matière juridique spécifique et de représentant (interne et externe) du Service Planning, Sélection et Formation

afin de

* contribuer à une interprétation et à une application correctes de la législation en vigueur;
* diffuser une information adéquate et recueillir les éléments en relation avec les activités du service.

 

Finalités

En tant que

responsable du plan du personnel

établir le plan du personnel annuel en collaboration avec les acteurs concernés et conformément à la réglementation en vigueur

afin de

être en mesure d'établir des prévisions budgétaires sur la base des besoins identifiés et d'affecter ensuite au mieux l'enveloppe du personnel aux besoins de l'INAMI

 

Exemples de tâches

• établir le budget

• recueillir toutes les données relatives aux besoins de recrutement et aux mouvements du personnel au sein des services

• préparer les réunions en comité de direction relatives au plan du personnel

• modifier le plan du personnel en fonction de l'enveloppe accordée

 

En tant que

responsable de la procédure de recrutement et de sélection

* planifier les recrutements sur la base de l'analyse du plan du personnel
* assurer l'administration et le suivi de la procédure de recrutement et de sélection en collaboration avec les collaborateurs du service, les dirigeants, l'administration du personnel et Selor

afin de

recruter correctectement et en veillant à la qualité, dans les délais fixés et conformément à la réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches

• examiner la procédure de sélection éventuelle (marché du travail interne, réserves existantes, mobilité, nouvelles sélections, etc.)

• sélectionner les canaux de recrutement adéquats selon le budget disponible

• organiser les sélections (fixer les dates de sélection, établir des descriptions de fonction appropriées, etc.)

• assurer le suivi du processus administratif depuis le recrutement jusqu'à l'entrée en service

• gérer la réserve de candidats en collaboration avec Selor

 

En tant que

expert recrutement et sélection

* développer des instruments et des processus de sélection
* coordonner et participer activement au processus de sélection des candidats internes et externes en collaboration avec les managers de ligne et/ou les coordinateurs RH et Selor

afin de

assurer une sélection de qualité des candidats et attirer les collaborateurs les plus compétents en vue d'atteindre des objectifs de l'INAMI

 

Exemples de tâches

• participer au développement du contenu des tests de sélection afin de mesurer les compétences nécessaires

• participer aux jurys de sélection: mener des entretiens, formuler des avis objectifs, soit comme membre du jury, soit comme président du jury

• motiver la décision du jury dans un procès-verbal

• communiquer les résultats des tests aux candidats, aux managers de ligne et aux coordinateurs RH

 

En tant que

représentant du Service Planning, Sélection et Formation

* être le porte-parole et la personne de contact (interne et externe) du service pour tout ce qui concerne la matière concernée
* participer à divers groupes de travail et réunions

afin de

* diffuser une information adéquate et recueillir les éléments en relation avec les activités du service
* contribuer à des collaborations optimales avec les partenaires internes et externes
* contribuer à une bonne image du Service Ressources Humaines

 

Exemples de tâches

• faire rapport à la direction en ce qui concerne les activités et les résultats du service

• participer aux réunions (internes et externes) comme représentant du service, par exemple aux réunions du SPF. P&O (Personnel et Organisation), aux réunions de réseau, aux réunions avec Selor, le Comité de direction, le Comité de concertation de base, etc.

• gérer les contacts avec des institutions et personnes externes et construire un réseau de contacts

 

En tant que

coordinateur des formations, des mesures de compétences et des formations certifiées

planifier et coordonner les formations, les mesures de compétences et les formations certifiées en collaboration avec les collaborateurs, les dirigeants et les coordinateurs RH et conformément à la législation en vigueur

afin de

* permettre aux agents de développer de nouvelles compétences
* permettre aux agents de gérer leur carrière professionnelle (primes de compétences, promotions, etc.)
* soutenir les services dans la réalisation de leurs objectifs et de leurs missions

 

Exemples de tâches

• planifier des formations en fonction des priorités et en tenant compte du budget

• chercher les formations existantes sur le marché ainsi que les formateurs, et organiser les formations (internes ou externes)

• surveiller la coordination des mesures de compétences et des formations certifiées

• établir les statistiques concernant les formations suivies par le personnel de l'INAMI

• fournir des explications sur les mesures de compétences, formations certifiées, etc.

 

En tant que

coach dirigeant du service

* planifier, organiser, assurer le suivi et le fonctionnement du service
* organiser et coordonner le travail des collaborateurs
* former, soutenir et accompagner de manière continue le développement (connaissances, compétences) des collaborateurs par des entretiens dans le cadre des cercles de développement, du style de management approprié, de la transmission d'informations, etc.

afin de

dans le cadre du plan stratégique et opérationnel :
* réaliser les activités du service de manière efficace et effective
* garantir un service de qualité à tous les services INAMI
* motiver et responsabiliser les collaborateurs
* optimaliser le développement des collaborateurs (compétences, connaissances, etc.)

 

Exemples de tâches

• traduire le plan stratégique en plans d'action annuels

• organiser les activités du service et donner des directives pratiques aux collaborateurs

• mener des entretiens dans le cadre des cercles de développement

• prêter une oreille attentive aux collaborateurs et aider à trouver des solutions ou à gérer les problèmes interpersonnels au sein du service

• stimuler les collaborateurs à prendre des initiatives

 

En tant que

spécialiste de la réglementation

conseiller et veiller à la bonne application de la législation et de la réglementation en vigueur relative aux plan et budget du personnel, recrutements et sélections, formations, mesures de compétences, promotions, etc.

afin de

* garantir un traitement objectif pour l'entrée en fonction et le développement des compétences ainsi que dans la carrière du collaborateur à l'INAMI
* offrir le soutien nécessaire dans la résolution des dossiers complexes ou traiter des dossiers complexes
* contribuer à l'acquisition de l'expertise générale au sein du Service Ressources Humaines

 

Exemples de tâches

• rechercher, interpréter, traiter et diffuser l'information dans le service RH et à l'attention de tous les collaborateurs de l'INAMI

• répondre à des questions spécifiques de collaborateurs concernant la matière

 

En tant que

directeur de formation

* guider et superviser les stagiaires
* mettre en oeuvre des programmes d'accueil et de formation

afin de

bien intégrer les nouveaux agents dans leur service d'affectation et développer rapidement leurs compétences et connaissances en rapport avec leur fonction

 

Exemples de tâches

• organiser l'accueil des nouveaux agents

• établir des rapports de stage

• réunir la Commission de stages quand un stage ne se déroule pas favorablement

• accorder des congés de formation aux agents qui suivent une formation de leur propre initiative

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
IFA	méthodologie	catalogue de formation, directives	hebdomadaire
Coordinateur RH	besoins personnels et besoins de formations	réunion, e-mail, rapport	quotidien
Selor	feed-back, méthodologie relatifs aux tests de sélection et mesures de compétences, décisions ou acco	rapport, e-mail, réunion	hebdomadaire
P&O	méthodologie, directive, instruments RH	rapport, réunion, présentations	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Comité de direction	information relative à la formation	rapport structuré	plusieurs fois par an
Coordinateur R.H.	info sur les formations, sélections, statuts, plan du personnel	rapport, réunion, entretien, e-mail	quotidien
Fonctionnaires INAMI	info sur les formations, mesures de compétences, formations certifiées, plan de carrière, statut	intranet, lettres, e-mails, téléphone	quotidien
IFA	participants aux formations	fax, téléphone, e-mail	mensuel
P&O	feedback sur instruments RH	rapport, dossier, e-mail	mensuel
Selor	feedback sur instruments RH	rapport, dossier, e-mail	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le manager RH (conseiller général)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• fonctionnement global du service Planning, Sélection et Formation

• développement de nouvelles procédures internes

• planification et organisation des procédures de sélection "internes"

• organisation et planification de son travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• toutes les décisions portant sur l'exécution d'activités qui s'écartent de la politique de l'INAMI et du Service Ressources Humaines

• définir de nouvelles décisions politiques concernant la matière concernée

• approuver le plan de personnel et le budget par le Comité de direction

• approuver l'organisation de formations exceptionnelles par le Comité de direction

• des besoins supplémentaires en personnel

• des modifications des échéances des projets

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

budget de formation: 585.000 euros/an

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. 2.531 jours de formation pour les collaborateurs

2. 10-15 sélections ; 30-35 épreuves complémentaires

3. mesures de compétences et formations certifiées:
300-320 collaborateurs niveau C
100 collaborateurs niveau B

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• le statut du personnel

• la réglementation en vigueur

• les procédures de Selor

• les directives du Comité de direction

 

Quelles innovations

• optimalisation de la structure et des procédures existantes

• analyse et intégration des évolutions du marché en matière RH (e-learning, tests, etc.)

 

Sur base de quel cadre de référence

• dans le cadre de l'organisation du service, la stratégie ressources humaines de l'INAMI, le plan stratégique de l'INAMI, etc.

• cadre légal relatif à la matière concernée

• évolution du marché des ressources humaines

 

Profil de compétences génériques

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