Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO012

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Assister le Chef de service de la cellule PMO (Project Management Office)

afin de

assurer le suivi de l'implémentation des programmes d'amélioration au sein du SPF et soutenir le travail des chefs de projets des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre par le département Affaires étrangères.

 

Assumer l'aspect communication lié au travail de la cellule PMO

afin de

assurer une bonne diffusion de l'information et donc une certaine mobilisation concernant les programmes d'amélioration et le développement d'une culture de projets au sein du SPF Affaires étrangères.

 

Finalités

En tant que

assistant

seconder le Chef de service de la cellule PMO et son adjoint

afin de

assurer le suivi de l'implémentation des programmes d'amélioration mis en route par le SPF Affaires étrangères

 

Exemples de tâches

• participer au suivi et à l'encadrement des chefs de projets des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre

• être le relais entre les consultants externes et le département

• collaborer au développement d'outils de gestion interne

• participer à l'analyse de la consistance et de la qualité des résultats

 

En tant que

fonctionnaire d'information

assumer l'aspect communication lié au travail de la cellule PMO

afin de

assurer une bonne diffusion de l'information et favoriser la mobilisation de tous les agents du département concernant les programmes d'amélioration mis en oeuvre

 

Exemples de tâches

• développer et implémenter le plan de communication des programmes d'amélioration

• assurer la coordination entre la cellule PMO et les services de communication du SPF

• prendre en charge la réalisation concrète des événements de communication décidés

• fournir une expertise en matière de communication au sein de la cellule PMO

 

En tant que

expert/spécialiste

assister les chefs de projets des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre par le département

afin de

apporter aux chefs de projets le support nécessaire à l'implémentation des fiches de projets

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions de soutien et de suivi avec les chefs de projets

• évaluer les reportings des chefs de projets

• participer au développement d'outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale

• répondre aux questions des chefs de projets

 

En tant que

expert en communication

apporter le support nécessaire en matière de communication aux chefs de projet des programmes d'amélioration

afin de

leur permettre de réaliser le volet communication de leur plan d'approche

 

Exemples de tâches

• fournir une expertise en matière de communication

• participer à la conception de la communication relative à chaque projet

• fournir des outils de communication standard et aider à leur adaptation

 

En tant que

collaborateur de projet

assurer le suivi de l'implémentation des programmes d'amélioration mis en oeuvre

afin de

veiller à ce que les projets se terminent dans les délais impartis et de façon uniforme

 

Exemples de tâches

• établir et actualiser le tableau de bord du suivi des projets

• assurer le suivi des étapes des projets

 

En tant que

rédacteur

rédiger le contenu des messages de communication relatifs aux projets d'amélioration

afin de

assurer une communication uniforme et accessible au sein du SPF

 

Exemples de tâches

• rédiger les messages de communication

• solliciter des contributions

• réviser les textes soumis

 

En tant que

assistant/gestionnaire de projets

participer à la liaison avec le réseau des postes diplomatiques situés à l'étranger et veiller à leur sensibilisation

afin de

inclure le réseau des 130 postes diplomatiques dans les programmes d'amélioration et la gestion par projet

 

Exemples de tâches

• informer le personnel des carrières extérieures en matière de programmes d'amélioration et de gestion par projet

• participer à l'implication concrète du réseau des postes diplomatique dans les programmes d'amélioration et à son suivi

• participer à la sensibilisation du personnel de l'Administration centrale à une participation réelle et efficace des postes

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	contact personnel	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Chefs de projet	questions orales	contact personnel	quotidien
postes à l'étranger	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions orales	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Chefs de projet	conseils oraux	contact personnel	quotidien
postes à l'étranger	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

président : N ; chef de service de la cellule PMO "Programmes d'amélioration" (BPR, 'Business Process Reengineering') : N-1

adjoint du Chef de service de la cellule PMO "Programmes d'amélioration" (BPR) : N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la réalisation des projets (plan de communication et implémentation des programmes d'amélioration) approuvés par le Comité de pilotage (Comité de Direction élargi) et/ou le Chef de service de la cellule des "Programmes d'amélioration" pour qutant qu'ils s'inscrivent dans le cadre défini (budget ET timing)

• Organisation de son travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modifier les projets validés

• réaliser les projets validés en dehors du cadre défini

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• plan de management du Président du Comité de direction

• cadre général du BPR

• décisions du Comité de direction

• instructions du SPF P&O (Personnel et Organisation)

 

Quelles innovations

• méthodologie de l'implémentation des décisions et des projets d'amélioration

• amélioration de la méthode de diffusion de l'information

 

Sur base de quel cadre de référence

• mise à jour des plans opérationnels du Président et des managers des différentes directions générales et des directions d'encadrement

• conseils des consultants externes

• feedback de la hiérarchie

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.