Identificatie van de functie

Functiecode : DWO144

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors

Beroepscategorie : 14. Wetenschappen, Toegepaste wetenschappen, Studie en Onderzoek (WO)

Doel van de functie

Het bezorgen van relevante informatie die betrekking heeft op de evaluatie van de goede werking van de diensten van het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen), van de ingevoerde procedures, van de efficiëntie van het interne controlesysteem in het bijzonder en van de beheersing van de risico's in het algemeen aan het auditcomité, de gedelegeerd bestuurder en/of het management, met speciale aandacht voor de kernopdrachten van het FAVV (dierengezondheid, plantengezondheid, voedselveiligheid)

teneinde

een behoorlijke garantie te kunnen geven over de mate waarin de activiteiten door het FAVV beheerst worden.

 

Het uitwerken en voorstellen van aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen

teneinde

de managers te helpen om hun doelstellingen te behalen en de werking van de organisatie te verbeteren.

 

Resultaatgebieden

Als

auditor

het uitvoeren van allerlei soorten audits m.b.t. de kerntaken van het FAVV, met name audits inzake conformiteit, (compliance audit), audits op de autocontrole binnen de voedselketen (gebaseerd op HACCP), en operationele, organisationele, kwaliteits- en managementsaudits die betrekking hebben op de evaluatie van de goede werking van de organisatie en van de ingevoerde procedures en deelnemen aan verschillende soorten audits, met name inzake financiën, ICT, kwaliteit, enz.

teneinde

aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen uit te werken en voor te stellen inzake de goede werking van de organisatie, de ingevoerde processen en procedures, de efficiëntie van het interne controlesysteem in het bijzonder en de beheersing van de risico's en het beheer in het algemeen, met speciale aandacht voor de controle- en inspectiefunctie van het FAVV

 

Voorbeelden van taken

• het verifiëren van de efficiënte werking van een dienst en de afstemming van de doelstellingen op de strategie en opdrachten van de organisatie, alsook het uitwerken van relevante meetindicatoren

• het beoordelen van de controle in alle domeinen (administratief, technisch en financieel) op alle systemen, ongeacht of ze nu verband houden met de kerntaken van het FAVV, de informatie of de sturing

• nakijken of regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures bestaan en nageleefd worden

• verifiëren of de middelen op efficiënte en economische wijze aangewend worden en of de methodes en de planning relevant zijn ten opzichte van de internationale normen en specificiteiten van de overheidssector

• het beoordelen van de kwaliteit en de gepastheid van de regels en procedures (manueel en geautomatiseerd)

 

Als

evaluator

het systematisch en methodisch beoordelen van de procedures inzake risicoanalyse en van het systeem voor interne controle, met bijzondere aandacht voor de missie van het FAVV (onze opdracht is te waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant)

teneinde

te bepalen of deze procedures voldoende geschikt en efficiënt zijn en, indien nodig, verbeteringsvoorstellen te formuleren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van aanbevelingen over het systeem voor interne controle en van risicobeheer enerzijds door na te kijken of de regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures bestaan en nageleefd worden en anderzijds door de betrouwbaarheid van de informatie te verifiëren

• het verzamelen van de nodige gegevens om het risicobeheer te evalueren; het opmaken van rapporten die bepalend zullen zijn voor de doorgang van de controle vooraf naar de controle achteraf en voor de realisatie van de voorziene hervormingen

• het beoordelen van de werking en efficiëntie van het kwaliteitssysteem in de organisatie

• bijdragen totde ontwikkeling van de Control Risk Self Assessment (CRSA) in de organisatie om het management en het personeel de gelegenheid te bieden de werking van het systeem voor interne controle te beoordelen en verbeteringsvoorstellen te formuleren

• het auditcomité een behoorlijke zekerheid geven dat het management de vereiste procedures inzake interne controle ingevoerd heeft om tegemoet te komen aan de vereisten inzake het goed beheer via evaluaties, adviezen en de opvolging van de geformuleerde aanbevelingen

 

Als

adviseur

het verlenen van advies of proactieve aanbevelingen met betrekking tot nieuwe procedures of de reorganisatie van bepaalde procedures in het kader van verdere verbeteringen en ontwikkelingen, in overeenstemming met de missie van het FAVV (onze opdracht is te waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant)

teneinde

de werking van de organisatie te verbeteren en de processen aan te passen aan de operationele en beleidsdoelstellingen van het FAVV

 

Voorbeelden van taken

• het verschaffen van informatie en adviezen waardoor het management de werking van de organisatie, de efficiëntie en de geschiktheid van de interne systemen en procedures kan beoordelen en verbeteren

• het formuleren van aanbevelingen aan het management om de beheersing van de risico's en de beheerssystemen te verbeteren

• het verlenen van advies aan het management over de invoering van systemen voor zelfcontrole binnen de organisatie en een bijdrage leveren als "facilitator"

• het adviseren van het management met betrekking tot organisationele en operationele kwesties in het kader van het verzekeren van de veiligheid van de voedselketen

• het geven van advies aan het directiecomité van de organisatie voor de invoering van het KB

 

Als

redacteur

het uitbrengen van verslag over elke uitgevoerde audit aan de betrokken tussenpersonen

teneinde

hen binnen de afgesproken termijnen de gevraagde informatie te bezorgen en de organisatie een behoorlijke garantie te geven over de mate waarin de operaties van het FAVV beheerst worden

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van de meerjarenplanning die gebaseerd is op een methodische analyse van de risico's en ook het jaarlijkse gedetailleerde programma om een doeltreffende invoering van de middelen van de Interne Audit te verzekeren; hierin moet expliciet rekening worden gehouden met de kerntaken van het FAVV, zijnde de domeinen dierengezondheid, plantengezondheid en voedselveiligheid in de verschillende schakels van de voedselketen

• het jaarlijks schrijven en nakijken van het handvest van de dienst interne audit

• het jaarlijks vervolledigen en aanpassen van een meerjarenplan inzake vooruitgang om binnen een aanvaardbare termijn de beleidsraad redelijke zekerheid te geven over de mate waarin de activiteiten door de organisatie beheerst worden

• het uitwerken van een programma voor de bewaking van de kwaliteit en de opvolging van de prestaties van de activiteiten van de Interne Audit dat zowel betrekking heeft op de organisatie van de interne audit als op de individuele audits en verslag uitbrengen bij het auditcomité en bij de gedelegeerd bestuurder van het FAVV

• regelmatig verslag uitbrengen over elke uitgevoerde audit aan het auditcomité, aan de verantwoordelijke van de entiteit die betrokken was bij de audit en de managementverantwoordelijke van de acties die ondernomen moeten worden en het opmaken van het jaarlijks auditrapport en instaan voor de verspreiding en de presentatie ervan

 

Als

leidinggevende

op zelfstandige wijze beslissen over de organisatie van zijn/haar dienst

teneinde

de zelfstandigheid van de dienst te garanderen in vergelijking met de andere activiteiten van het FAVV, de vastgelegde doelstellingen te realiseren en er een maximale toegevoegde waarde aan te geven

 

Voorbeelden van taken

• het aansturen, motiveren en ontwikkelen van de medewerkers om de prestaties van de werknemers op een hoger niveau te brengen en om de verschillende opdrachten van de dienst tot een goed einde te brengen

• ervoor zorgen dat de expertise waarover de Interne Audit beschikt op optimale wijze gebruikt wordt en verschillende organisationele maatregelen overwegen (bv. de verdeling tussen de auditoren-specialisten voor bepaalde aspecten binnen de voedselketen en de meer algemene auditoren, enz.)

• voor elke opdracht de nodige middelen inzake tijd en personeel bepalen

• het uitwerken en verdedigen van het budgetvoorstel van de Interne Audit en het personeelsplan in samenwerking met de voorzitter van het directiecomité en deze laten nakijken en goedkeuren door het auditcomité

• het uitwerken van procedures voor het opstarten van projecten en het verschaffen van advies over de manier waarop het werk uitgevoerd moet worden

 

Als

deskundige van de organisatie

optreden als referentiepersoon binnen de organisatie voor alle vragen of toepassingen in verband met interne audit en de noodzakelijkheid hiervan in het kader van de controleopdracht van het FAVV

teneinde

het management en de medewerkers te ondersteunen met gefundeerd advies bij het realiseren van de organisationele doelstellingen

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van specifieke analyses die door het auditcomité, de voorzitter van de organisatie of de voorzitter van de beleidsraad gevraagd worden

• als referentiepersoon optreden op nationaal en internationaal niveau en ervaring uitwisselen met andere experts in het kader van "benchmarking"

• het bijstaan van het management in het kader van de invoering van het systeem voor interne controle tot men een gepast kwaliteitsniveau bereikt heeft

• deelnemen aan vergaderingen van het netwerk van de interne audit, dat samengesteld is uit chefs van de Interne Audit

• het volgen van de politieke en sociale veranderingen en tendensen die het beleid t.o.v. de voedselketen in het algemeen en de operationele werking van FAVV-diensten zouden kunnen beïnvloeden

 

Als

promotor

het promoten van interne controle en risicobeheer binnen de organisatie en het bevorderen van de ontwikkeling van het beter beheer van de organisatie

teneinde

de concrete toepassing van deze systemen en aanbevelingen voor beter beheer in de organisatie te verbeteren dankzij een grotere aanvaarding van de gebruikers

 

Voorbeelden van taken

• bijdragen tot de ontwikkeling van de Control Risk Self Assessment in de organisatie, die bestemd is voor het lijnmanagement

• het sensibiliseren van de organisatie voor het belang van de interne controle en het risicobeheer

• het promoten van de ontwikkeling en toepassing van het systeem voor risicobeheer en interne controle in de organisatie

 

Als

kennisbeheerder

het actueel houden en uitbreiden van de eigen technische kennis, zowel over audittechnieken en -methodes als over de plaats van de interne audit in de bevoegdheden van het FAVV, en deze overdragen naar de medewerkers

teneinde

procedures en systemen te ontwikkelen die afgestemd zijn op actuele ontwikkelingen (qua audit en qua tendensen binnen de voedselketen) en in overeenstemming met de algemene visie van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van de stromen en het structureren van de interne communicatie (bv. door middel van het auditcharter, enz.)

• deelnemen aan netwerkvergaderingen en contact opnemen met externe deskundigen om informatie uit te wisselen en zo de eigen kennis uit te breiden

• kennis nemen van de wetgeving rond interne audit en van de belangrijke reglementering aangaande het FAVV en de voedselketen die van kracht zijn en van de eventuele veranderingen, alsook het overdragen van de informatie aan de medewerkers om ze toe te passen

• het volgen van de politieke en sociale tendensen en veranderingen die het beleid en de operationele werking van het domein dat onderzocht kan worden, zouden kunnen beïnvloeden

• nakijken of de auditmethodes en systemen nageleefd en geactualiseerd worden in overeenstemming met de wettelijke teksten en de internationale normen die van toepassing zijn en het nagaan van de betrouwbaarheid van de informatie in alle domeinen

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur Interne Audit, Kwaliteitszorg en Preventie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.