Identificatie van de functie

Functiecode : DPO022

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het uitvoeren van auditopdrachten, het aanvoeren van pertinente informatie betreffende de evaluatie van de goede werking van de organisatie in het algemeen, de effectiviteit en de efficiëntie van het interne controlesysteem in het bijzonder (zekerheid biedend) en het formuleren van aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen (raadgevende functie)

teneinde

het topmanagement een redelijke zekerheid te bieden inzake het doeltreffend en doelmatig functioneren van het interne controlesysteem

 

Het uitvoeren van algemene en bijzondere consultancy-opdrachten

teneinde

het topmanagement bij te staan en te adviseren inzake het concept, de implementatie en de opvolging van beheersinstrumenten, moderniseringsprogramma's en projecten

 

Resultaatgebieden

Als

onderzoeker

het onderzoeken van het auditobject vanuit diverse invalshoeken

teneinde

te kunnen beschikken over een zo volledig mogelijk basisdossier voor de auditwerkzaamheden

 

Voorbeelden van taken

• het afbakenen van het concrete auditwerkterrein m.b.t. het auditobject en het bepalen van de oriëntatie en de inzet van de voorgenomen auditinspanning

• het uitwerken van een proactieve auditplanning

• het plannen en bijsturen van het persoonlijk auditoptreden

• het kiezen van de auditprocedures

• het verzamelen en analyseren van relevante documenten, dossiers en gegevens m.b.t. het auditobject; het opzoeken en bestuderen van relevante wetgeving, reglementering, omzendbrieven en rechtspraak; het in kaart brengen en doorgronden van procedures en werkinstructies; het doelgericht analyseren van risico's op theoretische basis; het testen van methodiek (werkwijze, interview, documentanalyse, procesbenadering, ...;het opstellen van elektronische rekenbladen, het samenstellen en bevragen van elektronische databanken; het interviewen van betrokken ambtenaren en managers, het bevragen van andere diensten en FOD's, diverse instanties en gebruikers van de openbare dienst; het opzoeken en interpreteren van opmerkingen en adviezen van controle-instanties (Rekenhof, Inspectie van Financiën, inspectie- en verificatiediensten, ombudsdiensten); het uitvoeren van statistische steekproeven; het omschrijven van de belangen van de gebruikers van de openbare dienst en van de overheid; het opzoeken van de klachten en reacties van de doelgroepen; het opstellen van werkdocumenten en templates; voorzien in een opvolgingsaudit ter controle en bijsturing

 

Als

evaluator

het evalueren van de diverse aspecten van het auditobject

teneinde

op een zo correct en zo volledig mogelijke manier de eventuele disfuncties te kunnen inschatten

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van algemene en bijzondere risicoanalyses

• permanent aandacht besteden aan de interne controleaspecten

• het aanwenden van visie en integrerend vermogen

• het opstellen van de meerjarenplanning inzake audit

• het nagaan van de conformiteit van de vastgestelde feiten met wetgeving, reglementering, rechtspraak, omzendbrieven, procedures, instructies; het analyseren en formuleren van conclusies ondersteund door statistische steekproeven; het inschatten van de precieze draagwijdte van klachten en reacties; het evalueren van diverse bevindingen in functie van de doelstellingen van de organisatie; het toetsen van de onderzoeksresultaten aan de principes van effectiviteit en efficiëntie; het catalogiseren en rangschikken van de vaststellingen in functie van de vereisten van effectiviteit, efficiëntie, (individuele en collectieve) productiviteit en kwaliteit; het doelgericht inschatten en concreet omschrijven van de disfuncties

 

Als

specialist

het aanwenden van de technische kennis inzake het werkterrein

teneinde

de draagwijdte van de eventuele disfuncties precies te kunnen evalueren en hieromtrent verantwoorde en haalbare remediëringsvoorstellen te kunnen formuleren

 

Voorbeelden van taken

• het actualiseren en verder uitdiepen van de technische kennis

• het ontplooien en verbeteren van de zelfkennis

• werken aan het eigen veranderingsvermogen

• het uitwerken van concepten voor risicoanalyse

• * het situeren van de evaluaties in het ruimer kader van het wetgevend en reglementair instrumentarium m.b.t. het auditwerkterrein en het geheel van vigerende procedures en instructies in de sector* het formuleren van adequate en haalbare voorstellen tot bijsturing, wijziging of fundamentele herziening van wetgeving, reglementering, omzendbrieven, instructies en werkprocedures* het toetsen van de auditvaststellingen aan de best practices, het uitvoeren van benchmarking * het aanreiken van oplossingen die beter aansluiten bij de bezorgdheden van de stakeholders en meer in overeenstemming zijn met de algemene, bijzondere, strategische en operationele doelstellingen van de organisatie* voorstellen van structurele en organisatorische aanpassingen * het suggereren van begeleidende maatregelen * het formuleren van aanbevelingen, suggesties en denkpistes voor het topmanagement* het maximaliseren van de maatschappijgerichte impact van het auditoptreden* het nastreven van hoge, maar haalbare prestaties bij de auditees * het onderzoeken van fraudedossiers* het hanteren van het instrument peer review* het oprichten en deelnemen aan professionele netwerken

 

Als

rapporteur

het opstellen van werkdocumenten en auditrapporten op accurate en zorgvuldige wijze

teneinde

zo correct mogelijk de auditbevindingen weer te geven en de aanbevelingen zo nauwkeurig mogelijk te kunnen omschrijven in een vorm die bruikbaar en hanteerbaar is zowel voor het topmanagement als voor de entiteit waarbij een audit uitgevoerd werd

 

Voorbeelden van taken

• het hanteren van gestandaardiseerde werkfiches

• het verwerken van vragenlijsten

• het opstellen van diverse werkdocumenten, auditrapporten, brieven, nota's, tabellen, ( ...

• het bewerken van extern materiaal in een voor het auditteam bruikbare vorm

• het bespreken in groep van de auditvaststellingen en aanbevelingen; het verwerken van conclusies van auditmeetings; het bespreken van het voorlopig auditrapport met de auditees; het beschrijven van relevante bevindingen; het voorbereiden van presentaties voor de geauditeerde entiteiten en het (top)management; het formuleren van aanbevelingen; rapporteren over de opvolging van auditaanbevelingen; mondeling rapporteren aan het topmanagement

 

Als

coach

het organiseren van de auditopdracht, het leiden van de auditmeetings en het verzorgen van de opvolging van de auditrapporten

teneinde

de geauditeerde entiteiten in staat te stellen mede-eigenaar  te worden van de auditbevindingen en het proces te doorlopen dat leidt tot de auditaanbevelingen en de toepassing ervan

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de auditopdracht rekening houdend met de specifieke situatie van de geauditeerde entiteit en met de bedrijfscultuur 

• het plannen en organiseren van auditmeetings

• het maximaliseren van de toegevoegde waarde van de auditopdracht door een optimale selectie van de gesprekspartners in functie van hun kennis van het werkterrein

• het zo opbouwen van interviews, dat de gesprekspartners een zo volledig mogelijk beeld kunnen en willen ophangen van de situatie

• het doorgeven van essentiële aandachtspunten aan de geauditeerde persoon; zorgen voor een systematische steun van de leidinggevenden van de geauditeerde entiteit in de loop van de auditopdracht; het uitlokken van betrokkenheid; sociaalvaardig onderhandelen en het overbruggen van hindernissen; het nastreven van een zo ruim mogelijk mede-eigenaarschap van de auditbevindingen in hoofde van het management en het personeel; het overtuigen van de geauditeerde entiteit van het belang om de auditaanbevelingen in concreto toe te passen

 

Als

consultant

het leiden van, deelnemen aan en begeleiden van projectgroepen

teneinde

de ontwikkeling, de implementatie en de opvolging van beheersinstrumenten, moderniseringsprogramma's en projecten te sturen, bij te sturen, en te evalueren of er een substantiële bijdrage toe te leveren in het kader van de doelstellingen van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het uittekenen van en participeren aan de uitwerking van de projectstructuur, de taakverdeling, de werkwijze en de timing

• het bepalen van de doelstellingen

• het uitvoeren van studiewerk, inclusief benchmarking

• overleggen met en het informeren van betrokken instanties en diensten

• het formuleren van voorstellen ter bespreking; het voorbereiden van templates;het voorzitten en coördineren van, deelnemen aan en begeleiden van de projectgroep;het opmaken, verwerken en evalueren van deliverables;het opvolgen van het project-, implementatie- en operationaliseringschema;het organiseren van overlegsessies en werkvergaderingen met de betrokken entiteiten;het beantwoorden van schriftelijke en mondelinge vragen van projectleden, de hiërarchie en derden; het opzoeken, selecteren en verspreiden van relevante documentatie en informatie; het uitwerken van concepten en waken over de coherentie ervan; het valideren van gehanteerde standaarden, methoden en concepten;het overbrengen van technische vakkennis (bijv. informeren over de impact van procesveranderingen); het voorleggen van tussentijdse en eindvoorstellen ;feedback geven aan en het bespreken van voorstellen met het topmanagement;het voorbereiden en verzorgen van presentaties; instaan voor de nazorg (het meten van resultaten, auditrapportering)

 

Als

communicator

aandacht schenken aan een klare en duidelijke taal en een voldoende frequentie van communicatie inbouwen

teneinde

de geauditeerde entiteiten en het topmanagement in staat te stellen adequaat gebruik te kunnen maken van  zelfs voorlopige  conclusies en aanbevelingen

 

Voorbeelden van taken

• het bespreken van vastgestelde tekortkomingen

• het opstellen van een adequate communicatiestrategie (doelgroep, items, timing, vorm, ...

• het Informeren van bepaalde (controle-)instanties

• het occasioneel aanbevelen van corrigerende acties ter verbetering van de prestaties ter plaatse op het werkterrein

• het verzorgen van presentaties voor de geauditeerde entiteiten en het (top)management; het verzorgen van de stijl en de taal van de auditrapporten;het voorbereiden van publicaties op Intranet en Internet; het houden van gastcolleges en voordrachten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
topmanagement	adviezen	rapporten, bespreking van opdrachten
management	advies, gegevens	documenten, rapporten
lijndiensten	advies, gegevens	documenten, rapporten
organisaties/ondernemingen	algemene info, auditinfo
andere fed. overh. diensten	algemene info, auditinfo
stafdiensten	auditinfo, projectinfo
externe consultants	projectinfo

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
topmanagement	adviezen	rapporten, bespreking van opdrachten
management	advies, gegevens	documenten, rapporten
lijndiensten	advies, gegevens	documenten, rapporten
organisaties/ondernemingen	algemene info, auditinfo
andere fed. overh. diensten	algemene info, auditinfo
stafdiensten	auditinfo, projectinfo
externe consultants	projectinfo

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité (Interne Auditcel voor de fiscale administraties)
administrateur-generaal van de Administratie van de Thesaurie (Interne Auditcel van de Thesaurie)

Nota: Om het audit- en consultancy-werk effectiever en efficiënter te maken zouden (bepaalde) uitvoeringstaken, waarvoor As Is ook de audit-raadgevers instaan, door auditassistenten kunnen worden uitgevoerd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De audit-raadgevers treden autonoom op zonder hiervoor een expliciete opdracht te moeten krijgen, weliswaar binnen het kader van hun algemene opdracht: voorbereiding van de werkzaamheden, werkterreinafbakening, risicoanalyse, keuze van de onderzoeksmethode, toepassing van de auditmethodologie, verloop van de werkzaamheden, keuze van de ge-sprekspartners, raadpleging van dossiers, gegevens, documenten en databanken, organisatie van auditmeetings, verwerking van materiaal, interpretaties, conclusies, aanbevelingen, auditprojectwerking.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het aanvaarden en opstarten van consultancyprojecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. het aantal, de omvang en de complexiteit van de audit- en consultancy-projecten, de uitgestrektheid en de diversiteit van het werkterrein, ( ...

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de algemene omschrijving van de interne auditfunctie, de internationale auditstandaarden, het eigen auditcharter

 

Welke vernieuwingen

• De functie is volledig gericht op innovatie en verbetering. Deze zijn inherent aan de functie, het is de core business zelf van de interne auditfunctie; verwacht wordt de fundamentele remediëring van de disfuncties, de meest ingrijpende maatregelen ter optimalisering en maximalisering van de doelmatigheid, productiviteit en efficiëntie van de organisatie.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.