Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO022

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Contrôleurs / inspecteurs / auditeurs

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Exécuter des missions d'audit, apporter des informations pertinentes au sujet de l'évaluation du bon fonctionnement de l'organisation en général, du fonctionnement effectif et efficace du système de contrôle interne en particulier (offrant une sécurité), formuler des recommandations et des propositions d'amélioration (fonction consultative)

afin de

assurer au top management un niveau raisonnable de sécurité en matière de fonctionnement effectif et efficace du système de contrôle interne.

 

L'audit interne exécute des missions générales et spécifiques en matière de consultance

afin de

soutenir le top management et le conseiller en matière de conception, d'implémentation et de suivi des instruments de gestion, des programmes de modernisation et des projets.

 

Finalités

En tant que

examinateur

examiner l'objet de l'audit à partir de différents points de vue

afin de

pouvoir disposer d'un dossier de base aussi complet que possible pour les activités d'audit

 

Exemples de tâches

• délimiter le terrain de travail concret de l'audit en ce qui concerne l'objet de l'audit et déterminer l'orientation et l'implication de l'effort d'audit projeté

• élaborer un planning d'audit proactif

• planifier et adapter la prestation d'audit personnelle

• choisir les procédures d'audit

• rassembler et analyser des documents, dossiers et données pertinents relatifs à l'objet de l'audit; rechercher et examiner la législation, la réglementation, les circulaires, la jurisprudence pertinentes; donner un aperçu et approfondir les procédures et instructions de travail; analyser les risques de façon pertinente sur une base théorique; tester la méthodologie (méthode de travail, entretien, analyse de documents, approche du processus, etc.); élaborer des feuilles de calcul électroniques, constituer et interroger des banques de données électroniques; interviewer les fonctionnaires et managers concernés, interroger d'autres services et SPF, différentes instances et utilisateurs du service public; rechercher et interpréter les remarques et avis des instances de contrôle (Cour des Comptes, Inspection des Finances, Services d'Inspection et de vérification, services de médiation); exécuter des enquêtes statistiques; décrire les intérêts des utilisateurs du service public et des autorités; examiner les plaintes et réactions des groupes cibles; rédiger des documents de travail et des templates (canevas); prévoir un audit de suivi pour contrôler et apporter des adaptations

 

En tant que

évaluateur

évaluer les différents aspects de l'objet de l'audit

afin de

pouvoir évaluer d'une manière aussi correcte et complète que possible les éventuels dysfonctionnements

 

Exemples de tâches

• exécuter des analyses de risques générales et spécifiques

• accorder en permanence de l'attention aux aspects de contrôle interne

• utiliser la vision et la capacité d'intégration

• établir le planning pluriannuel d'audit

• examiner la conformité des faits constatés avec la législation, la réglementation, la jurisprudence, les circulaires, les procédures, les instructions; analyser et formuler des conclusions appuyées par des enquêtes statistiques; estimer la portée précise des plaintes et des réactions; évaluer les différentes constatations en fonction des objectifs de l'organisation; confronter les résultats des enquêtes aux principes d'un fonctionnement effectif et efficace; cataloguer et classer les constatations en fonction des exigences d'efficacité, de productivité (individuelle et collective) et de qualité; évaluer de façon pertinente et décrire de façon concrère les dysfonctionnements

 

En tant que

spécialiste

utiliser la connaissance technique sur le terrain

afin de

pouvoir évaluer avec précision la portée des dysfonctionnements éventuels et pouvoir formuler des propositions de remédiation justifiées et réalisables en la matière

 

Exemples de tâches

• mettre à jour et approfondir la connaissance technique

• développer et améliorer la connaissance personnelle

• développer ses propres capacités de changement

• élaboration de concepts pour l'analyse de risque

• situer les évaluations dans le cadre plus large des instruments législatifs et réglementaires en ce qui concerne le champ d'action en matière d'audit et l'ensemble des procédures et instructions en vigueur dans le secteur; formuler des propositions adéquates et réalisables d'adaptation, de modification ou de révision fondamentale de la législation, de la réglementation, des circulaires, des instructions et des procédures de travail; confronter les constatations en matière d'audit avec les bonnes pratiques, exécuter le benchmarking (analyse comparative); proposer des solutions qui correspondent le mieux aux préoccupations des parties prenantes et aux objectifs généraux, particuliers, stratégiques et opérationnels de l'organisation; proposer des adaptations structurelles et organisationnelles; suggérer des mesures d'accompagnement; formuler des recommandations, des suggestions et des pistes de réflexion pour le top management; maximaliser l'impact sociétal de l'audit; tendre vers des prestations élevées mais réalisables chez les entités faisant l'objet de l'audit; examiner les dossiers en matière de fraude; utiliser l'instrument 'peer review' (évaluation par des pairs); créer et participer à des réseaux professionnels

 

En tant que

rapporteur

établir des documents de travail et des rapports d'audit de manière précise et soignée

afin de

restituer les resultats de l'audit d'une façon aussi correcte que possible et pouvoir décrire les recommandations aussi précisément que possible dans une forme utilisable et réalisable tant pour le top management que pour l'entité faisant l'objet de l'audit

 

Exemples de tâches

• utiliser des fiches de travail standardisées

• traiter des listes de questions

• rédiger différents documents de travail, rapports d'audit, lettres, notes, tableaux, etc.

• adapter du matériel externe dans une forme utilisable pour l'équipe d'audit

• discuter en groupe des constatations et des recommandations des audits; traiter les conclusions des réunions d'audit; discuter avec les auditeurs du rapport d'audit provisoire; décrire les résultats pertinents; préparer les présentations pour les entités faisant l'objet d'un audit et le (top) management; formuler des recommandations; faire rapport sur le suivi des recommandations d'audit; faire rapport verbalement au top management

 

En tant que

coach

organiser la mission d'audit, mener des réunions d'audit et s'occuper du suivi des rapports d'audit

afin de

permettre aux entités faisant l'objet d'un audit d'être "co-propriétaires" des résultats d'audit et parcourir le processus qui mène aux recommandations en matière d'audit et leur application

 

Exemples de tâches

• organiser la mission d'audit compte tenu de la situation spécifique de l'entité faisant l'objet de l'audit et de la

• planifier et organiser les réunions d'audit

• maximaliser la valeur ajoutée de la mission d'audit par une sélection optimale des partenaires à la discussion en fonction de leur connaissance du terrain

• élaborer des entretiens, de telle manière à ce que les partenaires à la discussion puissent et veuillent brosser un tableau aussi complet que possible de la situation

• transmettre des questions prioritaires essentielles aux personnes faisant l'objet d'un audit; veiller à appuyer systématiquement les dirigeants de l'entité faisant l'objet d'un audit durant la mission d'audit; susciter l'implication; négocier dans un esprit ouvert et surmonter les obstacles; tendre à une copropriété aussi large que possible des résultats d'audit dans le chef du management et du personnel; persuader l'entité faisant l'objet de l'audit de l'intérêt d'appliquer concrètement les recommandations en matière d'audit

 

En tant que

consultant

conduire des groupes de projet, y participer et les accompagner

afin de

diriger, adapter, évaluer le développement, l'limplémentation et le suivi des instruments de gestion, des programmes de modernistation et des projets, ou y contribuer de façon substantielle dans le cadre des objectifs de l'organisation

 

Exemples de tâches

• esquisser l'élaboration de la structure de projet, la répartition des tâches, la méthode de travail et le timing, et y participer

• déterminer les objectifs

• exécuter des travaux d'étude, y compris le benchmarking

• concerter les instances et les services concernés, et les informer

• formuler des propositions à discuter; préparer des templates; présider et coordonner le groupe de projet, y participer et l'accompagner; établir, traiter et évaluer les délivrables; suivre le schéma du projet, de l'implémentation et de l'opérationnalisation; organiser des sessions de concertation et des assemblées de travail avec les entités concernées; répondre à des questions écrites et orales des membres du projet, de la hiérarchie et de tiers; rechercher, sélectionner et diffuser la documentation et les informations pertinentes; élaborer des concepts et veiller à leur cohérence; valider les standards, les méthodes et des concepts utilisés; transmettre le savoir-faire technique (p.ex.: informer sur l'impact des changements de processus); présenter des propositions finales et intermédiaires; donner un feedback au top management et discuter avec lui des propositions; préparer des présentations et s'en occuper; assumer le suivi (mesurer les résultats, rapport d'audit)

 

En tant que

communicateur

veiller à utiliser un langage clair et précis, et communiquer de manière suffisamment fréquente

afin de

permettre aux entités faisant l'objet d'un audit et au top management de pouvoir utiliser adéquatement des conclusions et recommandations, même provisoires

 

Exemples de tâches

• discuter des manquements constatés

• mettre sur pied une stratégie de communication adéquate (groupe cible, items, timing, forme, etc.)

• informer certaines instances (de contrôle)

• recommander occasionnellement sur le terrain des actions correctives pour améliorer les prestations

• soigner les présentations pour les entités faisant l'objet d'un audit et le (top) management; soigner le style et le langage des rapports d'audit; préparer des publications sur Intranet et Internet; organiser des cours donnés par un professeur visiteur et donner des conférences

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
top management	conseils	rapports, discussion
management	conseils, données	documents, rapports
services de ligne	conseils, données	documents, rapports
organisations/entreprises	informations générales, informations audit
citoyens, entreprises	informations générales, informations audit
services d'encadrement	informations audit, informations projet
consultants externes	informations projet

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
top management	conseils	rapports, discussion
management	conseils, données	documents, rapports
services de ligne	conseils, données	documents, rapports
organisations/entreprises	informations générales, informations audit
citoyens, entreprises	informations générales, informations audit
services d'encadrement	informations audit, informations projet
consultants externe	informations projet

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Président du Comité de direction (Cellule d'audit interne auprès des administrations fiscales), l'Administrateur général de l'Administration générale de la Trésorerie (Cellule d'audit interne de la Trésorerie)

Note : pour rendre le travail d'audit et de consultance plus effectif et plus efficace, certaines tâches d'exécution, pour lesquelles "As is" (situation actuelle) les conseillers en audit sont responsables, devraient pouvoir être exécutées par des assistants en audit

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Les conseillers en audit travaillent de façon autonome, sans devoir recevoir une mission explicite, mais s'inscrivent néanmoins dans le cadre de leur mission générale : la préparation des activités, la délimitation du champ d'action, l'analyse de risques, le choix de la méthode d'enquête, l'application de la méthodologie d'audit, le déroulement des activités, le choix des partenaires à la discussion, la consultation des dossiers, données, documents et banques de données, l'organisation des réunions d'audit, le traitement du matériel, interprétations, conclusions, recommandations, le fonctionnement du projet d'audit.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• accepter et lancer des projets de consultance

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. le nombre, l'ampleur et la complexité des projets d'audit et de consultance, l'étendue et la diversité du champ d'action, etc.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• description générale de la fonction d'audit interne, les standards d'audit internationaux, la charte de l'audit propre

 

Quelles innovations

• La fonction est totalement orientée vers l'innovation et l'amélioration. Celles-ci sont inhérentes à la fonction, il s'agit du "core business" (pilier central) de la fonction d'audit interne. L'objectif est de remédier fondamentalement aux dysfonctionnements par des mesures radicales d'optimalisation et de maximalisation de l'efficacité, de la productivité et de l'efficience de l'organisation.

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences comportementales

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