Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA144

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister le chef de service en ce qui concerne ses besoins et attentes

afin de

coordonner les activités administratives et logistiques du service, pour décharger le responsable du service de ces aspects strictement administratifs et logistiques

 

Finalités

En tant que

responsable / coach

coordonner et superviser l'activité du (des) collaborateur(s) administratif(s) (responsabilité fonctionnelle)

afin de

décharger les experts de ces travaux d'exécution

 

Exemples de tâches

• receuillir les demandes des experts

• fixer les priorités du (des) collaborateur(s)

• veiller au respect des normes de qualité et des délais

• évaluer les prestations du (des) collaborateur(s), définir les besoins et recommander des formations (cercles de développement)

• veiller à sa (leur) motivation

 

En tant que

conseiller interne / facilitateur

informer et conseiller le responsable (avis)

afin de

assurer le bon déroulement et la réalisation des objectifs ainsi que le respect des délais

 

Exemples de tâches

• suivre le déroulement des projets en cours avec les collaborateurs de la cellule

• définir les planifications et les produits livrables ('deliverables') avec les experts, de même que les objectifs

• établir les cahiers de charges et les appels d'offres avec les experts

• coordonner et suivre la participation d'experts externes

 

En tant que

collaborateur administratif

assurer le suivi du budget

afin de

optimiser son utilisation

 

Exemples de tâches

• suivre l'évolution du budget dans le cadre des projets en cours

• évaluer l'utilisation des budgets

• veiller au renouvellement des contrats selon la procédure en vigueur

 

En tant que

gestionnaire de l'information

structurer et enregistrer les informations-clés, de même que documenter les projets

afin de

centraliser les informations et de créer un outil de gestion des connaissances

 

Exemples de tâches

• participer à la définition de l'outil informatique

• récolter et organiser l'information (ex. : le procès-verbal des réunions, les notes du cabinet, les questions parlementaires, le courrier et la documentation au sens large du service)

• créer une bibliothèque reprenant des études et statistiques relatives à la planification des professionnels du secteur de la santé au niveau national et international*

• * en fait, il s'agit ici de disposer d'une information sur l'état du marché et d'anticiper les besoins futurs en fonction de l'évolution de la société, comme évaluer la nécessité de fixer des quotas pour réguler le nombre de ces professionnels (modélisation sur la base d'hypothèses)

 

En tant que

personne de contact

être le point de contact pour centraliser les demandes

afin de

assurer le transfert et le suivi des informations et des demandes

 

Exemples de tâches

• répondre aux demandes d'information et aux questions diverses

• transférer l'information vers les collègues et les experts externes

• répondre aux demandes du citoyen, en assurer le suivi et veiller à offrir des réponses adaptées, pointues et actualisées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chef de service / directeur général	questions, instructions, directives	écrites / orales	quotidien
cabinet	ordres, demandes	écrit (plus rarement orale)	hebdomadaire
instances internationales (Organisation de coopération et de développement économiques, Eurostat, et	données d'autres pays	écrit	annuelle
universités / hautes écoles	questions, demandes d'information, publications	idem	hebdomadaire
Citoyens	Idem	idem	quotidien
instituts de la santé publique	Idem	idem	ad hoc
Institut national d'assurance maladie invalidité et organisations professionnelles (kinésithérapeute	Idem	idem	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Idem	idem	idem	idem

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

chef du service Organisation et Planning

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son travail

• gestion du travail des collaborateurs

• procédures de travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• participation à des réunions externes

• congés de l'équipe

• relations avec le cabinet

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. nombreux projets dans 4 cellules

2. de nombreux contacts avec les professionnels du secteur de la santé

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation en matière de contingentement des professionnels du secteur de la santé, législation liée aux cercles de médecins généralistes, règlements européens en matière de libre circulation

 

Quelles innovations

• apport de suggestions en matière d'organisation de l'activité et de gestion de projets

• proposition d'idées pouvant améliorer la communication et l'information du public, du citoyen

 

Sur base de quel cadre de référence

• comités, experts internes et externes

• rapports d'études, données internationales

• analyse comparative

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.