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Attaché administration et logistique - Chef de cellule (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA144
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assister le chef de service en ce qui concerne ses besoins et attentes
afin de
coordonner les activités administratives et logistiques du service, pour décharger le responsable du service de ces aspects strictement administratifs et logistiques
Finalités
En tant queresponsable / coach
- coordonner et superviser l'activité du (des) collaborateur(s) administratif(s) (responsabilité fonctionnelle)
afin de
- décharger les experts de ces travaux d'exécution
Exemples de tâches
- receuillir les demandes des experts
- fixer les priorités du (des) collaborateur(s)
- veiller au respect des normes de qualité et des délais
- évaluer les prestations du (des) collaborateur(s), définir les besoins et recommander des formations (cercles de développement)
- veiller à sa (leur) motivation
En tant que
conseiller interne / facilitateur
- informer et conseiller le responsable (avis)
afin de
- assurer le bon déroulement et la réalisation des objectifs ainsi que le respect des délais
Exemples de tâches
- suivre le déroulement des projets en cours avec les collaborateurs de la cellule
- définir les planifications et les produits livrables ('deliverables') avec les experts, de même que les objectifs
- établir les cahiers de charges et les appels d'offres avec les experts
- coordonner et suivre la participation d'experts externes
En tant que
collaborateur administratif
- assurer le suivi du budget
afin de
- optimiser son utilisation
Exemples de tâches
- suivre l'évolution du budget dans le cadre des projets en cours
- évaluer l'utilisation des budgets
- veiller au renouvellement des contrats selon la procédure en vigueur
En tant que
gestionnaire de l'information
- structurer et enregistrer les informations-clés, de même que documenter les projets
afin de
- centraliser les informations et de créer un outil de gestion des connaissances
Exemples de tâches
- participer à la définition de l'outil informatique
- récolter et organiser l'information (ex. : le procès-verbal des réunions, les notes du cabinet, les questions parlementaires, le courrier et la documentation au sens large du service)
- créer une bibliothèque reprenant des études et statistiques relatives à la planification des professionnels du secteur de la santé au niveau national et international*
- * en fait, il s'agit ici de disposer d'une information sur l'état du marché et d'anticiper les besoins futurs en fonction de l'évolution de la société, comme évaluer la nécessité de fixer des quotas pour réguler le nombre de ces professionnels (modélisation sur la base d'hypothèses)
En tant que
personne de contact
- être le point de contact pour centraliser les demandes
afin de
- assurer le transfert et le suivi des informations et des demandes
Exemples de tâches
- répondre aux demandes d'information et aux questions diverses
- transférer l'information vers les collègues et les experts externes
- répondre aux demandes du citoyen, en assurer le suivi et veiller à offrir des réponses adaptées, pointues et actualisées
Positionnement
La fonction est dirigée par
chef du service Organisation et Planning
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.